Ihr Genehmigungsprozess entscheidet, wer eine Ausgabe überprüft und wann. In Factorial erstellen Sie ihn mit One, unserem KI-Assistenten: Beschreiben Sie Ihre Genehmigungsrichtlinie in Ihren eigenen Worten, One entwirft den Prozess, und Sie überprüfen und speichern ihn.

Warum Ihren Genehmigungsprozess mit One einrichten

• Jede Regel, die Ihre Richtlinie benötigt. Sie sind nicht auf voreingestellte Optionen beschränkt. Genehmigen Sie nach Betrag, Kategorie, Team, Projekt, rechtlicher Einheit, Händler, Kostenstelle oder einer beliebigen Kombination davon, mit so vielen Schritten, wie Ihr Prozess hat.
• Genehmigen Sie automatisch, was bereits in der Richtlinie ist. Wenn Sie Ausgabenprüfungen verwenden, überprüft One jede Ausgabe gegen Ihre Ausgabenrichtlinie, bevor sie überprüft wird. Ihr Genehmigungsprozess kann auf das Ergebnis reagieren: Genehmigen Sie automatisch Ausgaben, die in der Richtlinie liegen, senden Sie Warnungen an einen Prüfer und lehnen Sie ab oder eskalieren Sie, was außerhalb der Richtlinie liegt. Ihr Team verbringt nur Zeit mit den Ausgaben, die es braucht.
• Er bleibt aktiv, wenn sich Ihr Unternehmen ändert. Regeln verweisen auf Rollen, wie "der Manager des Mitarbeiters", nicht auf feste Namen. Wenn jemand das Team wechselt oder ein Manager das Unternehmen verlässt, sendet der Prozess weiterhin Ausgaben an die richtige Person, und niemand muss ihn bearbeiten.
• Nichts zu lernen. Keine Formulare auszufüllen und keine Einstellungen zu erarbeiten. Schreiben Sie Ihre Richtlinie so, wie Sie es einem Kollegen erklären würden, und One richtet sie ein.
• Sie bleiben in Kontrolle. One entwirft nur. Sie sehen den gesamten Prozess auf der Seite, und nichts ändert sich, bis Sie auf Speichern klicken.
• Es ist kostenlos. Das Einrichten und Bearbeiten Ihres Genehmigungsprozesses verbraucht keine One-Credits, egal welchen Plan Sie haben.

Wo Sie Genehmigungsprozesse finden

1. Gehen Sie zu Einstellungen und suchen Sie nach der Ausgaben-Konfiguration, oder gehen Sie zu Finanzen > Ausgaben > Einstellungen.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Genehmigungsprozess: "Regeln, die entscheiden, wer eine Ausgabe überprüft und wann."

Erstellen Sie Ihren Genehmigungsprozess

1. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess bearbeiten. Der One-Chat öffnet sich, bereits eingerichtet, um Ihnen mit Ihrem Genehmigungsprozess zu helfen.
2. Beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen Ausgaben genehmigt, in einfachen Worten. Zum Beispiel:
   • "Erfordert einen Manager, um Ausgaben über 500 € zu genehmigen"
   • "Genehmigen Sie automatisch Ausgaben unter 20 €"
   • "Senden Sie Reisekosten zur Überprüfung an die Finanzabteilung"
3. One entwirft den Prozess und zeigt ihn auf der Seite an, damit Sie ihn überprüfen können, bevor sich etwas ändert.
4. Wenn etwas nicht stimmt, chatten Sie weiter mit One, um es anzupassen, zum Beispiel "fragen Sie auch den Teamleiter bei Ausgaben über 1.000 €".
5. Wenn der Prozess richtig aussieht, klicken Sie auf Speichern. Der neue Prozess gilt für Ausgaben, die von da an eingereicht werden.

Was Sie One fragen können

Sie können Regeln im selben Prozess kombinieren. Zum Beispiel:

• Bitten Sie jemanden, eine Ausgabe zu überprüfen: einen Manager, eine bestimmte Person oder ein Team wie Finanzen.
• Genehmigen Sie automatisch Ausgaben, die eine Bedingung erfüllen, wie einen niedrigen Betrag.
• Lehnen Sie Ausgaben automatisch ab, die eine Regel brechen. Sie wählen die Nachricht, die der Mitarbeiter sieht.
• Verwenden Sie das Ergebnis von Ausgabenprüfungen, um zu entscheiden, was als Nächstes passiert (siehe unten).
• Basieren Sie Regeln auf Ausgabendetails, wie Betrag, Team, rechtliche Einheit, Kostenstelle, Händler, Ausgabengruppe, Währung, Budget oder Daten.

Genehmigungen mit Ausgabenprüfungen automatisieren

Ausgabenprüfungen überprüfen jede eingereichte Ausgabe gegen Ihre Ausgabenrichtlinie, zum Beispiel "Menschen können höchstens 100 € pro Woche für Mahlzeiten ausgeben" oder "Mahlzeiten über 50 € benötigen eine detaillierte Rechnung, die die Mehrwertsteuer ausweist". Sie richten sie mit One im Abschnitt Ausgabenprüfungen Ihrer Ausgabeneinstellungen ein.

Jede überprüfte Ausgabe erhält eines dieser Ergebnisse, und Ihr Genehmigungsprozess kann es verwenden:

Zum Beispiel fragen Sie One: "Genehmigen Sie automatisch Ausgaben, die die Ausgabenprüfungen bestehen, senden Sie Warnungen an den Manager des Mitarbeiters und senden Sie alles, was außerhalb der Richtlinie liegt, an die Finanzabteilung."

Der Genehmigungsprozess wartet, bis die Prüfungen abgeschlossen sind, bevor er startet, sodass er immer auf das neueste Ergebnis reagiert.

Wie Regeln angewendet werden

• Der Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe zur Überprüfung einreicht. Es hat keinen Einfluss auf Entwürfe.
• Regeln werden von oben nach unten bewertet. Die erste, die übereinstimmt, ist die, die angewendet wird.
• Ausgaben, die keiner Regel entsprechen, folgen der "Alle anderen Ausgaben"-Regel.
• Prüfer erhalten die Anfrage in ihrem Factorial-Posteingang und per E-Mail. Ausgaben im selben Bericht werden in einer Anfrage gruppiert.

Bearbeiten Sie Ihren Genehmigungsprozess

1. Gehen Sie zu Genehmigungsprozess und klicken Sie auf Genehmigungsprozess bearbeiten.
2. Teilen Sie One mit, was Sie ändern möchten, zum Beispiel "Entfernen Sie den Finanzschritt für Ausgaben unter 100 €".
3. Überprüfen Sie den aktualisierten Prozess und klicken Sie auf Speichern.

Lesen Sie Ihren Prozess auf der Seite

• Einfacher Workflow: wird als Liste von Regeln angezeigt, die Sie auf einen Blick lesen können.
• Komplexer Workflow: Wenn der Prozess nicht als einfache Liste angezeigt werden kann, zeigt die Seite die vollständige Definition, die One geschrieben hat. Um ihn zu verstehen oder zu ändern, fragen Sie One im Chat, zum Beispiel "erkläre meinen Genehmigungsprozess".

Fehlerbehebung & FAQ

Fehlerbehebung

• "Dieser Workflow konnte nicht gespeichert werden. Der Entwurf von One hat die Validierung nicht bestanden. Bitten Sie One, ihn zu verfeinern und es erneut zu versuchen.
• Ich sehe die Schaltfläche Genehmigungsprozess bearbeiten nicht. Überprüfen Sie, ob One für Ihr Unternehmen aktiviert ist und ob Sie die Erlaubnis haben, die Ausgabeneinstellungen anzupassen.

FAQs

1. Kann ich den Genehmigungsprozess auch manuell ohne One einrichten? 
   Nein. One ist der einzige Weg, den Genehmigungsprozess einzurichten. Das ermöglicht es Ihnen, jede Regel zu schreiben, die Ihre Richtlinie benötigt, anstatt aus einer festen Liste von Optionen auszuwählen. Sie überprüfen weiterhin jede Änderung und entscheiden, ob Sie sie speichern möchten.
    
2. Verwendet das Einrichten des Genehmigungsprozesses meine One-Credits? 
   Nein. Das Erstellen und Bearbeiten des Genehmigungsprozesses ist in jedem Plan kostenlos, einschließlich des kostenlosen One-Plans.
    
3. Musste ich den Prozess aktualisieren, wenn jemand eintritt, das Team wechselt oder das Unternehmen verlässt? 
   Nein, solange Ihre Regeln auf Rollen verweisen, wie "der Manager des Mitarbeiters", und nicht auf bestimmte Personen. Der Prozess wählt bei jeder Einreichung einer Ausgabe den richtigen Prüfer aus.
    
4. Benötige ich Ausgabenprüfungen, um den Genehmigungsprozess zu nutzen? 
   Nein. Der Genehmigungsprozess funktioniert eigenständig. Ausgabenprüfungen fügen ein Richtlinienergebnis hinzu, das Ihr Prozess verwenden kann, um Ausgaben automatisch zu genehmigen oder abzulehnen.
    
5. One hat meine Richtlinie nicht richtig erfasst. Was soll ich tun? 
   Chatten Sie weiter mit One und sagen Sie ihm, was geändert werden soll. Wenn Sie weiterhin feststecken, kontaktieren Sie unser Support-Team, und wir helfen Ihnen, es einzurichten.
    
6. Ändert One meinen Prozess von selbst? 
   Nein. One entwirft nur. Die Änderung tritt erst in Kraft, wenn Sie auf Speichern klicken.
    
7. Was passiert mit meinen alten Genehmigungsgruppen? 
   Sie wurden in Ihren neuen Genehmigungsprozess umgewandelt, sodass die Ausgaben weiterhin denselben Regeln folgen. Um sie zu sehen oder zu ändern, öffnen Sie den Genehmigungsprozess oder fragen Sie One.