Wie funktioniert die Integration des DATEV Rechnungsdatenservice?

Die Integration sendet Ihre genehmigten Ausgaben von Factorial an Ihren Steuerberater in DATEV Unternehmen online. Jede Ausgabe kommt mit ihrem Beleg und ist bereits den Konten zugeordnet, sodass Ihr Steuerberater sie nur überprüfen und buchen muss.

• Daten gehen nur in eine Richtung, von Factorial zu DATEV.
• Es gibt keine Dateien zum Herunterladen oder Hochladen. Factorial sendet die Daten direkt.
• Die Integration ist für juristische Personen in Deutschland verfügbar.

Bevor Sie beginnen

Was Sie in Factorial benötigen

Plan: Ausgaben zusammen mit der Buchhaltung (G/L-Konten). Sie haben Buchhaltung, wenn eines dieser Kriterien zutrifft:

• Sie haben Ausgaben im Enterprise-Plan oder
• Sie haben Ausgaben im Business-Plan, plus Kreditorenbuchhaltung oder Beschaffung im Business-Plan oder höher.

Es ist keine separate Aktivierung durch Factorial erforderlich.

Buchhaltung einrichten: Jede Ausgabenkategorie muss mit einem G/L-Konto (Sachkonto) verknüpft sein. Sie tun dies in den Buchhaltungseinstellungen oder über One.

Wer kann was tun:

• Administratoren installieren die Integration und verbinden DATEV.
• Administratoren und Manager mit der Berechtigung zur Verwaltung von Ausgaben können Ausgaben übertragen.
• Die Erstellung des Kontenplans und die Verknüpfung von Kategorien mit G/L-Konten erfordert die Buchhaltungsberechtigungen („Buchhaltungs-Konten verwalten“ und „Buchhaltungs-Konten Ressourcen zuordnen“).

Was Sie zuerst mit Ihrem Steuerberater vereinbaren sollten

Gehen Sie diese Liste zusammen durch, bevor Sie etwas einrichten:

• Welcher DATEV Mandant jede deutsche juristische Person bucht, mit der Beraternummer und Mandantennummer. Diese müssen mit dem Buchhaltungsdatensatz (Buchführungsbestand) in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übereinstimmen.
• Das Geschäftsjahr: Es muss in DATEV existieren, mit dem richtigen Buch, das dafür aktiviert ist:
  • Das Rechnungseingangsbuch für erstattungsfähige Ausgaben und jede Ausgabe, die nicht ins Kassenbuch geht,
  • Kassenbuch online, wenn Sie Ausgaben mit der Firmenkarte an ein Kassenbuch senden.
• Kontenplan und Kontolänge: SKR03 oder SKR04 und wie viele Ziffern ein G/L-Konto hat (zum Beispiel 4).
• Kontenzuordnung: Welche Ausgabenkategorie auf welches G/L-Konto und Kostenstelle bucht und welche Kreditorenkonten (Personenkonten) für Erstattungen und Zahlungen mit der Firmenkarte verwendet werden.
• USt: Factorial sendet den USt-Satz und den Betrag, jedoch nicht den Steuerschlüssel (BU-Schlüssel). Vereinbaren Sie, wie Ihr Steuerberater die USt in DATEV behandelt.
• Wer den Service bestellt und den Zugang in DATEV gewährt (Ihr Steuerberater) und wer sich bei DATEV von Factorial anmeldet (siehe unten).

Was Ihr Steuerberater in DATEV einrichtet

Ihr Steuerberater macht dies einmal für jeden Mandanten in MyDATEV Mandantenregistrierung, die sie von DATEV Arbeitsplatz aus starten. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung von DATEV ist DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Dok.-Nr. 1037210).

Bevor sie beginnen, benötigt der Mandant den Service (Leistung) Buchführung in DATEV Arbeitsplatz, und die Person, die bestellt, benötigt die richtige „Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten“ in DATEV Rechteverwaltung online.

1. Bestellen Sie DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 mit der mandantengenutzten Beraternummer. Wenn der Mandant bereits eine hat, zum Beispiel für DATEV Unternehmen online, wird sie wiederverwendet; andernfalls wird eine neue erstellt. Eine Kanzlei-Beraternummer kann hier nicht verwendet werden. In demselben Schritt wählt Ihr Steuerberater die Person in Ihrem Unternehmen aus, die Factorial verbinden wird und bestellt, falls erforderlich, einen DATEV SmartLogin für sie. Ihr Unternehmen erhält die SmartLogin-ID und den Registrierungscode per Post.
2. Weisen Sie die Rechtevorlage (Rechtevorlage) „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ dieser Person zu. Nur ein Administrator in DATEV Rechteverwaltung online kann dies tun, entweder während der Bestellung oder später in Rechteverwaltung online.
3. Erstellen Sie den Datensatz in DATEV Belege online mit dem Verarbeitungsformular „Erweitert“, einschließlich des Geschäftsjahres. Die Beraternummer und Mandantennummer werden aus der Leistung Buchführung entnommen. Ein separater Vertrag für DATEV Unternehmen online ist nicht erforderlich, nur um die Daten zu erhalten.

Die Person aus Schritt 1 verbindet Factorial mit ihrem SmartLogin (oder einer anderen DATEV-Anmeldemethode, wie mIDentity oder SmartCard).

Wenn jemand in der Kanzlei die Ausgaben stattdessen überträgt, bestellt Ihr Steuerberater nur den Service mit der mandantengenutzten Beraternummer, und Ihr Unternehmen benötigt keinen SmartLogin. Die Kanzlei weist die Rechtevorlage ihrem eigenen Mitarbeiter zu (Dok.-Nr. 1018840), der sich von Factorial mit seinem eigenen DATEV-Login anmeldet und Zugang zu Factorial benötigt (siehe die FAQ unten).

Wenn Sie das Kassenbuch für Firmenkarten verwenden, aktiviert Ihr Steuerberater auch DATEV Kassenbuch online für den Datensatz, erstellt ein Kassenbuch für den Mandanten und öffnet es für das aktuelle Geschäftsjahr. DATEV öffnet neue Kassenbuchjahre nicht automatisch, sodass dies jedes Jahr wiederholt werden muss. Ein Kassenbuch, das nur Kartenzahlungen erhält, benötigt einen Anfangsbestand, oder die negative Saldenprüfung von DATEV muss deaktiviert sein. Belege online mit dem Verarbeitungsformular „Erweitert“ ist in diesem Fall ebenfalls erforderlich.

Die Integration einrichten

1. Installieren Sie die Integration. Gehen Sie zu Marketplace, öffnen Sie DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und klicken Sie auf Installieren.
2. Verbinden Sie sich mit DATEV. Klicken Sie auf der Registerkarte Verbindung auf Mit DATEV verbinden und melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin (oder einer anderen DATEV-Anmeldemethode, wie mIDentity oder SmartCard) an.
3. Wählen Sie den DATEV Mandanten. Auf der Registerkarte Konfiguration wählen Sie den DATEV Mandanten für jede deutsche juristische Person aus. Die Liste zeigt nur Mandanten, auf die Sie in DATEV Zugriff haben. Jede juristische Person kann mit ihrem eigenen Mandanten synchronisieren, auch wenn die Mandanten zu verschiedenen Beratern (Berater) gehören.
4. Optional: Fügen Sie Kreditorenkonten hinzu. Auf der Registerkarte Rechnungseingangsbuch geben Sie das Kreditorenkonto für Erstattungen (Kreditorensammelkonto) und optional das für firmenbezogene Ausgaben ein. Sie können auch einzelnen Mitarbeitenden ihr eigenes Kreditorenkonto geben.
5. Optional: Senden Sie Ausgaben mit der Firmenkarte an ein Kassenbuch. Auf der Registerkarte Kassenbuch aktivieren Sie Export von Ausgaben mit der Firmenkarte zu einem Kassenbuch. Wählen Sie die Karten (Firmenkreditkarte, Firmen-Debitkarte oder Factorial-Karte) aus und geben Sie den Kassenbuchnamen genau so ein, wie Ihr Steuerberater ihn in DATEV benannt hat, zum Beispiel „Factorial-Karte“. Erstattungsfähige Ausgaben gehen immer ins Rechnungseingangsbuch.

Überprüfen Sie, ob alles korrekt verbunden ist

Auf der Registerkarte Verbindung:

• Status zeigt Verbunden.
• Autorisierter von (DATEV) zeigt den Namen der Person, die Sie erwarten.
• Verbindung läuft ab am zeigt an, bis wann Sie übertragen können. Aus Sicherheitsgründen hält die Verbindung 11 Stunden. Sie werden aufgefordert, sich erneut zu verbinden, wenn Sie nach dieser Zeit synchronisieren möchten.

Auf der Registerkarte Konfiguration zeigt jeder Mandant seinen Namen und seine Nummern, ein Prüfergebnis für jedes Buch (das Rechnungseingangsbuch und das Kassenbuch, wenn Sie eines verwenden) und wann es zuletzt mit DATEV überprüft wurde:

• Bereit: Sie können übertragen.
• Benötigt Aufmerksamkeit: Sie können übertragen, aber einige Konten werden abgelehnt. Klicken Sie auf Details anzeigen, um zu sehen, welche.
• Kann nicht exportieren: Etwas fehlt in DATEV. Die Nachricht sagt Ihnen, was.

Sie können den Zugriff von Factorial in DATEV unter Verbundenen Anwendungen sehen und widerrufen.

Übertragen Sie Ausgaben

1. In Ausgaben filtern Sie die Liste nach den genehmigten Ausgaben, die Sie übertragen möchten, und klicken Sie am Ende der Seite auf Mit DATEV synchronisieren. Factorial überträgt die in der Liste angezeigten Ausgaben; die Auswahl einzelner Ausgaben ändert nicht, was gesendet wird.
2. Factorial sendet sie an DATEV, gruppiert nach Mandant und Monat. Kassenbuchmonate werden nacheinander gesendet, beginnend mit dem ältesten, sodass eine Übertragung, die mehrere Monate abdeckt, etwas länger dauert.
3. Sie können den Synchronisierungsstatus jeder Ausgabe direkt in Ausgaben sehen. Am Ende der Seite, neben Mit DATEV synchronisieren, können Sie auch auf einen Blick sehen, wie viele Ausgaben ausstehen und wie viele bereits synchronisiert wurden. Für weitere Details, einschließlich der eigenen Nachrichten von DATEV, öffnen Sie die Registerkarte Verarbeitungsprotokoll der Integration.

Was gesendet wird

Für jede Ausgabe sendet Factorial:

• Datum, Betrag und Währung (mit dem Wechselkurs für Fremdwährungen),
• USt-Satz und Betrag,
• G/L-Konto und Kreditorenkonto,
• Kostenstelle,
• Händlername und USt-ID,
• Rechnungsnummer und Beschreibung,
• den Beleg.

Was in DATEV passiert

In Belege online sind die Konten bereits ausgefüllt: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (das Kreditorenkonto) und der Steuersatz. BU bleibt leer, da der Steuerschlüssel nicht gesendet wird.

1. Jede Ausgabe erscheint in Belege online in DATEV Unternehmen online, mit dem Beleg angehängt. Sie wird im Belegkreis abgelegt, den Ihr Steuerberater für eingehende Rechnungen eingerichtet hat (standardmäßig „Eingangsrechnungen“), unter dem Monat der Ausgabe.
2. Die Rechnungsdaten werden zu einem Belegsatz im Rechnungseingangsbuch von Belege online, verknüpft mit dem Beleg und mit den bereits ausgefüllten Konten. Jeder Upload wird unter Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen aufgelistet.
3. Ihren Steuerberater stellt die Belegsätze der Buchhaltung zur Verfügung: unter Startseite Belege › Belege bereitstellen wählen sie den Belegstapel aus und klicken auf Bereitstellen.
4. In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen holt Ihr Steuerberater sie ab (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), erstellt Buchungsvorschläge unter Belege buchen, überprüft sie, fügt den Steuerschlüssel hinzu, falls erforderlich, und bucht sie.

Wenn Sie das Kassenbuch verwenden, erscheinen die Ausgaben mit der Firmenkarte als Bargeldbewegungen (Kassenbewegungen) in DATEV Kassenbuch online. Ihr Steuerberater klickt dort auf Festschreiben und Bereitstellen und holt sie dann auf die gleiche Weise ab.

Factorial bucht niemals direkt auf Ihre Konten. Wenn Sie eine Ausgabe nach der Übertragung ändern, korrigieren Sie den Beleg auch in DATEV und markieren Sie die Ausgabe dann auf der Registerkarte Verarbeitungsprotokoll als Als exportiert akzeptiert, damit spätere Übertragungen sie überspringen.

Beschränkungen

• Der USt-Steuerschlüssel (BU-Schlüssel) wird nicht gesendet. Ihr Steuerberater setzt ihn in DATEV.
• Kosteneinheiten (KOST2) werden derzeit noch nicht unterstützt. Nur Kostenstellen (KOST1) werden momentan unterstützt.

FAQ

1. Benötigt mein Steuerberater Zugang zu Factorial?
   Nein. In den meisten Fällen richtet das Unternehmen die Integration ein und überträgt die Ausgaben, während Ihr Steuerberater nur in DATEV arbeitet.
   Wenn Ihr Steuerberater auch in Factorial arbeiten soll, fügt ein Administrator sie auf eine der beiden Arten hinzu:
   1. Als Mitarbeiter Ihres Unternehmens, oder
   2. Als externer Benutzer Ihres Factorial-Kontos.
       
2. Wen kontaktiere ich, wenn etwas schiefgeht?
   Für alles, was die Integration in Factorial betrifft, kontaktieren Sie Factorial Support. Ihr Steuerberater oder deren DATEV-Administrator kümmert sich um Einstellungen und Zugriffsrechte in DATEV.
    
3. Was passiert, wenn der DATEV-Mandant fehlt oder Factorial sagt, dass kein Zugriff auf den Mandanten besteht?
   Die Person, die sich angemeldet hat, hat nicht das Recht Rechnungsdatenservice 1.0 für diesen Mandanten oder der Service wurde noch nicht bestellt.
   → Bitten Sie den DATEV-Administrator Ihres Steuerberaters, die Rechtevorlage „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ in Rechteverwaltung online zuzuweisen. Laden Sie dann die Seite neu.
   Wer hilft: Ihr Steuerberater.
    
4. Was soll ich tun, wenn ich den benötigten Mandanten nicht auswählen kann?
   Sie haben sich möglicherweise mit einem anderen SmartLogin oder SmartCard angemeldet. Überprüfen Sie, wer unter Autorisierter von (DATEV) angezeigt wird. Wenn es die falsche Person ist, klicken Sie auf Trennen und melden Sie sich erneut mit der richtigen an.
   Wer hilft: Sie; wenn der Mandant immer noch nicht angezeigt wird, Ihr Steuerberater.
    
5. Was soll ich tun, wenn Factorial sagt, dass zwei juristische Personen nicht in denselben Mandanten buchen können?
   Wählen Sie einen anderen Mandanten für eine von ihnen.
    
6. Was passiert, wenn mein SmartLogin gesperrt oder nicht aktiviert ist?
   Der DATEV-Administrator Ihres Steuerberaters kann dies beheben.
    
7. Was soll ich tun, wenn ich zu Factorial zurückkehre, aber der Status immer noch „Nicht verbunden“ ist?
   Klicken Sie erneut auf Mit DATEV verbinden. Wenn es weiterhin passiert, kontaktieren Sie Factorial Support.
    
8. Was bedeutet es, wenn der Status sagt „Wiederverbindung erforderlich“?
   Die Verbindung ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Klicken Sie erneut auf Mit DATEV verbinden.
    
9. Was soll ich tun, wenn eine Übertragung fehlgeschlagen ist oder nur teilweise akzeptiert wurde?
   Öffnen Sie das Verarbeitungsprotokoll. Für jede Ausgabe sehen Sie, warum sie abgelehnt wurde, oft mit einem Link zur DATEV-Hilfe.
    
10. Was soll ich tun, wenn das Protokoll ein Konto-Problem zeigt, z. B. ein G/L-Konto fehlt oder die falsche Länge hat?
    Beheben Sie diese in den Buchhaltungseinstellungen in Factorial, dann übertragen Sie erneut.
     
11. Was soll ich tun, wenn das Protokoll ein DATEV-Einrichtungsproblem zeigt, z. B. kein Geschäftsjahr oder das Verarbeitungsformular nicht „Erweitert“ ist?
    Bitten Sie Ihren Steuerberater, die Einrichtung zu ändern.
     
12. Was bedeutet der Status „In DATEV überprüfen“?
    Factorial konnte das Ergebnis nicht bestätigen. Überprüfen Sie in Belege online, ob die Dokumente angekommen sind. Wenn nicht, wählen Sie Nicht in DATEV gebucht, damit die nächste Übertragung sie erneut sendet. Wenn sie angekommen sind, wählen Sie Als exportiert akzeptiert.
     
13. Was soll ich tun, wenn DATEV nicht erreicht werden kann oder der Fehler immer wieder auftritt?
    Kontaktieren Sie Factorial Support. Fügen Sie die DATEV-Job-ID aus dem Verarbeitungsprotokoll hinzu.
     
14. Was soll ich tun, wenn Ausgaben mit der Firmenkarte nicht im Kassenbuch ankommen?
    Auf der Registerkarte Konfiguration sagt Ihnen das Prüfergebnis, was fehlt.
    Wer hilft: Ihr Steuerberater; für den Namen Sie.
     
15. Was soll ich tun, wenn die Überprüfung sagt „Dieser Mandant hat kein Kassenbuch“ oder „Das Kassenbuch hat kein Geschäftsjahr für heute“?
    Bitten Sie Ihren Steuerberater, das Kassenbuch zu erstellen oder das aktuelle Jahr im Kassenbuch online zu öffnen.
     
16. Was soll ich tun, wenn die Überprüfung sagt „Das Kassenbuch des nächsten Jahres ist noch nicht geöffnet“?
    Das Geschäftsjahr endet bald. Bitten Sie Ihren Steuerberater, das nächste Jahr vor Ihrer ersten Übertragung des neuen Jahres zu öffnen.
     
17. Was bedeutet es, wenn die Überprüfung sagt „Nur Ausgaben mit der Firmenkarte können exportiert werden“?
    Das Kassenbuch ist bereit, aber das Rechnungseingangsbuch nicht. Kartenausgaben werden dennoch übertragen. Erstattungsfähige Ausgaben können nicht übertragen werden, bis Ihr Steuerberater das Rechnungseingangsbuch aktiviert. Wenn Sie nur Kartenausgaben übertragen, können Sie diese Nachricht ignorieren.
     
18. Was soll ich tun, wenn der Kassenbuchname in Factorial nicht genau mit DATEV übereinstimmt?
    Korrigieren Sie es auf der Registerkarte Kassenbuch.
     
19. Was soll ich tun, wenn in DATEV einige Felder fehlen?
    DATEV zeigt nur Felder an, die im Belege online-Erfassungsformular aktiviert sind. Bitten Sie Ihren Steuerberater, diese zu aktivieren.

DATEV Hilfe

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Dok.-Nr. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Dok.-Nr. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Dok.-Nr. 1018840)
• Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen (Dok.-Nr. 1022872)
• Verbundenen Anwendungen bei DATEV

Hilfe benötigt?

• Factorial Support — Einrichtung der Integration und Übertragungsfehler: kontaktieren Sie Factorial Support
• Ihr Steuerberater — Bestellung des Services, Rechte in DATEV, Mandanteneinstellungen und Buchungen in DATEV