Wie funktioniert die Integration mit DATEV Rechnungsdatenservice 1.0?

Die Integration überträgt Ihre genehmigten Ausgaben (Ausgaben mit Beleg, Kilometergeld und Verpflegungspauschalen) aus Factorial an DATEV Unternehmen online. Jede Ausgabe kommt mit ihrem Belegbild und bereits kontiert an. Ihre Steuerberatung muss sie nur noch prüfen und buchen.

• Die Daten fließen nur in eine Richtung: von Factorial an DATEV.
• Sie müssen keine Dateien herunter- oder hochladen. Factorial überträgt die Daten direkt.
• Die Integration ist für rechtliche Einheiten in Deutschland verfügbar.

Bevor Sie beginnen

Was Sie in Factorial brauchen

Plan: Ausgaben zusammen mit der Buchhaltung (Sachkonten). Die Buchhaltung haben Sie, wenn eines davon zutrifft:

• Sie nutzen Ausgaben im Enterprise-Plan, oder
• Sie nutzen Ausgaben im Business-Plan und zusätzlich Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) oder Beschaffung (Procurement) ab dem Business-Plan.

Buchhaltung eingerichtet: Jede Ausgabenkategorie ist einem Sachkonto zugeordnet. Das richten Sie in den Buchhaltungseinstellungen oder über One ein.

Wer was tun kann:

• Admins installieren die Integration und verbinden DATEV.
• Admins und Manager mit der Berechtigung, Ausgaben zu verwalten, übertragen die Ausgaben.
• Für den Kontenplan und die Zuordnung der Kategorien zu Sachkonten braucht es die Buchhaltungsberechtigungen „Hauptbuchkonten verwalten“ und „Hauptbuchkonten zu Ressourcen zuordnen“.

Braucht meine Steuerberatung Zugang zu Factorial?

Nein. In den meisten Fällen richtet das Unternehmen die Integration ein und überträgt die Ausgaben. Ihre Steuerberatung arbeitet nur in DATEV.

Soll Ihre Steuerberatung auch in Factorial arbeiten, legt ein Admin sie auf eine von zwei Arten an:

• als Mitarbeitende Ihres Unternehmens oder
• als externe Benutzer Ihres Factorial-Kontos.

Anschließend nimmt der Admin sie in eine Berechtigungsgruppe auf, die Ausgaben verwalten darf.

Was Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung klären

Gehen Sie diese Liste gemeinsam durch, bevor Sie etwas einrichten:

• Welcher DATEV-Mandant zu jeder deutschen rechtlichen Einheit gehört, mit Beraternummer und Mandantennummer. Sie müssen mit dem Buchführungsbestand in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übereinstimmen.
• Das Wirtschaftsjahr: Es muss in DATEV angelegt sein, mit dem passenden Buch:
  • dem Rechnungseingangsbuch für erstattete Ausgaben und alle Ausgaben, die nicht ins Kassenbuch gehen,
  • DATEV Kassenbuch online, wenn Sie Ausgaben mit Firmenkarten an ein Kassenbuch übertragen.
    Übertragen Sie nur Ausgaben mit Firmenkarten an das Kassenbuch, brauchen Sie das Rechnungseingangsbuch nicht.
• Kontenrahmen und Sachkontenlänge: SKR03 oder SKR04 und die Stellenzahl der Sachkonten (zum Beispiel 4).
• Kontierung: Welche Ausgabenkategorie auf welches Sachkonto und welche Kostenstelle gebucht wird, und welche Kreditorenkonten (Personenkonten) für Erstattungen und Zahlungen mit Firmenkarte gelten.
• Umsatzsteuer: Factorial überträgt Steuersatz und Steuerbetrag, aber keinen Steuerschlüssel (BU-Schlüssel). Vereinbaren Sie, wie Ihre Steuerberatung die Umsatzsteuer in DATEV behandelt.
• Wer den Dienst bestellt und die Rechte in DATEV vergibt (Ihre Steuerberatung) und wer sich aus Factorial bei DATEV anmeldet (siehe unten).

Was Ihre Steuerberatung in DATEV einrichtet

Ihre Steuerberatung richtet das einmal pro Mandant über MyDATEV Mandantenregistrierung ein, die sie aus dem DATEV Arbeitsplatz startet. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung von DATEV: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Dok.-Nr. 1037210).

Voraussetzungen: Für den Mandanten ist im DATEV Arbeitsplatz die Leistung Buchführung angelegt, und die bestellende Person hat in der DATEV Rechteverwaltung online das Recht „Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten“.

1. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 auf die mandantengenutzte Beraternummer bestellen. Hat der Mandant bereits eine, zum Beispiel für DATEV Unternehmen online, wird sie wiederverwendet; sonst wird eine neue vergeben. Eine Kanzlei-Beraternummer ist hier nicht möglich. Im selben Schritt wählt Ihre Steuerberatung die Person in Ihrem Unternehmen, die Factorial verbindet, und bestellt bei Bedarf ein DATEV SmartLogin für sie. SmartLogin-ID und Registrierungscode erhält Ihr Unternehmen per Brief.
2. Dieser Person die Rechtevorlage „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ zuweisen. Das kann nur ein Administrator in der DATEV Rechteverwaltung online, entweder während der Bestellung oder später in der Rechteverwaltung online.
3. Den Bestand in DATEV Belege online in der Bearbeitungsform „Erweitert“ anlegen, mit Wirtschaftsjahr. Beraternummer und Mandantennummer werden aus der Leistung Buchführung übernommen. Ein eigener Vertrag für DATEV Unternehmen online ist für den reinen Empfang der Daten nicht nötig.

Die Person aus Schritt 1 verbindet Factorial mit ihrem DATEV SmartLogin (oder einem anderen DATEV-Anmeldeverfahren wie DATEV mIDentity oder DATEV SmartCard).

Wenn eine Person der Steuerberatungskanzlei die Ausgaben überträgt, bestellt Ihre Steuerberatung den Dienst nur auf die mandantengenutzte Beraternummer, und Ihr Unternehmen braucht kein SmartLogin. Die Kanzlei weist die Rechtevorlage dieser Person zu (Dok.-Nr. 1018840). Sie meldet sich aus Factorial mit ihrem eigenen DATEV-Anmeldeverfahren an und braucht Zugang zu Factorial (siehe oben).

Wenn Sie das Kassenbuch für Firmenkarten nutzen, schaltet Ihre Steuerberatung zusätzlich DATEV Kassenbuch online für den Bestand frei, legt ein Kassenbuch für den Mandanten an und eröffnet es für das aktuelle Wirtschaftsjahr. DATEV eröffnet neue Kassenbuchjahre nicht automatisch, deshalb ist das jedes Jahr zu wiederholen. Ein Kassenbuch, das nur Kartenzahlungen erhält, braucht einen Anfangsbestand, oder die Prüfung auf negativen Kassenbestand muss ausgeschaltet sein. Auch hier ist Belege online in der Bearbeitungsform „Erweitert“ nötig.

Integration einrichten

1. Integration installieren. Öffnen Sie den Marktplatz, wählen Sie DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und klicken Sie auf Installieren.
2. Mit DATEV verbinden. Klicken Sie im Tab Verbindung auf Mit DATEV verbinden und melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an (oder einem anderen DATEV-Anmeldeverfahren wie DATEV mIDentity oder DATEV SmartCard).
3. DATEV-Mandant auswählen. Wählen Sie im Tab Konfiguration für jede deutsche rechtliche Einheit den DATEV-Mandanten aus. Die Liste zeigt nur Mandanten, auf die Sie in DATEV Zugriff haben.
4. Optional: Kreditorenkonten eintragen. Tragen Sie im Tab Rechnungseingangsbuch das Kreditorenkonto für Erstattungen (Kreditorensammelkonto) und optional das Kreditorenkonto für Firmenzahlungen ein. Sie können einzelnen Mitarbeitenden auch ein eigenes Kreditorenkonto zuweisen.
5. Optional: Ausgaben mit Firmenkarten an ein Kassenbuch übertragen. Aktivieren Sie im Tab Kassenbuch die Option Ausgaben von Unternehmenskarten in ein Kassenbuch exportieren. Wählen Sie die Karten aus (Firmen-Kreditkarte, Firmen-Debitkarte oder Factorial-Karte) und geben Sie den Kassenbuchnamen genau so ein, wie Ihre Steuerberatung ihn in DATEV angelegt hat, zum Beispiel „Factorial Karte“. Erstattete Ausgaben gehen immer in das Rechnungseingangsbuch.

Prüfen, ob alles richtig verbunden ist

Im Tab Verbindung:

• Status zeigt Verbunden.
• Autorisiert von (DATEV) zeigt den Namen der vorgesehenen Person.
• Verbindung läuft ab am zeigt, bis wann Sie übertragen können. Aus Sicherheitsgründen gilt die Verbindung 11 Stunden. Wenn Sie danach synchronisieren, werden Sie aufgefordert, sich erneut zu verbinden.

Im Tab Konfiguration zeigt jeder Mandant Namen und Nummern, ein Prüfergebnis für jedes Buch (das Rechnungseingangsbuch und, falls genutzt, das Kassenbuch) und wann zuletzt mit DATEV geprüft wurde:

• Bereit: Sie können übertragen.
• Erfordert Aufmerksamkeit: Sie können übertragen, aber einzelne Konten werden abgelehnt. Unter Details anzeigen sehen Sie, welche.
• Export nicht möglich: In DATEV fehlt etwas. Die Meldung nennt den Grund.

Den Zugriff von Factorial sehen und widerrufen Sie bei DATEV unter Verbundene Anwendungen.

Ausgaben übertragen

1. Filtern Sie unter Ausgaben die genehmigten Ausgaben, die Sie übertragen möchten, und klicken Sie unten auf der Seite auf Mit DATEV synchronisieren. Factorial überträgt die Ausgaben, die in der Liste angezeigt werden; das Markieren einzelner Ausgaben ändert daran nichts.
2. Factorial sendet sie an DATEV, gruppiert nach Mandant und Monat. Kassenbuchmonate werden nacheinander gesendet, der älteste zuerst. Eine Übertragung über mehrere Monate dauert daher etwas länger.
3. Den Synchronisierungsstatus jeder Ausgabe sehen Sie direkt unter Ausgaben. Mehr Details, auch die Meldungen von DATEV, finden Sie im Tab Verarbeitungsprotokoll der Integration.

Was übertragen wird

Für jede Ausgabe überträgt Factorial:

• Datum, Betrag und Währung (bei Fremdwährungen mit Kurs),
• Steuersatz und Steuerbetrag,
• Sachkonto und Kreditorenkonto,
• Kostenstelle,
• Name und USt-IdNr. des Geschäftspartners,
• Rechnungsnummer und Beschreibung,
• das Belegbild.

Was in DATEV passiert

In Belege online ist die Kontierung bereits vorbelegt: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (das Kreditorenkonto) und Steuersatz. Das Feld BU bleibt leer, weil kein Steuerschlüssel übertragen wird.

1. Jede Ausgabe erscheint in DATEV Unternehmen online in Belege online, mit dem Belegbild. Sie liegt im Belegkreis, den Ihre Steuerberatung für Eingangsrechnungen festgelegt hat (standardmäßig „Eingangsrechnungen“), im Monat der Ausgabe.
2. Aus den Rechnungsdaten entsteht ein Belegsatz im Rechnungseingangsbuch von Belege online, verknüpft mit dem Beleg und bereits kontiert. Jeder Upload steht unter Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Ihre Steuerberatung stellt die Belegsätze für das Rechnungswesen bereit: unter Startseite Belege › Belege bereitstellen die Belegstapel markieren und auf Bereitstellen klicken.
4. In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen holt Ihre Steuerberatung sie ab (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), erzeugt unter Belege buchen die Buchungsvorschläge, prüft sie, ergänzt bei Bedarf den Steuerschlüssel und bucht sie.

Wenn Sie das Kassenbuch nutzen, erscheinen Ausgaben mit Firmenkarten stattdessen als Kassenbewegungen in DATEV Kassenbuch online. Ihre Steuerberatung klickt dort auf Festschreiben und Bereitstellen und holt sie dann ebenso ab.

Factorial bucht nie direkt in Ihre Finanzbuchhaltung. Ändern Sie eine Ausgabe nach der Übertragung, korrigieren Sie den Beleg auch in DATEV und markieren Sie die Ausgabe im Tab Verarbeitungsprotokoll mit Als exportiert akzeptieren, damit spätere Übertragungen sie überspringen.

Fehlerbehebung

Bei allen Fragen zur Integration in Factorial wenden Sie sich an den Factorial Support. Einstellungen und Rechte in DATEV ändert Ihre Steuerberatung oder deren DATEV-Administrator.

• Der DATEV-Mandant fehlt, oder Factorial meldet keinen Zugriff auf den Mandanten
  Die angemeldete Person hat für diesen Mandanten nicht die Rechtevorlage „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“, oder der Dienst ist noch nicht bestellt.
  → Bitten Sie den DATEV-Administrator Ihrer Steuerberatung, die Rechtevorlage „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ in der Rechteverwaltung online zuzuweisen. Laden Sie danach die Seite neu.
  Wer hilft: Ihre Steuerberatung.
   
• Ich kann den gewünschten Mandanten nicht auswählen
  Vielleicht haben Sie sich mit einem anderen SmartLogin oder einer anderen SmartCard angemeldet. Prüfen Sie, wer unter Autorisiert von (DATEV) steht. Ist es die falsche Person, klicken Sie auf Verbindung trennen und melden Sie sich mit dem richtigen Anmeldeverfahren neu an.
  Meldet Factorial „Zwei rechtliche Einheiten können nicht in denselben DATEV-Mandanten buchen“, wählen Sie für eine davon einen anderen Mandanten aus.
  Wer hilft: Sie selbst; erscheint der Mandant weiterhin nicht, Ihre Steuerberatung.
   
• Die Anmeldung bei DATEV funktioniert nicht
  • Das SmartLogin ist gesperrt oder nicht aktiviert. Der DATEV-Administrator Ihrer Steuerberatung kann das beheben.
  • Sie kehren zu Factorial zurück, aber der Status bleibt „Nicht verbunden“. Klicken Sie erneut auf Mit DATEV verbinden. Passiert das wiederholt, wenden Sie sich an den Factorial Support.
  • Der Status lautet „Erneute Verbindung erforderlich“. Die Verbindung ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Klicken Sie erneut auf Mit DATEV verbinden.
     
• Eine Übertragung ist fehlgeschlagen oder wurde nur teilweise akzeptiert
  Öffnen Sie den Tab Verarbeitungsprotokoll und klicken Sie auf Verarbeitungsprotokoll anzeigen. Für jede Ausgabe sehen Sie, warum sie abgelehnt wurde, oft mit einem Link zur DATEV-Hilfe.
  • Kontenprobleme (zum Beispiel fehlt ein Sachkonto oder es hat die falsche Länge): Korrigieren Sie sie in den Buchhaltungseinstellungen in Factorial und übertragen Sie erneut.
  • Einrichtungsprobleme in DATEV (zum Beispiel kein Wirtschaftsjahr oder Bearbeitungsform nicht „Erweitert“): Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
  • Status „In DATEV prüfen“: Factorial konnte das Ergebnis nicht bestätigen. Prüfen Sie in Belege online, ob die Belege angekommen sind. Wenn nicht, wählen Sie Nicht in DATEV gebucht, dann sendet die nächste Übertragung sie erneut. Wenn ja, wählen Sie Als exportiert akzeptieren.
  • DATEV ist nicht erreichbar, oder der Fehler tritt wiederholt auf: Wenden Sie sich an den Factorial Support und geben Sie die DATEV-Job-ID aus dem Verarbeitungsprotokoll an.
     
• Ausgaben mit Firmenkarten kommen nicht im Kassenbuch an
  Im Tab Konfiguration zeigt das Prüfergebnis, was fehlt:
  • „Dieser Mandant hat kein Kassenbuch“ oder „Für das Kassenbuch gibt es kein Geschäftsjahr für das heutige Datum“: Bitten Sie Ihre Steuerberatung, das Kassenbuch anzulegen oder das aktuelle Jahr in Kassenbuch online zu eröffnen.
  • „Das Kassenbuch für das nächste Jahr ist noch nicht geöffnet“: Das Wirtschaftsjahr endet bald. Bitten Sie Ihre Steuerberatung, das nächste Jahr vor Ihrer ersten Übertragung im neuen Jahr zu eröffnen.
  • „Nur Ausgaben mit Firmenkarten können exportiert werden“: Das Kassenbuch ist bereit, das Rechnungseingangsbuch aber nicht. Kartenausgaben werden weiter übertragen. Erstattete Ausgaben können erst übertragen werden, wenn Ihre Steuerberatung das Rechnungseingangsbuch aktiviert. Übertragen Sie nur Kartenausgaben, können Sie diese Meldung ignorieren.
    Stimmt der Kassenbuchname in Factorial nicht genau mit DATEV überein, korrigieren Sie ihn im Tab Kassenbuch.
    Wer hilft: Ihre Steuerberatung; beim Kassenbuchnamen Sie selbst.
     
• In DATEV fehlen einzelne Felder
  DATEV zeigt nur Felder an, die in der Erfassungsmaske von Belege online aktiviert sind. Bitten Sie Ihre Steuerberatung, sie zu aktivieren.

DATEV-Hilfe

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Dok.-Nr. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Dok.-Nr. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Dok.-Nr. 1018840)
• Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen (Dok.-Nr. 1022872)
• Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten

Hilfe und Kontakt

• Factorial Support – Einrichtung der Integration und Fehler bei der Übertragung: Factorial Support kontaktieren
• Ihre Steuerberatung – Bestellung des Dienstes, Rechte in DATEV, Einstellungen des Mandanten und Buchung in DATEV