cpnAcquis oder rttAcquis

Die Daten werden von Factorial an Silae über unseren "Mitarbeiter Lohnabrechnungsaktualisierungen" Abschnitt übertragen. Jede Aktion, die Sie in Factorial durchführen, die die Lohnabrechnung betrifft, generiert eine Mitarbeiteraktualisierung.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Aktualisierungen synchronisiert werden, ist es wichtig, die entsprechenden Mitarbeiteraktualisierungen in Factorial zu aktivieren. Diese können Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten umfassen. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen und aktivieren Sie alle Aktualisierungen, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Wenn eine Mitarbeiteraktualisierung generiert wird, können Sie diese überprüfen und an Silae senden, indem Sie die Mitarbeiteraktualisierung als "Abgeschlossen" markieren. Die Übertragungszeiten können je nach Zeitraum variieren. Wenn beispielsweise eine große Anzahl von Vorfällen am Ende des Monats während der Lohnabrechnung gesendet wird, kann die Verarbeitung bis zu 5–10 Minuten dauern.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial erstellt wird, wird eine Mitarbeiteraktualisierung erstellt. Sie können diese öffnen und überprüfen, dass alle Daten korrekt sind, und sie dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Dinge zu beachten:

• Beim Erstellen des Mitarbeiters und Laden der Vertragsinformationen, stellen Sie sicher, dass das Vertragsdatum (Eintritt ins Unternehmen) und das Beschäftigungsdatum (letzte Vertragsaktualisierung) in SILAE identisch sind. Andernfalls wird Silae einen neuen Vertrag erstellen, was zu Duplikationen führt.
• Für Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer: Der Datensatz wird trotzdem erstellt, aber die Validierung erfolgt basierend auf der E-Mail-Adresse anstelle der Sozialversicherungsnummer. Daher wird die E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld; andernfalls kann das Mitarbeiterprofil nicht in Silae erstellt werden.
• Das Geburtsdatum und das Geschlecht, die angegeben werden, müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen.
• Der Geburtsname ist Pflicht. Wenn er leer gelassen wird, wird der verwendete Nachname als Geburtsname behandelt, um die Erstellung nicht zu blockieren.
• Die Matricule muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Wenn die Neueinstellung synchronisiert wird, fügen wir automatisch das Matricule-Feld in Factorial hinzu. Sie können in Silae eine Option aktivieren, um die Einzigartigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen sicherzustellen, falls erforderlich.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig als Code 001 gesendet: Einstellung, Beginn der Tätigkeit, direkte Rekrutierung oder Rekrutierung über Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn der Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies in Silae bei Bedarf ändern.

Felder, die an Silae gesendet werden

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld für Identifikationsnummer auswählen)
   • Geburtsname (wenn in Factorial leer gelassen, wird der Vorname hier ebenfalls synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Berufliche E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn in Factorial leer gelassen, wird die persönliche E-Mail durch die berufliche E-Mail ersetzt)
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (es wird von der Sozialversicherungsnummer übernommen; wenn es außerhalb von Frankreich ist, wird es als Code "99" gesendet und der Benutzer muss es manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtsland-Code (wird von der Sozialversicherungsnummer übernommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Startdatum Feld des Vertrags in Factorial)
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags in Factorial)
   • Vertragsversion Beginn (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags in Factorial)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Einrichtung
   • Berufsbezeichnung - unter "andere Berufsbezeichnung"
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher oder jährlicher Basis sein)
   • Für stundenweise Beschäftigte → Arbeitsstunden im Vertrag (muss auf monatlicher oder wöchentlicher Basis sein). Es werden die Felder "Normale monatliche Stunden" und "Überstunden monatliche Stunden" in Silae ausgefüllt)
   • Für Mitarbeiter mit einem tagesbasierten Vertrag → Anzahl der Tage

Wenn das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeitenden in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeitenden-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder erzeugen ein Mitarbeitenden-Update, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeitendendaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Berufliche E-Mail
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell von Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Beschäftigungsbeginn
   • Vertragsbeginn
   • Eintrittsdatum
   • Enddatum
   • Einrichtung
   • Berufsbezeichnung (unter "andere Berufsbezeichnung")
   • Vertragstypcode (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das Monatsgehalt oder das Jahresgehalt sein)
   • Für stundenweise Mitarbeitende:
     • Vertragliche Stunden - monatliche oder wöchentliche Stunden müssen eingegeben werden (diese werden die Felder „Normale monatliche Stunden“ und „Überstunden monatliche Stunden“ in Silae ausfüllen)
   • Für Mitarbeitende mit einem tagebasierten Vertrag:
     • Anzahl der Tage

So erstellen Sie einen Nachtrag oder ändern einfach einen Vertrag

• Erstellen Sie einen Nachtrag: Wenn eine Vertragsänderung erfolgt, und Sie möchten einen neuen Job in Silae erstellen, gehen Sie zum Vertrag-Tab im Profil Ihres Mitarbeitenden in Factorial, klicken Sie auf Neue Bedingungen und geben Sie das Datum der Änderung ein.
• Ändern Sie einen Vertrag: Wenn Sie eine Änderung ohne Erstellung eines neuen Jobs in Silae vornehmen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bedingungen korrigieren.

Stellen Sie sicher, dass das wirksame Datum mit dem Datum des Jobs in Silae übereinstimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, wird automatisch ein neuer Job in Silae erstellt:

Verwaltung von Vertragsbeendigungen, -verlängerungen und -nachfolgen

Was ist der richtige Workflow, dem in Factorial gefolgt werden sollte?

Wenn der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt:

• Schließen Sie das Profil des Mitarbeitenden in Factorial, geben Sie das Enddatum und den Grund ein; der Eintrag zur Vertragsbeendigung wird im Abschnitt "Updates" des Lohnmoduls angezeigt.

Wenn der Mitarbeitende ins Unternehmen zurückkehrt:

• Reaktivieren Sie dasselbe Profil, um die neue Bedingung zu erstellen.

Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeitenden in Factorial genehmigt wird, wird ein Lohnabrechnungs-Mitarbeitenden-Update erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und dann den Vorfall als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten an Silae zu synchronisieren.

Art der Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Halbtägige, ganztägige und stundenweise Abwesenheiten können synchronisiert werden. Abwesenheiten, die komplexe Regeln beinhalten (wie Wartezeiten, Sozialversicherungszulagen, Arbeitgeber-Zuschüsse oder Schwellenwerte) werden von Factorial gesendet, aber in Silae berechnet, das in diesem Fall als Master-System fungiert. Silae bestimmt sowohl die entschädigte Dauer als auch die zu zahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die in der Regel einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet, das als Master-System fungiert — es sind keine weiteren Bearbeitungen auf Seiten von Silae erforderlich.

• Bezahlter Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder Halbtagen gesendet werden.
• Krankheitsurlaub wird von Silae berechnet. Wenn in Tagen gesendet, wird es automatisch verarbeitet.
• Stundenweise Abwesenheiten müssen ihre Zähler korrekt in Stunden konfiguriert haben (z. B. Schulungen, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Ausgleichsurlaub, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Wenn mehrere Tage stundenweiser Abwesenheiten gesendet werden, werden die Gesamtstunden möglicherweise nicht sofort angezeigt, aber die Berechnung wird genau in der Lohnabrechnung widergespiegelt.

Ändern & Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wenn Sie eine Abwesenheit für einen Ihrer Mitarbeitenden von Factorial an Silae gesendet haben und Ihr Mitarbeitender in der Zwischenzeit diese Abwesenheit aus seinem Profil gelöscht hat, wird der Abwesenheitsvorfall mit der Nachricht: „Die Abwesenheit wurde gelöscht“ wieder geöffnet. Indem Sie diesen Vorfall als abgeschlossen markieren, wird die Löschung an Silae gesendet:

Allgemeiner Workflow

Schritt 1 – Identifizieren Sie die EVP-Codes in Silae

Variable Lohnbestandteile werden jeden Monat von Factorial zur Integration in Silae übertragen. Jeder EVP in Silae entspricht einem kundenspezifischen Code. Sie finden sie unter Einstellungen > Eingangsvariablen. Die zu verwendenden EVP-Codes sind in der **„Name“**-Spalte aufgeführt:

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre EVPs in diesem Menü aufgeführt sind, mit Ausnahme der nativen Stunden*.

Schritt 2 – Konfigurieren Sie EVP-Codes in Factorial

In Factorial werden diese EVPs am selben Ort wie Abwesenheitscodes, Mitarbeitenden-Nummern und Einrichtungscodes unter den „zusätzlichen Vergütungen“-Feldern eingegeben:

Schritt 3 – Senden Sie die EVP von Factorial an Silae

Die EVPs werden in Factorial eingegeben und werden manuell (durch einen Button-Klick) über die API gesendet:

Schritt 4 – Überprüfen Sie den Integrationsstatus in Factorial

Sobald die Daten verarbeitet wurden, wird der Integrationsstatus in Factorial zurückgegeben:

Die Antwort muss die ID und den Verarbeitungsstatus enthalten, der einer der folgenden drei Optionen sein kann:

• Erfolg – wenn die VPE erfolgreich mit Silae synchronisiert wurde
• Fehler – wenn ein technischer Fehler die Synchronisation verhindert hat
• ungültig – wenn die gesendeten Daten inkorrekt oder unvollständig sind

Zusätzliche Details zu spezifischen Variablenarten

*Die nativen Stunden

Für Stunden müssen Sie sie nicht im Menü „Eingangsvariablen“ eingeben.

Sie müssen nur die entsprechenden Silae-Stunden-Codes in Factorial korrekt zuordnen, abhängig von den Kategorien, die in Ihrer Lohnabrechnungskonfiguration verwendet werden.

1. Native Stunden (standardmäßige Silae-Codes)

Diese Stunden verwenden vordefinierte Silae-Codes:

• HN = reguläre Stunden
• HM = Stunden mit erhöhtem Satz
• HC = ergänzende Stunden
• HCNSTEPA = ergänzende Stunden, die nicht der TEPA unterliegen
• HS25 = Überstunden mit 25%
• HS50 = Überstunden mit 50%
• HS100 = Überstunden mit 100%

2. Stunden mit benutzerdefinierten Silae-Codes

Die folgenden Codes entsprechen Stunden, die auf benutzerdefinierten Silae-Konfigurationen basieren.

Wenn Ihre Konfiguration eines dieser verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Code in Factorial reproduzieren:

3. EVPs, die im Menü "Variablen einfügen" in Silae fehlen

Damit Ihre Variablen über die Schnittstelle abgerufen werden können, müssen sie im Menü „Variablen einfügen“ eingegeben werden.

• Beispiel für Restaurantgutscheine:
  Voraussetzung: Die Restaurantgutscheine müssen konfiguriert sein „Anzahl der Restaurantgutscheine, die eingegeben werden sollen“:
  

  

Schritte in Silae:

1- Gehen Sie zu Einstellungen / Variablen, die eingegeben werden sollen

2- Überprüfen Sie, ob die Variable in der Tabelle vorhanden ist

3- Wenn die Variable nicht vorhanden ist, klicken Sie auf "Eine Variable erstellen"

4- Fügen Sie die Variable im unteren Teil der Seite hinzu (z. B.: NbTicket):

5- Speichern Sie die neue Variable, sie wird in der Tabelle sichtbar sein:

6- Geben Sie den Namen der Variable in Factorial in den Silae-Integrations-Einstellungen (API-Connector) ein:

7- Ihre Variable ist jetzt bereit, über das Vergütungsmodul verarbeitet zu werden

Überweisung einer Vorauszahlung

Wenn Sie eine Vorauszahlung senden müssen, müssen Sie den Code „acompte“ in den Factorial-Integrationsdaten verwenden, damit wir diesen Typ von VPE ordnungsgemäß identifizieren können.

Es gibt keinen spezifischen entsprechenden Code in Silae für Vorauszahlungen.

Die Integration ruft die angesammelten Urlaubsstände von Silae zu Factorial gemäß Ihren Anforderungen ab und spiegelt den angesammelten Urlaub wider. Die Stände werden über die KLYR-Plattform zu Beginn des folgenden Monats aktualisiert, nachdem Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden. Nach diesem Update werden die bezahlten Urlaubstage (CP) und RTT-Stände automatisch synchronisiert. Für CP umfasst dies sowohl die bereits im Vorjahr (N‑1) angesammelten Tage als auch die derzeit für das laufende Jahr (N) angesammelten Tage.

Wie ruft man die angesammelten Urlaubsstände von SILAE zu Factorial ab?

1. Bevor Sie die Stände aktivieren, müssen Sie die kumulierte Tagesbasis in Ihren Urlaubsrichtlinien auf 0 setzen, um die automatische Berechnung der Ansammlung durch Factorial zu deaktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub und Abwesenheit > Ihre Urlaubsrichtlinie > Zähler → setzen Sie die kumulierte Tagesbasis auf 0.
   

   

1. Geben Sie den Zählercode in Factorial unter Entdecken > Integration ein. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
   
    
2. Achten Sie darauf, in den Einstellungen von Factorial keine Übertragung ungenutzter Tage aus dem Vorjahr zuzulassen, da die Berechnung des angesammelten Urlaubs von Silae die übertragenen Tage umfasst.
    
3. Sobald aktiviert und die Zählercodes vervollständigt sind, werden die angesammelten und derzeit angesammelten Zähler in Factorial durch Ihre Aktionen auf KLYR angepasst.

Was ist KLYR und wie funktioniert es?

KLYR ist die Plattform, die verwendet wird, um Ihre Urlaubsstände von Silae zu Factorial zu synchronisieren. So funktioniert es:

1. Am Ende jedes Monats, nachdem Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden, müssen Sie auswählen:
   • Den Namen Ihres Unternehmens
   • Die Gehaltsordner (Einheiten), die Sie synchronisieren möchten
2. Wählen Sie den richtigen Monat:
   • Wählen Sie den vorherigen Monat, wenn Sie diese Aktion zu Beginn des folgenden Monats durchführen.
   • Wählen Sie den aktuellen Monat, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen vor Ende des Monats validiert haben.
3. Zugang zu KLYR:
   • Um jemandem Zugang zu KLYR zu gewähren, schicken Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die Zugang benötigen an die folgende Adresse: support@fortifydigital.zendesk.com

Sobald die Anpassung vorgenommen wurde, sieht der Benutzer eine Notiz im Factorial-Zähler mit dem Hinweis „Automatisch aktualisiert von Silae + ein Code.“ Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.

Falls Silae erst mit der Berechnung der Gehaltsabrechnungen begonnen hat, ist es normal, dass die Zähler noch nicht aktualisiert wurden. Die monatlichen Zähler werden nur berücksichtigt, wenn alle Gehaltsabrechnungen validiert und gedruckt wurden.

Wenn beispielsweise Gehaltsabrechnungen berechnet, aber noch nicht überprüft oder gedruckt wurden, bleibt die Blase oben gelb. Sobald die Blase grün wird, werden die Informationen korrekt aktualisiert.

Liste der Zähler und deren zugehörige Codes in Silae:

Wenn ein Synchronisationsfehler auftritt, wird dem Kunden ein Fehlerbericht per E-Mail gesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte bieten eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung, sodass der Benutzer:

• Überprüfen kann, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Probleme bezüglich nicht erfolgreich übertragener Daten identifizieren und lösen kann.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Der neue Mitarbeiter wird NICHT synchronisiert (es wird einen Fehler geben).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial nach Silae synchronisiert. Es gibt jedoch 2 spezifische Datenpunkte, die von Silae zu Factorial synchronisiert werden:

• Matrikel - wird zu Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae erstellt wird
• Urlaubsstände - werden automatisch in Factorial 5 Tage nach der Gehaltsabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae erstellt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SV-Nr.) ausgefüllt werden. Wenn ein Mitarbeiter diese nicht hat, muss der Mitarbeiter manuell sowohl in Silae als auch in Factorial erstellt werden. Sobald die vorläufige SV-Nr. in Silae zugewiesen ist, müssen Sie diese in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer sind nicht konsistent
• Codes sind nicht auf der Factorial-Marktplatzseite ausgefüllt.
• Kein API-Zugang für einige Kundendossiers.