Die Datenübertragung von Factorial zu Silae erfolgt über unseren Bereich „Mitarbeiter-Gehaltsabrechnungsaktualisierungen“ . Jede Aktion in Factorial , die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirkt, generiert eine Mitarbeiteraktualisierung.

Um sicherzustellen, dass die korrekten Aktualisierungen synchronisiert werden, ist es wichtig, die entsprechenden Mitarbeiteraktualisierungen in Factorial zu aktivieren. Dies können Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten sein. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Gehaltsabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen und aktivieren Sie alle Aktualisierungen, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Sobald eine Mitarbeiteraktualisierung erstellt wurde, können Sie diese prüfen und an Silae senden, indem Sie sie als „Abgeschlossen“ markieren. Die Übertragungszeiten können je nach Zeitraum variieren. Wenn beispielsweise zum Monatsende während des Gehaltsabrechnungsabschlusses eine große Anzahl von Vorfällen übermittelt wird, kann die Verarbeitung bis zu 5–10 Minuten dauern.

Wenn in Factorial ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, wird automatisch ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können dieses öffnen, die Daten auf Richtigkeit überprüfen und es anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Punkte, die zu beachten sind:

• Achten Sie beim Anlegen des Mitarbeiters und beim Laden der Vertragsinformationen darauf, dass das Vertragsdatum in Silae übereinstimmt. Andernfalls erstellt Silae einen neuen Vertrag, was zu einer Duplizierung führt.
• Wenn Sie Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer haben → müssen Sie den Mitarbeiter zunächst in Silae anlegen, um eine vorläufige Sozialversicherungsnummer zu erhalten (nach der ersten Gehaltsabrechnung), und diese dann in Factorial eingeben. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Änderungen dieses Mitarbeiters von Factorial mit Silae synchronisieren.
• Das angegebene Geburtsdatum und Geschlecht müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen .
• Die Angabe des Geburtsnamens ist obligatorisch. Wird dieses Feld leer gelassen, wird der angegebene Nachname als Geburtsname verwendet, um die Erstellung des Kontos nicht zu blockieren.
• Die Matrikelnummer muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Sobald der neue Mitarbeiter synchronisiert ist, wird das Matrikelnummernfeld in Factorial automatisch ausgefüllt. Bei Bedarf können Sie in Silae eine Option aktivieren, um die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig mit dem Code 001 übermittelt: Einstellung, Tätigkeitsbeginn, Direkteinstellung oder Einstellung über Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn einer Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies bei Bedarf in Silae ändern.

Felder werden nach Silae geschickt

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (Der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld „Identifikationsnummer“ auswählen)
   • Mädchenname (falls dieser in Factorial leer gelassen wird, wird der Vorname auch hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Professionelle E-Mail
   • Private E-Mail-Adresse (falls dieses Feld in Factorial leer gelassen wird, wird die private E-Mail-Adresse durch die geschäftliche E-Mail-Adresse ersetzt)
   • Mobiltelefon
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (die Daten werden aus der Sozialversicherungsnummer entnommen; bei Geburten außerhalb Frankreichs werden sie als Code „99“ übermittelt und müssen vom Benutzer manuell in Silae bearbeitet werden)
   • Geburtslandcode (wird aus der Sozialversicherungsnummer abgeleitet)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Feld „Startdatum “ im Vertrag von Factorial )
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial )
   • Vertragsversion Startdatum (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial )
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung – unter „Sonstige Berufsbezeichnung“
   • Arbeitsvertragscode (muss ein in Factorial standardmäßig verfügbarer Vertragstyp sein)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher oder jährlicher Basis angegeben werden)
   • Für Stundenlohnempfänger → Die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten (müssen monatlich oder wöchentlich erfasst werden). Diese werden in Silae in die Felder „Normale Monatsstunden“ und „Monatliche Überstunden“ eingetragen.
   • Für Mitarbeiter mit einem Tagesvertrag → Anzahl der Tage

Wenn in Factorial das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeiters aktualisiert werden, wird eine Mitarbeiteraktualisierung erstellt. Sie können diese öffnen, die Richtigkeit aller Daten überprüfen und sie anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren eine Mitarbeiteraktualisierung, die mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Professionelle E-Mail
   • Mobiltelefon
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell in Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Beschäftigungsbeginn
   • Vertragsbeginn
   • Eintragungsdatum
   • Enddatum
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung (unter "andere Berufsbezeichnung")
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der in Factorial standardmäßig verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das Monatsgehalt oder das Jahresgehalt sein)
   • Für Stundenlohnempfänger:
     • Vertraglich festgelegte Stunden – es müssen monatliche oder wöchentliche Stunden eingegeben werden (diese werden in Silae in die Felder „Normale monatliche Stunden“ und „Monatliche Überstunden“ eingetragen).
   • Für Mitarbeiter mit einem tageweisen Vertrag:
     • Anzahl der Tage

Wie man einen Nachtrag erstellt oder einen Vertrag einfach ändert

• Nachtrag erstellen: Wenn sich der Vertrag ändert und Sie in Silae einen neuen Job anlegen möchten, gehen Sie in Factorial im Profil Ihres Mitarbeiters auf die Registerkarte „Vertrag“ , klicken Sie auf „Neue Bedingungen “ und geben Sie das Datum der Änderung ein.
• Einen Vertrag ändern: Wenn Sie eine Änderung vornehmen möchten, ohne einen neuen Auftrag in Silae zu erstellen , klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Bedingungen korrigieren“ .

Stellen Sie sicher, dass das Gültigkeitsdatum mit dem Datum des Auftrags in Silae übereinstimmt. Andernfalls wird automatisch ein neuer Auftrag in Silae erstellt.

Verwaltung von Vertragsbeendigungen, -verlängerungen und -nachfolgen

Welcher Arbeitsablauf ist bei Factorial Berechnung korrekt?

Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:

• Schließen Sie das Mitarbeiterprofil in Factorial , geben Sie das Enddatum und den Grund ein; der Eintrag zur Vertragsbeendigung wird im Abschnitt „Aktualisierungen“ des Lohnmoduls angezeigt.

Wenn der Mitarbeiter wieder in das Unternehmen eintritt:

• Aktivieren Sie dasselbe Profil erneut, um den neuen Zustand zu erzeugen.

Wird die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt, wird ein Aktualisierungseintrag in der Lohnbuchhaltung erstellt. Sie können die Richtigkeit aller Daten überprüfen und den Vorgang anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Arten von Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Halbtägige, ganztägige und stundenweise Abwesenheiten können synchronisiert werden. Abwesenheiten mit komplexen Regeln (wie Wartezeiten, Sozialversicherungsbeiträgen, Arbeitgeberzuschüssen oder Schwellenwerten) werden von Factorial übermittelt, aber in Silae berechnet , das in diesem Fall als Mastersystem fungiert. Silae ermittelt sowohl die vergütete Dauer als auch die auszuzahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die im Allgemeinen einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet , das als Mastersystem fungiert – eine weitere Verarbeitung auf Seiten von Silae ist nicht erforderlich.

• Anträge auf bezahlten Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder halben Tagen eingereicht werden.
• Der Krankenurlaub wird von Silae berechnet. Bei Angabe in Tagen erfolgt die Verarbeitung automatisch.
• Bei stundenbasierten Abwesenheiten müssen die Zähler korrekt in Stunden konfiguriert sein (z. B. Schulungen, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Freizeitausgleich, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Werden mehrere Tage mit stundenweiser Abwesenheit gemeldet, werden die Gesamtstunden möglicherweise nicht sofort angezeigt , die Berechnung spiegelt sich jedoch korrekt auf dem Gehaltszettel wider .

Ändern und Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wenn Sie in Factorial eine Abwesenheit eines Ihrer Mitarbeiter an Silae gemeldet haben und Ihr Mitarbeiter diese Abwesenheit zwischenzeitlich aus seinem Profil gelöscht hat, wird der Abwesenheitsfall mit der Meldung „ Die Abwesenheit wurde gelöscht “ wieder geöffnet. Durch Markieren dieses Falls als abgeschlossen wird die Löschung an Silae übermittelt.

Die Integration ruft die angesammelten Urlaubszähler von Silae regelmäßig in Factorial ab, indem sie den angesammelten Urlaub ermittelt. Die Zähler werden monatlich, jeweils zu Beginn des Folgemonats, aktualisiert. Nach dieser Aktualisierung werden die Zähler für bezahlten Urlaub (CP) und Resturlaub (RTT) automatisch vervollständigt, wobei beim CP sowohl die im Vorjahr angesammelten Tage (N-1) als auch die im laufenden Jahr hinzukommenden Tage (N) berücksichtigt werden.

Wie lassen sich die angesammelten Urlaubsansprüche aus SILAE in Factorial umrechnen?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Basis für die kumulativen Urlaubstage in Ihren Urlaubsrichtlinien auf 0 setzen, um die automatische Berechnung per Factorial zu deaktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub und Abwesenheit > Ihre Urlaubsrichtlinie > Zähler → Basis für kumulative Urlaubstage auf 0 setzen.
   

   

1. Geben Sie den Zählercode in Factorial unter „Erkennen > Integration“ ein. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
   
   
2. Achten Sie in den Einstellungen Ihrer Factorial darauf, dass keine ungenutzten Tage aus dem Vorjahr übertragen werden, da die Berechnung des angesammelten Urlaubsanspruchs in Silae CP die übertragenen Tage miteinbezieht.
   
3. Nach der Aktivierung und Eingabe der Zählercodes werden die Zähler Factorial (aufgelaufen und aktuell aufgelaufen) fünf Tage nach Abschluss des Abrechnungszeitraums in Silae angepasst. Nach der Anpassung sieht der Benutzer im Zähler den Hinweis „ Automatisch von Silae aktualisiert + Code“. Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.

Wenn Silae erst mit der Berechnung der Gehaltsabrechnungen begonnen hat, ist es normal, dass die Zähler noch nicht aktualisiert wurden. Die monatlichen Zählerstände werden erst berücksichtigt, nachdem alle Gehaltsabrechnungen geprüft und gedruckt wurden .

Wenn beispielsweise die Gehaltsabrechnungen berechnet, aber noch nicht geprüft oder gedruckt wurden , bleibt die Blase oben gelb . Sobald die Blase grün wird, sind die Informationen korrekt aktualisiert.

Liste der Zähler und ihrer zugehörigen Codes in Silae:

Allgemeiner Arbeitsablauf

Schritt 1 – Identifizieren Sie die EVP-Codes in Silae

Variable Lohnbestandteile werden monatlich von Factorial zur Integration in Silae übertragen. Jeder variable Lohnbestandteil in Silae entspricht einem kundenspezifischen Code. Diese finden Sie unter Einstellungen > Eingabevariablen. Die zu verwendenden Codes sind in der Spalte „Name“ aufgeführt.

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre EVPs in diesem Menü aufgeführt sind , mit Ausnahme der Öffnungszeiten*.

Schritt 2 – EVP-Codes in Factorial konfigurieren

In Factorial werden diese EVP an der gleichen Stelle wie Abwesenheitscodes, Personalaktennummern und Betriebscodes unter den Feldern für „zusätzliche Vergütung“ eingegeben:

Schritt 3 – Senden Sie die EVP von Factorial an Silae

Die EVP-Werte werden in Factorial eingegeben und manuell (per Knopfdruck) über die API gesendet:

Schritt 4 – Überprüfen Sie den Integrationsstatus in Factorial

Sobald die Daten verarbeitet wurden, wird der Integrationsstatus in Factorial zurückgegeben:

Die Antwort muss die ID und den Verarbeitungsstatus enthalten, der eine der folgenden drei Optionen sein kann:

• Erfolg – wenn die VPE erfolgreich mit Silae synchronisiert wurde
• fehlgeschlagen – wenn ein technischer Fehler die Synchronisierung verhinderte.
• Ungültig – wenn die gesendeten Daten falsch oder unvollständig sind

Weitere Details zu spezifischen Variablentypen

* Die Stunden

Stundenlang müssen Sie sie nicht im Menü „Eingabevariablen“ eingeben.

Sie müssen in Factorial lediglich die entsprechenden Silae-Stundencodes korrekt zuweisen, abhängig von den Kategorien, die in Ihrer Lohnabrechnungskonfiguration verwendet werden.

1. Einheimische Stunden (Standard-Silae-Codes)

Diese Stunden verwenden vordefinierte Silae-Codes:

• HN = reguläre Öffnungszeiten
• HM = Stunden mit erhöhtem Stundensatz
• HC = zusätzliche Stunden
• HCNSTEPA = unbezahlte Stunden, die nicht der TEPA unterliegen
• HS25 = Überstunden zu 25 %
• HS50 = Überstunden zu 50 %
• HS100 = Überstunden zu 100 %

2. Stunden mit benutzerdefinierten Silae-Codes

Die folgenden Codes entsprechen Stunden, die auf benutzerdefinierten Silae-Konfigurationen basieren.

Falls Ihre Konfiguration eine dieser Möglichkeiten nutzt, stellen Sie sicher, dass Sie den exakten Code in Factorial reproduzieren:

Vorauszahlung senden

Falls Sie eine Vorauszahlung leisten müssen, verwenden Sie bitte den Code „acompte“ in den Daten Factorial Integration, damit wir diese Art von VPE korrekt identifizieren können.

Für Vorauszahlungen gibt es in Silae keinen entsprechenden Code .

Tritt ein Synchronisierungsfehler auf, wird dem Kunden ein Fehlerbericht per E-Mail zugesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte liefern eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung und ermöglichen dem Benutzer Folgendes:

• Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Identifizieren und beheben Sie alle Probleme im Zusammenhang mit Daten, die nicht erfolgreich übertragen wurden.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Der neue Mitarbeiter wird NICHT synchronisiert (es wird eine Fehlermeldung angezeigt).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial werden die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae überschreiben.

Die meisten Daten werden von Factorial zu Silae synchronisiert. Es gibt jedoch zwei spezifische Datenpunkte, die von Silae zu Factorial synchronisiert werden:

• Matrikelnummer – wird mit Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae angelegt wird.
• Abwesenheitszähler – automatische Anpassung in Factorial 5 Tage nach der Gehaltsabrechnung in Silae

Um einen Mitarbeiter in Silae anzulegen, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) angegeben werden. Falls keine SSN vorhanden ist, muss der Mitarbeiter manuell sowohl in Silae als auch Factorial angelegt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae vergeben wurde, muss sie in Factorial kopiert werden.

• Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer stimmen nicht überein.
• Auf der Factorial Marketplace-Seite sind keine Codes ausgefüllt.
• Für einige Kundendossiers kein API-Zugriff.