Die Datenübertragung von Factorial zu Silae erfolgt über unseren Bereich „Mitarbeiter-Gehaltsabrechnungsaktualisierungen“ . Jede Aktion, die Sie in Factorial durchführen und die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirkt, generiert eine Mitarbeiteraktualisierung.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Updates synchronisiert werden, ist es wichtig, die relevanten Mitarbeiter-Updates in Factorial zu aktivieren. Dazu können Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten gehören. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Gehaltsabrechnung > Mitarbeiter-Updates und aktivieren Sie alle Updates, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Wenn ein Mitarbeiter-Update generiert wird, können Sie es überprüfen und an Silae senden, indem Sie das Mitarbeiter-Update als „Abgeschlossen“ markieren.

Wenn in Factorial ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind. Anschließend können Sie es als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Achten Sie beim Anlegen des Mitarbeiters und Laden der Vertragsinformationen darauf, dass das VERTRAGSDATUM in SILAE identisch ist. Andernfalls erstellt Silae einen neuen Vertrag, was zu einer Duplizierung führt.
• Wenn Sie Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer haben → Sie müssen den Mitarbeiter zuerst in Silae anlegen, um eine vorläufige Sozialversicherungsnummer zu erhalten (nach der ersten Gehaltsabrechnung), und diese dann in Factorial eingeben. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Änderungen dieses Mitarbeiters von Factorial mit Silae synchronisieren.
• Das angegebene Geburtsdatum und Geschlecht müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen .
• Der Geburtsname ist obligatorisch. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der verwendete Nachname als Geburtsname behandelt, um die Erstellung zu verhindern.
• Die Matrikelnummer muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Bei der Synchronisierung der neuen Mitarbeiterin wird das Matrikelfeld in Factorial automatisch ausgefüllt. Sie können in Silae eine Option aktivieren, um die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen.
• Der Beschäftigungsbeginngrund wird standardmäßig mit dem Code 001 übermittelt: Einstellung, Tätigkeitsbeginn, Direkteinstellung oder Einstellung über Auswahlverfahren (öffentlicher Dienst), Beginn der Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies bei Bedarf in Silae ändern.

Felder werden nach Silae geschickt

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld Identifikationsnummer auswählen)
   • Mädchenname (wenn in Factorial leer gelassen, wird der Vorname auch hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Professionelle E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn dieses Feld in Factorial leer gelassen wird, wird die persönliche E-Mail durch die berufliche E-Mail ersetzt)
   • Mobiltelefon
   • Privatadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (wird von der SSN übernommen und wenn sie außerhalb Frankreichs liegt, wird sie als Code „99“ gesendet und der Benutzer muss sie manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtslandcode (wird von der Sozialversicherungsnummer übernommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Feld „Startdatum“ des Factorial -Vertrags)
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Datum des Inkrafttretens des Factorial -Vertrags)
   • Vertragsversion Startdatum (basierend auf dem Datum des Inkrafttretens des Factorial -Vertrags)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung - unter „andere Berufsbezeichnung“
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss monatlich oder jährlich angegeben werden)
   • Für Stundenlohnempfänger → Arbeitszeiten im Vertrag (müssen monatlich oder wöchentlich angegeben werden). Dadurch werden die Felder „Normale Monatsarbeitszeit“ und „Monatliche Überstunden“ in Silae ausgefüllt.
   • Für Arbeitnehmer mit Tagesarbeitsvertrag → Anzahl Tage

Wenn das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeiters in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind. Anschließend können Sie es als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren ein Mitarbeiter-Update, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Professionelle E-Mail
   • Mobiltelefon
   • Privatadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, Text muss manuell von Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Datum des Beschäftigungsbeginns
   • Vertragsbeginn
   • Eintrittsdatum
   • Enddatum
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung (unter „andere Berufsbezeichnung“)
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss dem Monatsgehalt entsprechen)
   • Für Stundenlöhner:
     • Vertragsstunden – es müssen monatliche oder wöchentliche Stunden eingegeben werden (diese füllen die Felder „Normale monatliche Stunden“ und „Monatliche Überstunden“ in Silae aus)
   • Für Mitarbeiter mit einem Tagarbeitsvertrag:
     • Anzahl der Tage

Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt wird, wird eine Aktualisierung der Gehaltsabrechnung erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und den Vorfall anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Art der Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Es können Halbtags-, Ganztags- und Stundenabwesenheiten synchronisiert werden. Abwesenheiten mit komplexen Regeln (wie Wartezeiten, Sozialversicherungsleistungen, Arbeitgeberzuschüsse oder Schwellenwerte) werden von Factorial gesendet, aber in Silae berechnet , das in diesem Fall als Mastersystem fungiert. Silae ermittelt sowohl die vergütete Dauer als auch die zu zahlenden Beträge.

Andere, im Allgemeinen einfachere Abwesenheiten werden direkt in Factorial verwaltet , das als Mastersystem fungiert. Auf Silaes Seite ist keine weitere Verarbeitung erforderlich.

• Bezahlter Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder halben Tagen übermittelt werden.
• Der Krankenstand wird von Silae berechnet. Bei Übermittlung in Tagen erfolgt die automatische Verarbeitung.
• Für stündliche Abwesenheiten müssen die Zähler in Stunden korrekt konfiguriert sein (z. B. Schulung, Umstellungsurlaub, Feiertage, Ausgleichsurlaub, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Wenn mehrere Tage mit stündlichen Abwesenheiten übermittelt werden, wird die Gesamtstundenzahl möglicherweise nicht sofort angezeigt , die Berechnung wird jedoch in der Gehaltsabrechnung korrekt wiedergegeben .

Ändern und Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wird eine bereits mit Silae synchronisierte Abwesenheit später geändert oder gelöscht, muss sie auch in Silae manuell aktualisiert oder entfernt werden. Sie können eine Delta-Datei aus Factorial exportieren, um Massenaktualisierungen durchzuführen. Wir arbeiten derzeit an der Verbesserung dieses Prozesses.

Die Integration ruft die erweiterten Urlaubszähler regelmäßig von Silae nach Factorial ab, indem sie den angesammelten Urlaub abruft. Die Zähler werden einmal monatlich aktualisiert, jeweils zu Beginn des Folgemonats. Nach dieser Aktualisierung werden die Zähler für bezahlten Urlaub (CP) und RTT automatisch vervollständigt und für den CP sowohl die im Vorjahr bereits erhöhten Tage (N-1) als auch die im laufenden Jahr aktuell erhöhten Tage (N) berücksichtigt. Für die Synchronisierung des Urlaubsguthabens müssen die Silae-Mitarbeiter-IDs in Factorial vorhanden und identisch sein.

Wie rufe ich die aufgelaufenen Urlaubszähler von SILAE nach Factorial ab?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Abwesenheitszähler für alle Abwesenheitsrichtlinien auf 0 verfügbare Tage setzen.
2. Außerdem müssen Sie die Abwesenheitszähler in den Marketplace-Einstellungen konfigurieren. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Abwesenheitsrichtlinie verknüpft ist.
   

3. Nach der Aktivierung und Vervollständigung der Zählercodes werden die Factorial Zähler fünf Tage nach Abschluss des Gehaltszyklus in Silae angepasst. Nach der Anpassung wird dem Benutzer im Zähler der Hinweis „ Automatisch von Silae aktualisiert + Code“ angezeigt. Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.
4. Die verfügbaren Tage müssen vom Administrator manuell angepasst werden, indem er die Daten aus Silae exportiert und in Factorial importiert.

Liste der Zähler und der zugehörigen Codes in Silae:

Tritt ein Synchronisierungsfehler auf, wird dem Kunden ein Fehlerbericht per E-Mail zugesandt. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte enthalten eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung und ermöglichen dem Benutzer:

• Überprüfen Sie, ob alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Identifizieren und beheben Sie alle Probleme im Zusammenhang mit Daten, die nicht erfolgreich übertragen wurden.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Die Neueinstellung wird NICHT synchronisiert (es wird ein Fehler ausgegeben).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial mit Silae synchronisiert. Es gibt jedoch zwei bestimmte Datenpunkte, die von Silae mit Factorial synchronisiert werden:

• Matricule – wird mit Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae erstellt wurde
• Abwesenheitszähler – werden in Factorial automatisch 5 Tage nach der Gehaltsabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae angelegt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) eingegeben werden. Sollte ein Mitarbeiter diese nicht haben, muss er sowohl in Silae als auch in Factorial manuell angelegt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae zugewiesen ist, müssen Sie sie in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer stimmen nicht überein
• Auf der Factorial Marketplace-Seite werden keine Codes ausgefüllt.
• Kein API-Zugriff für einige Kundendossiers.