Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial erstellt wird, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen, überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Andere wichtige Punkte, die zu beachten sind:

• Stellen Sie bei der Erstellung des Mitarbeiters und dem Laden der Vertragsinformationen sicher, dass das VERTRAGSDATUM in SILAE dasselbe ist. Andernfalls erstellt Silae einen neuen Vertrag, was zu Duplikaten führt.
• Wenn Mitarbeiter keine Sozialversicherungsnummer haben → Sie müssen den Mitarbeiter zuerst in Silae erstellen, um eine provisorische Sozialversicherungsnummer zu erhalten (nach der ersten Lohnabrechnung), und diese dann in Factorial eingeben. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Änderungen dieses Mitarbeiters von Factorial an Silae synchronisieren.
• Das angegebene Geburtsdatum und das Geschlecht müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen.
• Der Geburtsname ist obligatorisch. Wenn er leer gelassen wird, wird der Nachname als Geburtsname behandelt, um die Erstellung nicht zu blockieren.
• Das Matrikel muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Wenn die neue Einstellung synchronisiert wird, füllen wir das Feld Matrikel in Factorial automatisch aus. Sie können in Silae eine Option aktivieren, um die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen, falls dies erforderlich ist.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig als Code 001 gesendet: Einstellung, Aufnahme der Tätigkeit, direkte Rekrutierung oder Rekrutierung über einen Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn der Entsendung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies bei Bedarf in Silae ändern.

Felder, die an Silae gesendet werden

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld für die Identifikationsnummer auswählen)
   • Mädchenname (wenn in Factorial leer gelassen, wird der Vorname ebenfalls hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Berufliche E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn in Factorial leer gelassen, wird die persönliche E-Mail durch die berufliche E-Mail ersetzt)
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (wird von der SSN übernommen & wenn sie außerhalb Frankreichs liegt, wird der Code „99“ gesendet und der Benutzer muss ihn manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtslandescode (wird von der SSN übernommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Dienstaltersdatum im Unternehmen (basierend auf dem Feld Startdatum des Vertrags von Factorial)
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Feld Startdatum des Vertrags von Factorial)
   • Vertragsstartdatum (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Startdatum der Vertragsversion (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Einrichtung
   • Stellenbezeichnung - unter „andere Stellenbezeichnung“
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragsart sein, die standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher Basis sein)
   • Für Stundenarbeiter → Arbeitsstunden im Vertrag (muss auf monatlicher Basis sein. Dies füllt die Felder „Normale Monatsstunden“ und „Überstunden Monatsstunden“ in Silae aus)
   • Für Mitarbeiter mit einem tageweisen Vertrag → Anzahl der Tage

Wenn ein Mitarbeiterprofil oder Vertragsdaten in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen, überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren ein Mitarbeiter-Update, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1.  Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Berufliche E-Mail
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell in Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2.  Vertragsdaten - Synchronisierung vorübergehend ausgesetzt
   • Datum des Beschäftigungsbeginns
   • Vertragsstartdatum
   • Dienstaltersdatum im Unternehmen
   • Eintrittsdatum
   • Enddatum
   • Einrichtung
   • Stellenbezeichnung (unter „andere Stellenbezeichnung“)
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragsart sein, die standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das Monatsgehalt sein)
   • Für Stundenarbeiter:
     • Vertragliche Stunden - monatliche oder wöchentliche Stunden müssen eingegeben werden (diese füllen die Felder „Normale Monatsstunden“ und „Überstunden Monatsstunden“ in Silae aus)
   • Für Mitarbeiter mit einem tageweisen Vertrag:
     • Anzahl der Tage

Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt wird, wird ein Lohnabrechnungs-Update erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und den Vorfall dann als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Art der Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Abwesenheiten von einem halben Tag, einem ganzen Tag und stundenweise können synchronisiert werden. Abwesenheiten, die komplexe Regeln (wie Wartezeiten, Sozialversicherungsleistungen, Arbeitgeberzuschläge oder Schwellenwerte) beinhalten, werden von Factorial gesendet, aber in Silae berechnet, das in diesem Fall als führendes System fungiert. Silae bestimmt sowohl die entschädigte Dauer als auch die zu zahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die in der Regel einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet, das als führendes System fungiert – keine weitere Verarbeitung ist in Silae erforderlich.

•  Bezahlte Urlaubstage und RTT müssen immer in Tagen oder halben Tagen gesendet werden.
• Krankenstand wird von Silae berechnet. Wenn er in Tagen gesendet wird, wird er automatisch verarbeitet.
• Stundenabwesenheiten müssen ihre Zähler ordnungsgemäß in Stunden konfiguriert haben (z. B. Schulung, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Ausgleichsurlaub, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Wenn mehrere Tage stundenweiser Abwesenheiten gesendet werden, wird die Gesamtstundenzahl möglicherweise nicht sofort angezeigt, aber die Berechnung wird in der Lohnabrechnung korrekt wiedergegeben.

Ändern und Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wenn eine Abwesenheit, die bereits mit Silae synchronisiert wurde, später geändert oder gelöscht wird, muss sie auch manuell in Silae aktualisiert oder entfernt werden. Sie können eine Delta-Datei von Factorial exportieren, um Massenaktualisierungen durchzuführen. Wir arbeiten derzeit daran, diesen Prozess zu verbessern.

Die Integration ruft die angesammelten Urlaubszähler von Silae in Factorial auf wiederkehrender Basis ab, indem sie den angesammelten Urlaub ermittelt.

Die Zähler werden einmal im Monat basierend auf dem Validierungsdatum der Lohnabrechnung (angezeigt durch eine grüne Blase in Silae) aktualisiert. Nach dieser Aktualisierung werden die Zähler für bezahlten Urlaub (CP) und RTT automatisch mit den bereits im Vorjahr angesammelten Tagen (N-1) und den aktuell im laufenden Jahr angesammelten Tagen (N) ergänzt.

Für die Synchronisierung der Urlaubssalden müssen die Silae-Mitarbeiter-IDs in Factorial vorhanden und identisch sein.

Wie ruft man die angesammelten Urlaubszähler von SILAE nach Factorial ab?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Urlaubszähler für alle Urlaubsrichtlinien auf 0 verfügbare Tage setzen.
2. Sie müssen auch die Urlaubszähler in den Marketplace-Einstellungen konfigurieren. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
    

3. Sobald die Zähler aktiviert und die Zählcodes ausgefüllt sind, werden die angesammelten Factorial-Zähler 5 Tage nach Abschluss des Lohnabrechnungszyklus in Silae angepasst. Nach der Anpassung sieht der Benutzer eine Notiz im Zähler, die besagt: „Automatisch aktualisiert von Silae + ein Code.“ Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.
4. Die verfügbaren Tage müssen vom Administrator manuell angepasst werden, indem die Daten aus Silae exportiert und in Factorial importiert werden.

Liste der Zähler und ihrer zugehörigen Codes in Silae:

Wenn ein Synchronisierungsfehler auftritt, wird ein Fehlerbericht per E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte liefern eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung, sodass der Benutzer:

• Überprüfen kann, ob alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Probleme mit Daten identifizieren und beheben kann, die nicht erfolgreich übertragen wurden.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Die neue Einstellung wird NICHT synchronisiert (es wird ein Fehler ausgegeben).

Die Daten der neuen Einstellung in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial an Silae synchronisiert. Es gibt jedoch 2 spezifische Datenpunkte, die von Silae an Factorial synchronisiert werden:

• Matrikel - wird mit Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae erstellt wird
• Urlaubszähler - werden automatisch in Factorial 5 Tage nach der Lohnabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae erstellt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) ausgefüllt sein. Wenn ein Mitarbeiter sie nicht hat, muss der Mitarbeiter manuell sowohl in Silae als auch in Factorial erstellt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae zugewiesen wurde, müssen Sie sie in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer sind nicht kohärent
• Codes sind auf der Factorial Marketplace-Seite nicht ausgefüllt.
• Kein API-Zugriff für einige Kundenordner.