cpnAcquis oder rttAcquis

Daten werden von Factorial an Silae über unseren "Mitarbeiter-Lohnabrechnungs-Updates" Bereich übertragen. Jede Aktion, die Sie in Factorial durchführen, die die Lohnabrechnung betrifft, generiert ein Mitarbeiter-Update.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Updates synchronisiert werden, ist es wichtig, die relevanten Mitarbeiter-Updates in Factorial zu aktivieren. Diese können Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten umfassen. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Updates und aktivieren Sie alle Updates, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Wenn ein Mitarbeiter-Update generiert wird, können Sie es überprüfen und es an Silae senden, indem Sie das Mitarbeiter-Update als "Abgeschlossen" markieren. Die Übertragungszeiten können je nach Zeitraum variieren. Wenn beispielsweise am Ende des Monats eine große Anzahl von Vorgängen während des Lohnabschlusses gesendet wird, kann die Verarbeitung bis zu 5–10 Minuten in Anspruch nehmen.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial erstellt wird, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Dinge zu beachten:

• Beim Erstellen des Mitarbeiters und Laden der Vertragsinformationen, stellen Sie sicher, dass das Vertragsdatum (Eintritt ins Unternehmen) und das Beschäftigungsdatum (letzte Vertragsaktualisierung) in SILAE gleich sind. Andernfalls erstellt Silae einen neuen Vertrag, was zu Duplikationen führt.
• Für Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer: Der Datensatz wird trotzdem erstellt, aber die Validierung basiert auf der E-Mail-Adresse anstelle der Sozialversicherungsnummer. Daher wird die E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld; andernfalls kann das Mitarbeiterprofil nicht in Silae erstellt werden.
• Das Geburtsdatum und das Geschlecht, das angegeben wird, müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen.
• Der Geburtsname ist obligatorisch. Wenn er leer gelassen wird, wird der verwendete Nachname als Geburtsname behandelt, um eine Blockierung der Erstellung zu vermeiden.
• Die Matricule muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Wenn die Neueinstellung synchronisiert wird, fügen wir automatisch das Matricule-Feld in Factorial hinzu. Sie können in Silae eine Option aktivieren, um die Einzigartigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen, falls erforderlich.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig als Code 001 gesendet: Einstellung, Beginn der Tätigkeit, direkte Rekrutierung oder Rekrutierung über Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn der Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies in Silae bei Bedarf ändern.

Felder, die an Silae gesendet werden

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld zur Identifikationsnummer auswählen)
   • Geburtsname (wenn in Factorial leer gelassen, wird der Vorname hier ebenfalls synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Professionelle E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn in Factorial leer gelassen, wird die persönliche E-Mail durch die professionelle E-Mail ersetzt)
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsdepartement (wird aus der SSN entnommen; wenn es außerhalb von Frankreich liegt, wird es als Code "99" gesendet und der Benutzer muss es manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtslandcode (wird aus der SSN entnommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Startdatum-Feld des Vertrags von Factorial)
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Vertragsversion Beginn (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Betrieb
   • Berufsbezeichnung - unter „anderer Berufsbezeichnung”
   • Vertragscode (muss ein Vertragsart sein, die standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher oder jährlicher Basis angegeben werden)
   • Für Stundenmitarbeiter → Arbeitsstunden im Vertrag (muss auf monatlicher oder wöchentlicher Basis angegeben werden). Es werden die Felder „Normale monatliche Stunden“ und „Überstunden monatliche Stunden“ in Silae ausgefüllt)
   • Für Mitarbeiter mit einem tagesbasierten Vertrag → Anzahl der Tage

Wenn das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeiters in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeiterupdate erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren ein Mitarbeiterupdate, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1.  Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Berufliche E-Mail
   • Handynummer
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell in Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2.  Vertragsdaten 
   • Beginn des Arbeitsverhältnisses
   • Beginn des Vertrags
   • Eintrittsdatum
   • Enddatum
   • Einrichtung
   • Berufsbezeichnung (unter "andere Berufsbezeichnung")
   • Code des Arbeitsvertrags (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das Monatsgehalt oder das Jahresgehalt sein)
   • Für stundenweise Beschäftigte:
     • Vertragliche Stunden - monatliche oder wöchentliche Stunden müssen eingegeben werden (diese füllen die Felder “Normale monatliche Stunden” und “Überstunden monatliche Stunden” in Silae aus)
   • Für Mitarbeiter mit einem tagebasierten Vertrag:
     • Anzahl der Tage

Wie man einen Nachtrag erstellt oder einfach einen Vertrag ändert

• Erstellen Sie einen Nachtrag: Wenn eine Vertragsänderung erfolgt, und Sie möchten einen neuen Job in Silae erstellen, gehen Sie zum Vertrag-Tab im Profil Ihres Mitarbeiters in Factorial, klicken Sie auf Neue Bedingungen und geben Sie das Datum der Änderung ein.
• Ändern Sie einen Vertrag: Wenn Sie eine Änderung ohne einen neuen Job in Silae vornehmen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bedingungen korrigieren.

Stellen Sie sicher, dass das wirksame Datum mit dem Datum des Jobs in Silae übereinstimmt. Wenn nicht, wird automatisch ein neuer Job in Silae erstellt:

Verwaltung von Vertragsbeendigungen, Verlängerungen und Nachfolgen

Was ist der korrekte Workflow in Factorial ?

Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:

• Schließen Sie das Profil des Mitarbeiters in Factorial, geben Sie das Enddatum und den Grund dafür ein; der Vertragkündigungseintrag erscheint im Abschnitt "Updates" des Lohnmoduls.

Wenn der Mitarbeiter ins Unternehmen zurückkehrt:

• Reaktivieren Sie dasselbe Profil, um die neue Bedingung zu erstellen.

Wenn eine Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt wird, wird ein Lohnabrechnungsmitarbeiterupdate erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und dann den Vorfall als “Abgeschlossen” markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Art der Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Halbtägige, ganztägige und stundenweise Abwesenheiten können synchronisiert werden. Abwesenheiten, die komplexe Regeln beinhalten (wie Wartezeiten, Sozialversicherungszulagen, Arbeitgeberzuschüsse oder Schwellenwerte) werden von Factorial gesendet, aber in Silae berechnet, das in diesem Fall als Hauptsystem fungiert. Silae bestimmt sowohl die vergütete Dauer als auch die zu zahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die im Allgemeinen einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet, das als Hauptsystem fungiert — keine weitere Verarbeitung ist auf der Seite von Silae erforderlich.

•  Bezahlter Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder Halbtagen gesendet werden.
• Krankheitstage werden von Silae berechnet. Wenn sie in Tagen gesendet werden, erfolgt die Verarbeitung automatisch.
• Stundenweise Abwesenheiten müssen ihre Zähler korrekt in Stunden konfiguriert haben (z. B. Schulungen, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Ausgleichsurlaub, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Wenn mehrere Tage stundenweiser Abwesenheiten gesendet werden, werden die gesamtstunden möglicherweise nicht sofort angezeigt, aber die Berechnung wird genau auf der Lohnabrechnung reflektiert.

Ändern & Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wenn Sie eine Abwesenheit für einen Ihrer Mitarbeiter von Factorial an Silae gesendet haben und Ihr Mitarbeiter in der Zwischenzeit diese Abwesenheit aus seinem Profil gelöscht hat, wird der Abwesenheitsvorfall mit der Nachricht: “Die Abwesenheit wurde gelöscht” wieder geöffnet. Durch das Markieren dieses Vorfalls als abgeschlossen wird die Löschung an Silae gesendet:

Allgemeiner Workflow

Schritt 1 – Identifizieren Sie die EVP-Codes in Silae

Variable Lohnbestandteile werden jeden Monat von Factorial zur Integration in Silae übertragen. Jeder EVP in Silae entspricht einem spezifischen Kunden-Code. Sie finden sie unter Einstellungen > Eingabewerte. Die zu verwendenden EVP-Codes sind in der **„Name“**-Spalte aufgeführt:

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre EVPs in diesem Menü aufgeführt sind, mit Ausnahme der nativen Stunden*.

Schritt 2 – Konfigurieren Sie die EVP-Codes in Factorial

In Factorial werden diese EVPs an derselben Stelle wie Abwesenheitscodes, Mitarbeiterdateinummern und Einrichtungscodes unter den Feldern „zusätzliche Vergütung” eingegeben:

Schritt 3 – Senden Sie die EVP von Factorial an Silae

Die EVPs werden in Factorial eingegeben und manuell (durch einen Klick auf eine Schaltfläche) über die API gesendet:

Schritt 4 – Überprüfen Sie den Integrationsstatus in Factorial

Nachdem die Daten verarbeitet wurden, wird der Integrationsstatus in Factorial zurückgegeben:

Die Antwort muss die ID und den Verarbeitungsstatus enthalten, der eine der folgenden drei Optionen sein kann:

• erfolgreich – wenn die VPE erfolgreich mit Silae synchronisiert wurde
• fehlgeschlagen – wenn ein technischer Fehler die Synchronisation verhinderte
• ungültig – wenn die gesendeten Daten falsch oder unvollständig sind

Zusätzliche Details zu spezifischen Variablenarten

*Die nativen Stunden

Für Stunden müssen Sie sie nicht im Menü „Eingabewerte” eingeben.

Sie müssen nur die entsprechenden Silae-Stunden-Codes in Factorial korrekt zuweisen, je nach den in Ihrer Lohnabrechnung verwendeten Kategorien.

1. Native Stunden (Standard-Silae-Codes)

Diese Stunden verwenden vordefinierte Silae-Codes:

• HN = reguläre Stunden
• HM = Stunden mit erhöhtem Satz
• HC = ergänzende Stunden
• HCNSTEPA = ergänzende Stunden, die nicht der TEPA unterliegen
• HS25 = Überstunden mit 25%
• HS50 = Überstunden mit 50%
• HS100 = Überstunden mit 100%

2. Stunden mit benutzerdefinierten Silae-Codes

Die folgenden Codes entsprechen Stunden, die auf benutzerdefinierten Silae-Konfigurationen basieren.

Wenn Ihre Einrichtung eine dieser Stunden verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Code in Factorial reproduzieren:

3. Ein EVP, das als reguläre Stunden getarnt ist

Hier sind einige Beispiele - Dies sind Lohnvariablen (oft mit Prämien- oder Zulagenprofilen verknüpft), für die es wichtig ist, den Code im spezifischen Silae-Menü “einzugeben” anzugeben:

• Feiertagsstunden : die Anzahl der Stunden dient als Multiplikator für eine Prämie oder Erhöhung.
• Bereitschaftsstunden: Ob als Pauschale oder Stundenlohn bezahlt, benötigt Silae einen variablen Vergütungscode (oft die Anzahl der Bereitschaftsstunden), um die Zulage auszulösen.
• Nachtarbeitsstunden: Das Volumen der übertragenen Stunden dient ausschließlich als Auslöser für das Nachtarbeitsprämienzahlungselement.

Versand einer Vorauszahlung

Wenn Sie eine Vorauszahlung senden müssen, müssen Sie den Code “acompte” in den Factorial-Integrationsdaten verwenden, damit wir diesen Typ von VPE ordnungsgemäß identifizieren können.

Es gibt keinen spezifischen entsprechenden Code in Silae für Vorauszahlungen.

Die Integration ruft die angesammelten Urlaubstage von Silae zu Factorial gemäß Ihren Bedürfnissen ab und spiegelt den angesammelten Urlaub wider. Die Zähler werden über die KLYR-Plattform zu Beginn des folgenden Monats aktualisiert, sobald Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden. Nach diesem Update werden die Zähler für bezahlten Urlaub (CP) und RTT automatisch synchronisiert. Für CP umfasst dies sowohl die Tage, die im Vorjahr (N‑1) bereits angesammelt wurden, als auch die Tage, die derzeit für das laufende Jahr (N) angesammelt werden.

Wie ruft man die angesammelten Urlaubszähler von SILAE zu Factorial ab?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Basis für die kumulierten Tage in Ihren Urlaubsrichtlinien auf 0 setzen, um die automatische Berechnung der Ansammlung durch Factorial zu deaktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub und Abwesenheit > Ihre Urlaubsrichtlinie > Zähler → setzen Sie die Basis für kumulierte Tage auf 0.
   

   

1. Geben Sie den Zählercode in Factorial unter Entdecken > Integration ein. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
   
   
2. Achten Sie in den Einstellungen von Factorial darauf, dass keine Übertragung von ungenutzten Tagen aus dem Vorjahr zulässig ist, da die Berechnung der angesammelten Urlaubstage von Silae die übertragenen Tage umfasst.
   
3. Sobald die Zähler aktiviert und die Zählercodes vervollständigt sind, werden die angesammelten und derzeit angesammelten Zähler in Factorial durch Ihre Aktionen auf KLYR angepasst.

Was ist KLYR und wie funktioniert es?

KLYR ist die Plattform, die verwendet wird, um Ihre Urlaubszähler von Silae zu Factorial zu synchronisieren. So funktioniert es:

1. Am Ende jedes Monats, nachdem Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden, müssen Sie auswählen:
   • Den Namen Ihres Unternehmens
   • Die Gehaltsordner (Einheiten), die Sie synchronisieren möchten
2. Wählen Sie den richtigen Monat:
   • Wählen Sie den vorherigen Monat, wenn Sie diese Aktion zu Beginn des folgenden Monats durchführen.
   • Wählen Sie den aktuellen Monat, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen vor Ende des Monats validiert haben.
3. Zugang zu KLYR:
   • Um jemandem Zugang zu KLYR zu gewähren, senden Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die Zugang benötigen an die folgende Adresse: support@fortifydigital.zendesk.com

Sobald die Anpassung vorgenommen wurde, sieht der Benutzer eine Notiz im Factorial-Zähler mit dem Hinweis „Automatisch aktualisiert von Silae + ein Code.“ Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.

Wenn Silae erst mit der Berechnung der Gehaltsabrechnungen begonnen hat, ist es normal, dass die Zähler noch nicht aktualisiert wurden. Die monatlichen Zähler werden nur berücksichtigt, wenn alle Gehaltsabrechnungen validiert und gedruckt wurden.

Wenn beispielsweise Gehaltsabrechnungen berechnet, aber noch nicht überprüft oder gedruckt wurden, bleibt die Blase oben gelb. Sobald die Blase grün wird, werden die Informationen korrekt aktualisiert.

Liste der Zähler und ihrer zugehörigen Codes in Silae:

Wenn ein Synchronisierungsfehler auftritt, wird ein Fehlerbericht per E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte bieten eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung, sodass der Benutzer:

• Überprüfen kann, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Probleme mit Daten, die nicht erfolgreich übertragen wurden, identifizieren und lösen kann.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Der neue Mitarbeiter wird NICHT synchronisiert (es wird ein Fehler angezeigt).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial nach Silae synchronisiert. Es gibt jedoch 2 spezifische Datenpunkte, die von Silae nach Factorial synchronisiert werden:

• Matrikel - wird an Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae erstellt wird
• Urlaubsanspruchszähler - werden automatisch in Factorial 5 Tage nach der Berechnung der Gehaltsabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae erstellt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) ausgefüllt werden. Wenn ein Mitarbeiter diese nicht hat, muss der Mitarbeiter sowohl in Silae als auch in Factorial manuell erstellt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae zugewiesen ist, müssen Sie sie in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer sind nicht kohärent
• Codes sind auf der Seite des Factorial Marktplatzes nicht ausgefüllt.
• Kein API-Zugang für einige Kundendossiers.