Die Datenübertragung von Factorial zu Silae erfolgt über unseren Bereich „Mitarbeiter-Gehaltsabrechnungsaktualisierungen“ . Jede Aktion in Factorial , die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirkt, generiert eine Mitarbeiteraktualisierung.

Um sicherzustellen, dass die korrekten Aktualisierungen synchronisiert werden, ist es wichtig, die entsprechenden Mitarbeiteraktualisierungen in Factorial zu aktivieren. Dies können Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten sein. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Gehaltsabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen und aktivieren Sie alle Aktualisierungen, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Sobald eine Mitarbeiteraktualisierung erstellt wurde, können Sie diese prüfen und an Silae senden, indem Sie sie als „Abgeschlossen“ markieren. Die Übertragungszeiten können je nach Zeitraum variieren. Wenn beispielsweise zum Monatsende während des Gehaltsabrechnungsabschlusses eine große Anzahl von Vorfällen übermittelt wird, kann die Verarbeitung bis zu 5–10 Minuten dauern.

Wenn in Factorial ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, wird automatisch ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können dieses öffnen, die Daten auf Richtigkeit überprüfen und es anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Punkte, die zu beachten sind:

• Achten Sie beim Anlegen des Mitarbeiters und beim Laden der Vertragsinformationen darauf, dass das Vertragsdatum in Silae übereinstimmt. Andernfalls erstellt Silae einen neuen Vertrag, was zu einer Duplizierung führt.
• Wenn Sie Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer haben → müssen Sie den Mitarbeiter zunächst in Silae anlegen, um eine vorläufige Sozialversicherungsnummer zu erhalten (nach der ersten Gehaltsabrechnung), und diese dann in Factorial eingeben. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Änderungen dieses Mitarbeiters von Factorial mit Silae synchronisieren.
• Das angegebene Geburtsdatum und Geschlecht müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen .
• Die Angabe des Geburtsnamens ist obligatorisch. Wird dieses Feld leer gelassen, wird der angegebene Nachname als Geburtsname verwendet, um die Erstellung des Kontos nicht zu blockieren.
• Die Matrikelnummer muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Sobald der neue Mitarbeiter synchronisiert ist, wird das Matrikelnummernfeld in Factorial automatisch ausgefüllt. Bei Bedarf können Sie in Silae eine Option aktivieren, um die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig mit dem Code 001 übermittelt: Einstellung, Tätigkeitsbeginn, Direkteinstellung oder Einstellung über Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn einer Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies bei Bedarf in Silae ändern.

Felder werden nach Silae geschickt

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (Der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld „Identifikationsnummer“ auswählen)
   • Mädchenname (falls dieser in Factorial leer gelassen wird, wird der Vorname auch hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Professionelle E-Mail
   • Private E-Mail-Adresse (falls dieses Feld in Factorial leer gelassen wird, wird die private E-Mail-Adresse durch die geschäftliche E-Mail-Adresse ersetzt)
   • Mobiltelefon
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (die Daten werden aus der Sozialversicherungsnummer entnommen; bei Geburten außerhalb Frankreichs werden sie als Code „99“ übermittelt und müssen vom Benutzer manuell in Silae bearbeitet werden)
   • Geburtslandcode (wird aus der Sozialversicherungsnummer abgeleitet)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Feld „Startdatum“ im Vertrag von Factorial )
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial )
   • Vertragsversion Startdatum (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial )
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung – unter „Sonstige Berufsbezeichnung“
   • Arbeitsvertragscode (muss ein in Factorial standardmäßig verfügbarer Vertragstyp sein)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher oder jährlicher Basis angegeben werden)
   • Für Stundenlohnempfänger → Die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten (müssen monatlich oder wöchentlich erfasst werden). Diese werden in Silae in die Felder „Normale Monatsstunden“ und „Monatliche Überstunden“ eingetragen.
   • Für Mitarbeiter mit einem Tagesvertrag → Anzahl der Tage

Wenn in Factorial das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeiters aktualisiert werden, wird eine Mitarbeiteraktualisierung erstellt. Sie können diese öffnen, die Richtigkeit aller Daten überprüfen und sie anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren eine Mitarbeiteraktualisierung, die mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Professionelle E-Mail
   • Mobiltelefon
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell in Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Beschäftigungsbeginn
   • Vertragsbeginn
   • Eintragungsdatum
   • Enddatum
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung (unter "andere Berufsbezeichnung")
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der in Factorial standardmäßig verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das Monatsgehalt oder das Jahresgehalt sein)
   • Für Stundenlohnempfänger:
     • Vertraglich festgelegte Stunden – es müssen monatliche oder wöchentliche Stunden eingegeben werden (diese werden in Silae in die Felder „Normale monatliche Stunden“ und „Monatliche Überstunden“ eingetragen).
   • Für Mitarbeiter mit einem tageweisen Vertrag:
     • Anzahl der Tage

Wie man einen Nachtrag erstellt oder einen Vertrag einfach ändert

• Nachtrag erstellen: Wenn sich der Vertrag ändert und Sie in Silae einen neuen Job anlegen möchten, gehen Sie in Factorial im Profil Ihres Mitarbeiters auf die Registerkarte „Vertrag“ , klicken Sie auf „Neue Bedingungen“ und geben Sie das Datum der Änderung ein.
• Einen Vertrag ändern: Wenn Sie eine Änderung vornehmen möchten, ohne einen neuen Auftrag in Silae zu erstellen , klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Bedingungen korrigieren“ .

Stellen Sie sicher, dass das Gültigkeitsdatum mit dem Enddatum des vorherigen Auftrags in Silae übereinstimmt. Andernfalls wird automatisch ein neuer Auftrag in Silae erstellt.

Wird die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt, wird ein Aktualisierungseintrag in der Lohnbuchhaltung erstellt. Sie können die Richtigkeit aller Daten überprüfen und den Vorgang anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Arten von Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Halbtägige, ganztägige und stundenweise Abwesenheiten können synchronisiert werden. Abwesenheiten mit komplexen Regeln (wie Wartezeiten, Sozialversicherungsbeiträgen, Arbeitgeberzuschüssen oder Schwellenwerten) werden von Factorial übermittelt, aber in Silae berechnet , das in diesem Fall als Mastersystem fungiert. Silae ermittelt sowohl die vergütete Dauer als auch die auszuzahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die im Allgemeinen einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet , das als Mastersystem fungiert – eine weitere Verarbeitung auf Seiten von Silae ist nicht erforderlich.

• Anträge auf bezahlten Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder halben Tagen eingereicht werden.
• Der Krankenurlaub wird von Silae berechnet. Bei Angabe in Tagen erfolgt die Verarbeitung automatisch.
• Bei stundenbasierten Abwesenheiten müssen die Zähler korrekt in Stunden konfiguriert sein (z. B. Schulungen, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Freizeitausgleich, bezahlter/unbezahlter Urlaub).

Werden mehrere Tage mit stundenweiser Abwesenheit gemeldet, werden die Gesamtstunden möglicherweise nicht sofort angezeigt , die Berechnung spiegelt sich jedoch korrekt auf dem Gehaltszettel wider .

Ändern und Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wird eine Abwesenheit, die bereits mit Silae synchronisiert wurde, später geändert oder gelöscht, muss sie auch in Silae manuell aktualisiert bzw. entfernt werden. Sie können eine Delta-Datei aus Factorial exportieren, um Massenaktualisierungen durchzuführen. Wir arbeiten derzeit an der Verbesserung dieses Prozesses.

Die Integration ruft die aktualisierten Urlaubszähler von Silae regelmäßig in Factorial ab, indem sie den angesammelten Urlaub ermittelt. Die Zähler werden monatlich, jeweils zu Beginn des Folgemonats, aktualisiert. Nach dieser Aktualisierung werden die Zähler für bezahlten Urlaub (CP) und Resturlaub (RTT) automatisch vervollständigt. Beim CP werden sowohl die im Vorjahr bereits erhöhten Tage (N-1) als auch die aktuell im laufenden Jahr erhöhten Tage (N) berücksichtigt. Für die Synchronisierung des Urlaubsguthabens müssen die Silae-Mitarbeiter-IDs in Factorial vorhanden und identisch sein.

Wie lassen sich die angesammelten Urlaubsansprüche aus SILAE in Factorial umrechnen?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Urlaubszähler für alle Urlaubsrichtlinien auf 0 verfügbare Tage setzen.
2. Außerdem müssen Sie die Urlaubszähler in den Marketplace-Einstellungen konfigurieren. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
   

3. Nach der Aktivierung und Eingabe der Zählercodes werden die aufgelaufenen Factorial fünf Tage nach Abschluss des Abrechnungszeitraums in Silae angepasst. Nach der Anpassung sieht der Benutzer im Zähler den Hinweis „ Automatisch von Silae aktualisiert + Code“. Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.
4. Die verfügbaren Tage müssen vom Administrator manuell angepasst werden, indem die Daten aus Silae exportiert und in Factorial importiert werden.

Wenn Silae erst mit der Berechnung der Gehaltsabrechnungen begonnen hat, ist es normal, dass die Zähler noch nicht aktualisiert wurden. Die monatlichen Zählerstände werden erst berücksichtigt, nachdem alle Gehaltsabrechnungen geprüft und gedruckt wurden .

Wenn beispielsweise die Gehaltsabrechnungen berechnet, aber noch nicht geprüft oder gedruckt wurden , bleibt die Blase oben gelb . Sobald die Blase grün wird, sind die Informationen korrekt aktualisiert.

Liste der Zähler und ihrer zugehörigen Codes in Silae:

Tritt ein Synchronisierungsfehler auf, wird dem Kunden ein Fehlerbericht per E-Mail zugesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte liefern eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung und ermöglichen dem Benutzer Folgendes:

• Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Identifizieren und beheben Sie alle Probleme im Zusammenhang mit Daten, die nicht erfolgreich übertragen wurden.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Der neue Mitarbeiter wird NICHT synchronisiert (es wird eine Fehlermeldung angezeigt).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial werden die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae überschreiben.

Die meisten Daten werden von Factorial zu Silae synchronisiert. Es gibt jedoch zwei spezifische Datenpunkte, die von Silae zu Factorial synchronisiert werden:

• Matrikelnummer – wird mit Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae angelegt wird.
• Abwesenheitszähler – automatische Anpassung in Factorial 5 Tage nach der Gehaltsabrechnung in Silae

Um einen Mitarbeiter in Silae anzulegen, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) angegeben werden. Falls keine SSN vorhanden ist, muss der Mitarbeiter manuell sowohl in Silae als auch in Factorial angelegt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae vergeben wurde, muss sie in Factorial kopiert werden.

• Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer stimmen nicht überein.
• Auf der Factorial Marketplace-Seite sind keine Codes ausgefüllt.
• Für einige Kundendossiers kein API-Zugriff.