cpnAcquis oder rttAcquis

Daten werden von Factorial zu Silae über unseren "Mitarbeiter-Lohnaktualisierungen"-Bereich übertragen. Jede Aktion, die Sie in Factorial durchführen und die die Lohnabrechnung betrifft, generiert eine Mitarbeiteraktualisierung.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Aktualisierungen synchronisiert werden, ist es wichtig, die entsprechenden Mitarbeiteraktualisierungen in Factorial zu aktivieren. Dazu gehören möglicherweise Neueinstellungen, Vertragsänderungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Abwesenheiten. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen und aktivieren Sie alle Aktualisierungen, die Sie mit Silae synchronisieren möchten.

Wenn eine Mitarbeiteraktualisierung generiert wird, können Sie sie überprüfen und sie an Silae senden, indem Sie die Mitarbeiteraktualisierung als "Abgeschlossen" markieren. Die Übertragungszeiten können je nach Zeitraum variieren. Wenn beispielsweise am Ende des Monats eine große Anzahl von Vorfällen während des Lohnabschlusses gesendet wird, kann die Bearbeitung bis zu 5–10 Minuten dauern.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial erstellt wird, wird eine Mitarbeiteraktualisierung erzeugt. Sie können diese öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und sie dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Dinge zu beachten:

• Beim Erstellen des Mitarbeiters und Laden der Vertragsinformationen sollten Sie darauf achten, dass das Vertragsdatum (Eintritt ins Unternehmen) und das Beschäftigungsdatum (aktuelle Vertragsaktualisierung) in SILAE gleich sind. Andernfalls wird Silae einen neuen Vertrag erstellen, was zu Duplikationen führt.
• Für Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer: Der Datensatz wird weiterhin erstellt, aber die Validierung erfolgt auf der Grundlage der E-Mail-Adresse anstelle der Sozialversicherungsnummer. Daher wird die E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld; andernfalls kann das Mitarbeiterprofil nicht in Silae erstellt werden.
• Das Geburtsdatum und das Geschlecht, die angegeben werden, müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen.
• Der Geburtsname ist pflichtig. Wenn er leer gelassen wird, wird der verwendete Nachname als Geburtsname behandelt, um die Erstellung nicht zu blockieren.
• Die Matricule muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Wenn die Neueinstellung synchronisiert wird, füllen wir automatisch das Matricule-Feld in Factorial aus. Sie können eine Option in Silae aktivieren, um die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen sicherzustellen, falls erforderlich.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig als Code 001 gesendet: Einstellung, Beginn der Aktivität, direkte Einstellung oder Einstellung über Wettbewerb (öffentlicher Dienst), Beginn der Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies in Silae bei Bedarf ändern.

Felder, die an Silae gesendet werden

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld für die Identifikationsnummer auswählen)
   • Geburtsname (wenn im Factorial leer gelassen, wird der Vorname auch hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Berufliche E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn im Factorial leer gelassen, wird die persönliche E-Mail durch die berufliche E-Mail ersetzt)
   • Handynummer
   • Heimadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (wird von der SSN übernommen; wenn sie außerhalb Frankreichs liegt, wird sie als Code "99" gesendet, und der Benutzer muss sie manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtslandcode (wird von der SSN übernommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Eintrittsdatum-Feld des Vertrags von Factorial)
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Vertragsversion Beginn (basierend auf dem Wirksamkeitsdatum des Vertrags von Factorial)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Einrichtung
   • Berufsbezeichnung - unter "andere Berufsbezeichnung"
   • Vertragscode (muss ein in Factorial standardmäßig verfügbarer Vertragstyp sein)
   • Grundgehalt (muss auf monatlicher oder jährlicher Basis angegeben werden)
   • Für stundenweise Beschäftigte → Arbeitsstunden im Vertrag (muss auf monatlicher oder wöchentlicher Basis angegeben werden). Es werden die Felder "Normale monatliche Stunden" und "Überstunden monatliche Stunden" in Silae ausgefüllt)
   • Für Mitarbeiter mit einem tagebasierten Vertrag → Anzahl der Tage

Wenn die Profil- oder Vertragsdaten eines Mitarbeitenden in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeitenden-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und dann als "Abgeschlossen" markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren ein Mitarbeitenden-Update, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeitendendaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Berufliche E-Mail
   • Handy
   • Wohnadresse (Stadt, Land, Bundesland, Straße, Nummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, der Text muss manuell von Silae geändert werden)
   • IBAN
   • BIC
2. Vertragsdaten 
   • Beschäftigungsbeginn
   • Vertragsbeginn
   • Eintrittsdatum
   • Enddatum
   • Einrichtung
   • Berufsbezeichnung (unter "andere Berufsbezeichnung")
   • Code des Arbeitsvertrags (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss das monatliche Gehalt oder das Jahresgehalt sein)
   • Für stundenweise Mitarbeitende:
     • Vertragliche Stunden - monatliche oder wöchentliche Stunden müssen eingegeben werden (diese füllen die Felder "Normale monatliche Stunden" und "Überstunden monatliche Stunden" in Silae aus)
   • Für Mitarbeitende mit einem tagbasierten Vertrag:
     • Anzahl der Tage

Wie man einen Nachtrag erstellt oder einfach einen Vertrag ändert

• Erstellen Sie einen Nachtrag: Wenn eine Vertragsänderung erfolgt, und Sie möchten einen neuen Job in Silae erstellen, gehen Sie zum Vertrag-Reiter im Profil Ihres Mitarbeitenden in Factorial, klicken Sie auf Neue Bedingungen und geben Sie das Datum der Änderung ein.
• Ändern Sie einen Vertrag: Wenn Sie eine Änderung ohne Erstellung eines neuen Jobs in Silae vornehmen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bedingungen korrigieren.

Stellen Sie sicher, dass das wirksame Datum mit dem Datum des Jobs in Silae übereinstimmt. Wenn nicht, wird automatisch ein neuer Job in Silae erstellt:

Verwaltung von Vertragsbeendigungen, -verlängerungen und -nachfolgen

Was ist der korrekte Workflow, der in Factorial zu befolgen ist?

Wenn der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt:

• Schließen Sie das Profil des Mitarbeitenden in Factorial, geben Sie das Enddatum und den Grund dafür ein; der Eintrag zur Vertragskündigung erscheint im Abschnitt "Updates" des Gehaltsmoduls.

Wenn der Mitarbeitende wieder ins Unternehmen eintritt:

• Reaktivieren Sie dasselbe Profil, um die neue Bedingung zu erstellen.

Wenn eine Abwesenheit eines Mitarbeitenden in Factorial genehmigt wird, wird ein Gehaltsabrechnungs-Mitarbeitenden-Update erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und dann den Vorfall als "Abgeschlossen" markieren, um die Daten an Silae zu synchronisieren.

Art der Abwesenheiten, die synchronisiert werden können

Halbtägige, ganztägige und stundenweise Abwesenheiten können synchronisiert werden. Abwesenheiten, die komplexe Regeln beinhalten (wie Wartezeiten, Sozialversicherungszulagen, Arbeitgeberzuschüsse oder Schwellenwerte) werden von Factorial gesendet, aber in Silae berechnet, das in diesem Fall als Hauptsystem fungiert. Silae bestimmt sowohl die entschädigte Dauer als auch die zu zahlenden Beträge.

Andere Abwesenheiten, die in der Regel einfacher sind, werden direkt in Factorial verwaltet, das als Hauptsystem fungiert - keine weitere Verarbeitung ist auf Seiten von Silae erforderlich. 

•  Bezahlter Urlaub und RTT müssen immer in Tagen oder Halbtagen gesendet werden. 
• Krankheitsurlaub wird von Silae berechnet. Wenn in Tagen gesendet, wird es automatisch verarbeitet. 
• Stundenweise Abwesenheiten müssen ihre Zähler korrekt in Stunden konfiguriert haben (z. B. Schulungen, Umwandlungsurlaub, Feiertage, Ausgleichsurlaub, bezahlter/unbezahlter Urlaub). 

Wenn mehrere Tage stundenweiser Abwesenheiten gesendet werden, werden die Gesamtstunden möglicherweise nicht sofort angezeigt, aber die Berechnung wird genau in der Gehaltsabrechnung widergespiegelt.

Ändern & Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Wenn Sie eine Abwesenheit für einen Ihrer Mitarbeitenden von Factorial an Silae gesendet haben und Ihr Mitarbeitender in der Zwischenzeit diese Abwesenheit aus seinem Profil gelöscht hat, wird der Abwesenheitsvorfall mit der Nachricht "Die Abwesenheit wurde gelöscht" wieder geöffnet. Indem Sie diesen Vorfall als abgeschlossen markieren, wird die Löschung an Silae gesendet:

Allgemeiner Workflow

Schritt 1 – Identifizieren Sie die EVP-Codes in Silae

Variable Gehaltsbestandteile werden jeden Monat von Factorial zur Integration in Silae übertragen. Jeder EVP in Silae entspricht einem kundenspezifischen Code. Sie finden sie unter Einstellungen > Eingangsvariablen. Die zu verwendenden EVP-Codes sind in der **“Name”**-Spalte aufgeführt:

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre EVPs in diesem Menü aufgeführt sind, mit Ausnahme der nativen Stunden*.

Schritt 2 – Konfigurieren Sie EVP-Codes in Factorial

In Factorial werden diese EVPs am selben Ort eingegeben wie Abwesenheitscodes, Mitarbeitendenaktennummern und Einrichtungscodes, unter den Feldern „zusätzliche Vergütung“:

Schritt 3 – Senden Sie die EVP von Factorial an Silae

Die EVPs werden in Factorial eingegeben und manuell (durch einen Klick auf einen Button) über die API gesendet:

Schritt 4 – Überprüfen Sie den Integrationsstatus in Factorial

Sobald die Daten verarbeitet wurden, wird der Integrationsstatus in Factorial zurückgegeben:

Die Antwort muss die ID und den Verarbeitungsstatus enthalten, der eine der folgenden drei Optionen sein kann:

• erfolgreich – wenn die VPE erfolgreich mit Silae synchronisiert wurde
• fehlgeschlagen – wenn ein technischer Fehler die Synchronisation verhinderte
• ungültig – wenn die gesendeten Daten inkorrekt oder unvollständig sind

Zusätzliche Details zu spezifischen Variablentypen

*Die nativen Stunden

Für Stunden müssen Sie nicht in das Menü „Eingangsvariablen“ eingeben.

Sie müssen nur die entsprechenden Silae-Stundencodes in Factorial korrekt zuordnen, abhängig von den in Ihrer Gehaltsabrechnung verwendeten Kategorien.

1. Native Stunden (Standard-Silae-Codes)

Diese Stunden verwenden vordefinierte Silae-Codes:

• HN = reguläre Stunden
• HM = Stunden mit erhöhtem Satz
• HC = ergänzende Stunden
• HCNSTEPA = ergänzende Stunden, die nicht der TEPA unterliegen
• HS25 = Überstunden zu 25%
• HS50 = Überstunden zu 50%
• HS100 = Überstunden zu 100%

2. Stunden mit benutzerdefinierten Silae-Codes

Die folgenden Codes entsprechen Stunden, die auf benutzerdefinierten Silae-Konfigurationen basieren.

Wenn Ihre Einrichtung einen dieser Codes verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Code in Factorial reproduzieren:

3. Ein EVP, der als reguläre Stunden getarnt ist

Hier sind einige Beispiele - Dies sind Gehaltsvariablen (oft mit Premium- oder Zulagenprofilen verknüpft)

• Feiertagsstunden: Die Anzahl der Stunden dient als Multiplikator für eine Prämie oder Erhöhung.
• Bereitschaftsstunden: Ob als Pauschalbetrag oder Stundenlohn bezahlt, Silae benötigt einen variablen Zahlungscode (oft die Anzahl der Bereitschaftsstunden), um die Zulage auszulösen.
• Nachtarbeitsstunden: Das Volumen der übertragenen Stunden dient ausschließlich als Auslöser für die Nachtzuschlagszahlung.

Überweisung einer Vorauszahlung

Wenn Sie eine Vorauszahlung senden müssen, müssen Sie den Code “acompte” in den Factorial-Integrationsdaten verwenden, damit wir diesen Typ von VPE richtig identifizieren können.

Es gibt keinen spezifischen entsprechenden Code in Silae für Vorauszahlungen.

Die Integration ruft die angesammelten Urlaubstage von Silae zu Factorial gemäß Ihren Bedürfnissen ab und spiegelt den angesammelten Urlaub wider. Die Zähler werden über die KLYR-Plattform zu Beginn des folgenden Monats aktualisiert, nachdem Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden. Nach diesem Update werden die bezahlten Urlaubstage (CP) und RTT-Zähler automatisch synchronisiert. Für CP umfasst dies sowohl die Tage, die im Vorjahr (N‑1) bereits angesammelt wurden, als auch die Tage, die derzeit für das laufende Jahr (N) angesammelt werden.

Wie ruft man die angesammelten Urlaubstage von SILAE zu Factorial ab?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Basis für die kumulierten Tage in Ihren Urlaubsrichtlinien auf 0 setzen, um die automatische Berechnung der Ansammlung durch Factorial zu deaktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub und Abwesenheit > Ihre Urlaubsrichtlinie > Zähler → setzen Sie die Basis für kumulierte Tage auf 0.
   

   

1. Geben Sie den Zählercode in Factorial unter Entdecken > Integration ein. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Urlaubsrichtlinie verknüpft ist.
   
   
2. Achten Sie in den Einstellungen von Factorial darauf, die Übertragung ungenutzter Tage aus dem Vorjahr nicht zuzulassen, da die Berechnung der angesammelten Urlaubstage (CP) von Silae die übertragenen Tage beinhaltet.
   
3. Sobald die Zähler aktiviert und die Zählercodes vervollständigt sind, werden die von Ihren Aktionen auf KLYR angepassten Zähler für Factorial angepasst.

Was ist KLYR und wie funktioniert es?

KLYR ist die Plattform, die verwendet wird, um Ihre Urlaubstage von Silae zu Factorial zu synchronisieren. So funktioniert es:

1. Am Ende jedes Monats, nachdem Ihre Gehaltsabrechnungen validiert wurden, müssen Sie auswählen:
   • Den Namen Ihres Unternehmens
   • Die Gehaltsordner (Einheiten), die Sie synchronisieren möchten
2. Wählen Sie den richtigen Monat:
   • Wählen Sie den vorherigen Monat, wenn Sie diese Aktion zu Beginn des folgenden Monats durchführen.
   • Wählen Sie den aktuellen Monat, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen vor Ende des Monats validiert haben.
3. Zugang zu KLYR:
   • Um jemandem Zugang zu KLYR zu geben, sendet die E-Mail-Adressen der Personen, die Zugang benötigen an die folgende Adresse: support@fortifydigital.zendesk.com

Sobald die Anpassung vorgenommen wurde, sieht der Benutzer eine Notiz im Zähler von Factorial, die sagt: „Automatisch aktualisiert von Silae + ein Code.“ Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.

Wenn Silae erst begonnen hat, die Gehaltsabrechnungen zu berechnen, ist es normal, dass die Zähler noch nicht aktualisiert wurden. Die monatlichen Zähler werden nur berücksichtigt, wenn alle Gehaltsabrechnungen validiert und gedruckt wurden.

Wenn beispielsweise die Gehaltsabrechnungen berechnet, aber noch nicht überprüft oder gedruckt wurden, bleibt die Blase oben gelb. Sobald die Blase grün wird, werden die Informationen korrekt aktualisiert.

Liste der Zähler und ihrer zugehörigen Codes in Silae:

Wenn ein Synchronisierungsfehler auftritt, wird ein Fehlerbericht per E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte bieten eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung, sodass der Benutzer:

• Überprüfen kann, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Probleme bei nicht erfolgreich übertragenen Daten identifizieren und lösen kann.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Der neue Mitarbeiter wird NICHT synchronisiert (es wird einen Fehler geben).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial zu Silae synchronisiert. Es gibt jedoch 2 spezifische Datenpunkte, die von Silae zu Factorial synchronisiert werden:

• Matrikel - wird zu Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae erstellt wird
• Urlaubsanspruchszähler - werden automatisch in Factorial 5 Tage nach der Gehaltsabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae erstellt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) ausgefüllt sein. Wenn ein Mitarbeiter diese nicht hat, muss der Mitarbeiter manuell sowohl in Silae als auch in Factorial erstellt werden. Sobald die temporäre SSN in Silae zugewiesen ist, müssen Sie sie in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer sind nicht kohärent
• Codes sind nicht auf der Seite des Factorial Marktplatzes ausgefüllt.
• Kein API-Zugang für einige Kundenakten.