So importieren Sie Vergütungen

1. Gehen Sie zum Vergütungs-Modul im Seitenmenü
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zyklen und greifen Sie auf einen Zyklus zu
3. Klicken Sie auf Importieren in der oberen rechten Ecke
4. Wählen Sie aus, um Vergütungen zu importieren
5. Laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie Ihre Datei hoch (akzeptierte Formate: .xls oder .xlsx).
6. Überprüfen Sie die automatisch zugeordneten Spalten und ordnen Sie alle verbleibenden manuell zu
7. Klicken Sie auf Bestätigen
8. Überprüfen Sie die Vorschau und beheben Sie mögliche Fehler
9. Klicken Sie auf Import abschließen
10. Klicken Sie auf Einreichen

Wenn der Import abgeschlossen ist, wird eine Nachricht Vergütungen importiert angezeigt, die mit der importierten Datei verlinkt ist.

Verwaltung importierter Werte im Vergütungsmodul

Im Factorial-Modul für Vergütungen wird jeder Import als neuer Eintrag für jede/n Mitarbeiter/in im Seitenbereich generiert. Sie können so viele Dateien importieren, wie Sie benötigen – zum Beispiel eine für jedes Lohnkonzept.

Werte, die von einer importierten Datei erstellt wurden, zeigen Importiert von <Dateiname> im Seitenbereich des Mitarbeiters an. Diese Werte können nicht einzeln bearbeitet oder gelöscht werden. Um sie zu ändern, löschen Sie die Datei und importieren Sie sie erneut.

Sehen Sie Ihre importierten Dateien

1. Gehen Sie zum Vergütungs-Modul und öffnen Sie den Zyklus
2. Öffnen Sie Aktivität → Dokumente
3. In Importierte Vergütungen finden Sie jede Datei, die in den Zyklus importiert wurde, mit:
   • Wer sie importiert hat und wann
   • Den Status: Importieren, Importiert oder Importiert mit Fehlern
   • Wie viele Einträge und Personen sie geschrieben hat
4. Verwenden Sie das Menü der Datei, um die ursprüngliche Datei herunterzuladen, Details anzuzeigen oder sie zu löschen

Eine importierte Datei löschen

Wenn Sie eine falsche oder doppelte Datei importiert haben, können Sie dies auf einmal rückgängig machen:

1. In Aktivität → Dokumente → Importierte Vergütungen öffnen Sie das Menü der Datei
2. Klicken Sie auf Löschen
3. Überprüfen Sie, wie viele Vergütungen und Personen betroffen sein werden, und bestätigen Sie

Die Löschung erfolgt im Hintergrund und die Tabelle wird aktualisiert, wenn sie abgeschlossen ist.

Was passiert, wenn Sie eine Datei löschen:

• Die Werte, die die Datei erstellt hat, werden entfernt
• Die Werte, die die Datei ausgefüllt hat, wie z.B. ein noch zu definierender Vertragsbetrag, werden geleert
• Jeder Wert, den jemand nach dem Import manuell geändert hat, bleibt erhalten
• Die Löschung wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet, mit dem Dateinamen, den entfernten Vergütungen und den betroffenen Personen

Sie können auch One fragen, zum Beispiel: "Löschen Sie die Vergütungsdatei, die ich in den Zyklus Oktober 2026 importiert habe". One findet die Datei, bittet Sie um Bestätigung und entfernt, was es geschrieben hat, genau wie Löschen aus Aktivität → Dokumente.

Werte aus Dateien, die vor dieser Funktion importiert wurden

Bearbeiten importierter Werte:

• Einzeln: Öffnen Sie den Seitenbereich und aktualisieren Sie den Wert direkt für die ausgewählte/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importieren Sie eine Delta-Datei mit den Änderungen, die Sie auf mehrere Mitarbeiter/innen gleichzeitig anwenden möchten.

Löschen importierter Werte:

• Einzeln: Entfernen Sie den Eintrag direkt aus dem Seitenbereich für jede/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importieren Sie dieselben Werte als negative Beträge erneut. Dies generiert negative Einträge, aber die endgültige Summe in der Tabelle (der Wert, der exportiert wird) wird die Löschung korrekt widerspiegeln.

Wählen Sie aus, wie Mitarbeiter/innen während des Imports zugeordnet werden

Beim Importieren von Vergütungen oder Gehaltsabrechnungsergebnissen können Sie wählen, wie Mitarbeiter/innen den importierten Daten zugeordnet werden. Dies hilft, manuelles Mapping zu reduzieren und die Zuordnungsgenauigkeit zu verbessern, insbesondere bei großen Gehaltsabrechnungen.

Wählen Sie eine Zuordnungs-Methode

Bevor Sie Ihre Datei hochladen, verwenden Sie den Mitarbeiter/innen-Zuordnungsauswähler, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Vollständiger Name (Standard)
• ID (wie DNI, NIE oder eine andere nationale ID)
• NIF / SSN (Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer)
• Gehaltscode (der Mitarbeitercode, der von Ihrem Gehaltsabrechnungsanbieter zugewiesen wurde)
• Mitarbeiternummer (die Mitarbeiternummer, die in den Arbeitsdetails des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin festgelegt ist)

Die Option Mitarbeiternummer wird mit dem Namen des Profilfelds in Ihrer Sprache angezeigt, z.B. Matricule oder Número de empleado. Wenn Sie nach Mitarbeiternummer zuordnen, zeigt jede zugeordnete Zeile die Mitarbeiternummer gefolgt vom Namen des/der Mitarbeiters/in an, sodass Sie schnell überprüfen können, dass jede Zeile der richtigen Person zugeordnet ist.

Wie Zuordnung funktioniert

Die ausgewählte Zuordnungs-Methode wird auf jede Zeile in der importierten Datei angewendet. Bei der Verwendung eines Identifikators führt der Importeur einen exakten Abgleich mit den Mitarbeiterdaten für die Gehaltsabrechnung durch. Dies vermeidet Fehlzuordnungen, die durch folgende Gründe verursacht werden:

• Unterschiedliche Namensformate oder -reihenfolgen
• Akzente oder Sonderzeichen
• Zwischenname
• Mitarbeiter/innen mit demselben Namen

Sicherheitsmaßnahmen

Um eine genaue Zuordnung zu gewährleisten, enthält der Importeur folgende Sicherheitsmaßnahmen:

• Wenn derselbe Identifikator mehreren Mitarbeitern/innen zugewiesen ist, wird die Zeile nicht automatisch zugeordnet. Sie können dies manuell lösen, wobei Mitarbeiter/innen durch die juristische Person unterschieden werden.
• Nur Mitarbeiter/innen, die in der importierten Gehaltsabrechnung enthalten sind, werden bei der Zuordnung berücksichtigt.
• Die identifikatorbasierte Zuordnung respektiert die Benutzerberechtigungen:
  • NIF / SSN ist nur für Administratoren verfügbar, die auf persönliche Informationen zugreifen können.
  • Gehaltscode ist nur für Benutzer verfügbar, die die Berechtigung haben, Unternehmensidentifikatoren anzuzeigen.
  • Mitarbeiternummer ist nur für Administratoren verfügbar, die die Mitarbeiternummer jedes Mitarbeiters/jeder Mitarbeiterin sehen können.