Die Verwaltung von Verträgen in großem Umfang kann komplex sein – insbesondere für große Organisationen mit einer hohen Anzahl an Mitarbeiterverträgen. Mit dem Vertrags-Masseneditor können Sie Vertragsversionen direkt in Factorial aktualisieren, ändern oder erstellen, ohne externe Vorlagen herunterzuladen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie er funktioniert und wie Sie ihn effizient nutzen.
Überblick
Der Massenbearbeitungs-Editor für Verträge ist eine skalierbare Lösung für große Organisationen, die mehrere Verträge gleichzeitig verwalten. Er bietet eine Excel-ähnliche Bearbeitungsoberfläche direkt in Factorial und ermöglicht es Personalabteilungen, Massenaktualisierungen vorzunehmen, ohne Vorlagen exportieren und erneut hochladen zu müssen.
Dieses Tool vermeidet unnötigen Datenaustausch mit externen Dateien und ermöglicht die sofortige Fehlerkorrektur innerhalb der Plattform. Sie haben außerdem vollständigen Einblick in die Validierungsergebnisse und den Importverlauf.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie den Vertragsmasseneditor, wenn:
- Sie müssen die Vertragsbedingungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig aktualisieren.
- Sie möchten die aktuellen Vertragsdetails in einem Schritt überschreiben.
- Sie müssen für mehrere Mitarbeiter eine neue Vertragsversion erstellen.
- Sie möchten das Herunterladen und Hochladen von Vorlagen vermeiden.
- Sie benötigen eine schnellere Validierung und Fehlerkorrektur direkt in Factorial
Es ist besonders nützlich für XL-Unternehmen, bei denen Effizienz, Skalierbarkeit und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung sind.
Anleitung zur Verwendung
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“ .
- Öffnen Sie die Registerkarte „Personen“.
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Verträge Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die Option „Verträge bearbeiten“ im unteren Banner.
- Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
- Aktuelle Version aktualisieren: Jede Änderung überschreibt bestehende Vertragsdetails.
- Alle Versionen aktualisieren: Jede Änderung überschreibt alle bestehenden Vertragsversionen für die ausgewählten Mitarbeiter.
- Neue Version erstellen: Fügen Sie eine neue Vertragsversion hinzu, während die aktuelle Version unverändert bleibt. Alle vorherigen Versionen bleiben weiterhin als Referenz verfügbar.
- Klicken Sie auf Weiter
- Ändern Sie die Spalten nach Bedarf.
- Nach dem Speichern können Sie den Status des Importvorgangs unter „Importverlauf“ verfolgen.
Falls ein Vertrag bei der Systemvalidierung (automatische Prüfungen zur Sicherstellung der Datengenauigkeit) fehlschlägt , können Sie die Fehler sofort in Factorial korrigieren – es ist nicht erforderlich, eine Datei erneut hochzuladen.
Falls die Option „Verträge bearbeiten“ nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie mindestens einen Mitarbeiter ausgewählt haben und über die erforderlichen Berechtigungen zum Bearbeiten von Verträgen verfügen.
Durch Klicken auf den Pfeil neben „Verträge bearbeiten“ können Sie außerdem:
- Fügen Sie Entschädigungen in Verträge ein.
- Wechsel zu einem unbefristeten Saisonvertrag
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Überprüfen Sie Ihre Mitarbeiterauswahl sorgfältig, bevor Sie Massenänderungen vornehmen.
- Verwenden Sie die Option „Neue Vertragsversion erstellen“, wenn Sie historische Datensätze verwalten müssen.
- Prüfen Sie die Validierungsergebnisse sofort nach dem Speichern, um Probleme schnell zu beheben.
- Nehmen Sie kleinere, gruppierte Aktualisierungen vor, wenn Sie deutlich unterschiedliche Änderungen team- oder organisationsübergreifend anwenden.
- Um Validierungsfehler zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Vertragsfelder (wie z. B. Startdatum oder Gehaltsangaben) einheitlich sind.
Häufig gestellte Fragen
-
Worin besteht der Unterschied zwischen „Aktuelle Version aktualisieren“ und „Alle Versionen aktualisieren“?
Mit „Aktualisieren“ wird nur die aktive Vereinbarung überschrieben. Mit „Alle Bedingungen aktualisieren“ werden alle bestehenden Vereinbarungen für die ausgewählten Mitarbeiter ersetzt.
-
Wird die aktuelle Vertragsversion gelöscht, wenn eine neue erstellt wird?
Nein. Die bestehende Vereinbarung bleibt unverändert, und es wird eine neue Version erstellt.
-
Muss ich eine Vorlage herunterladen, um diese Funktion nutzen zu können?
Nein. Alle Änderungen werden direkt in Factorial vorgenommen.