Überblick
Benutzerdefinierte Kostenstellen bieten Teams maximale Flexibilität bei der Kostenverteilung. Anstatt sich nur auf die Standardkostenstelle des Mitarbeiters zu verlassen, können Sie eine Ausgabe nun einer oder mehreren Kostenstellen zuordnen und für jede eine präzise prozentuale Aufteilung festlegen. So erhält die Finanzabteilung von Anfang an korrekte und validierte Daten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie benutzerdefinierte Kostenstellen, wenn eine Ausgabe nicht vollständig der Standardabteilung oder dem Standardprojekt des Mitarbeiters zugeordnet werden kann. Dies ist insbesondere dann hilfreich für:
- Abteilungsübergreifende Initiativen
- Projektbasierte Arbeit
- Kunden- oder veranstaltungsbezogene Ausgaben
- Zuweisungen, die auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden müssen
Diese Funktion stellt sicher, dass die Ausgabendaten mit den tatsächlichen Finanzaktivitäten übereinstimmen, wodurch manuelle Korrekturen reduziert und das Vertrauen in die Berichterstattung erhöht werden.
Anleitung zur Verwendung
- Öffnen Sie in Ihrer Seitenleiste „Meine Ausgaben“ → „Ausgaben“.
- Erstellen Sie eine neue Ausgabe oder öffnen Sie eine bestehende.
- Öffnen Sie die Ausgabendetails und scrollen Sie nach unten zum Feld „Kostenstelle“ .
- Standardmäßig wird das dem Mitarbeiter zugewiesene Kostenstellenzentrum angezeigt.
- Öffnen Sie bei Bedarf das Dropdown-Menü , um ein anderes Kostenstellenzentrum auszuwählen.
- Um mehr als ein Kostenzentrum hinzuzufügen, klicken Sie auf Kostenzentrum hinzufügen.
- Geben Sie die prozentuale Kostenverteilung für jedes Kostenzentrum ein. Die Summe muss 100 % ergeben.
- Einreicher und Genehmiger können diese Zuweisungen vor der Genehmigung der Ausgaben überprüfen und anpassen.
- Nach der Genehmigung wird der Aufwand der endgültigen Kostenstellenverteilung zugeordnet, um sicherzustellen, dass die Finanzabteilung saubere und korrekte Daten erhält.
Falls die Prozentsätze nicht 100 % ergeben , passen Sie die Verteilung so lange an, bis die Summe 100 % beträgt. Andernfalls kann das Formular nicht abgeschickt werden.
Wenn Sie die Kostenstelle nicht bearbeiten können , prüfen Sie, ob die Ausgabe bereits in einen nicht bearbeitbaren Status gewechselt hat (z. B. nach der endgültigen Genehmigung). Falls nicht, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den Support.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie aussagekräftige Kostenstellennamen, damit die Einreicher schnell die richtige Option auswählen können.
- Wenn Ihre Teams an wechselnden Projekten arbeiten, sollten Sie interne Richtlinien festlegen, welche Kostenstellen für welches Szenario verwendet werden sollen.
- Überprüfen Sie die Prozentangaben immer sorgfältig, bevor Sie Ihre Eingabe einreichen oder genehmigen – die Summe der Einträge muss 100 % ergeben.
- Ermutigen Sie die Manager, die Kostenstellen während der Genehmigungsprozesse zu überprüfen, um etwaige Fehlausrichtungen frühzeitig zu erkennen.
Häufig gestellte Fragen
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Können Genehmiger die Kostenstellenzuordnung ändern?
Ja. Die Genehmigenden können Kostenstellen und Prozentsätze vor der endgültigen Genehmigung anpassen.
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Gilt die Standardkostenstelle des Mitarbeiters weiterhin?
Ja, es ist automatisch vorausgefüllt, kann aber geändert oder um mehrere Kostenstellen erweitert werden.
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Sind Aufteilungen in mehrere Kostenstellen obligatorisch?
Nein. Sie können ein einziges Kostenstellenzentrum verwenden, Aufteilungen sind aber bei Bedarf möglich.
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