Dokumente in großen Mengen senden

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
2. Wähle die Registerkarte Dateien verteilen
3. Wähle, welche Art von Prozess du durchführst
   • Gehaltsabrechnungen
   • Allgemeine Dateien (dasselbe Dokument für alle)
   • Persönliche Dateien
   • Dokumentvorlage
     
4. Lade die Dateien hoch, die du senden möchtest
   
5. Wähle die Trenn-Einstellungen (je nach Ablauf):
   • Ursprüngliche Formatierung beibehalten
   • Nach Mitarbeiter aufteilen

     

6. Wähle den Zielordner
7. Wähle die E-Signatur-Einstellungen, wähle die Mitarbeiter aus und füge, wenn gewünscht, eine Person als zusätzlichen Unterzeichner hinzu
8. Klicke auf Dokument hochladen
9. Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wende bei Bedarf Filter an, wähle die Mitarbeiter aus, an die wir das Dokument senden möchten (der Gehaltsabrechnungsablauf funktioniert anders) und klicke auf „An Mitarbeiter senden“

   

10. Wenn du das Dokument vor dem Senden an die Mitarbeiter löschen möchtest, klicke auf das Papierkorb-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dokuments oder auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wo die Liste der Mitarbeiter angezeigt wird

Sobald das Dokument gesendet wurde, finden alle Benutzer das hochgeladene Dokument in ihrem Mein Dokumente-Bereich im definierten Ordner. Eine E-Mail wird an den Mitarbeiter gesendet, wann immer ein neues Dokument hochgeladen wird.

Der Mitarbeiterauswahlprozess ordnet die Mitarbeiter nach einem Übereinstimmungspunkt, der aus dem extrahierten Text jeder Datei (Vorname, Nachname, ID) berechnet wird, wobei die wahrscheinlichste Person zuerst angezeigt wird, und zeigt Tags für die stärksten Übereinstimmungen an. Dies funktioniert sowohl bei persönlichen Dateien als auch bei Gehaltsabrechnungen.

Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und auf Ausstehende Aufgaben → Dashboard, wenn die E-Signatur angefordert wurde.

Verfolge deine Massensendungen

Jede Massensendung wird in der Registerkarte Dateien verteilen aufgeführt, sodass du sie von Anfang bis Ende verfolgen und jederzeit darauf zurückkommen kannst.

• Jede Sendung in einer Liste: Gehaltsabrechnungen, allgemeine Dateien, persönliche Dateien und Dokumentvorlagen erscheinen in einer Tabelle mit ihrem Typ, dem Senddatum und dem Status (zum Beispiel Zur Überprüfung, Gesendet oder Verworfen), einschließlich vergangener Sendungen.
• Eine Seite für jede Sendung: Klicke auf eine Sendung, um sie zu öffnen. Die Seite zeigt ihren Status, wer sie erstellt hat, das Datum und wie sie eingerichtet wurde (zum Beispiel Gehaltsabrechnung · Nach Mitarbeiter aufteilen).
• Überprüfung vor dem Senden: Während eine Sendung Zur Überprüfung ist, bestätige die Person für jedes Dokument und klicke auf Verteilen. Um sie abzubrechen, klicke auf Verwerfen.
• Verfolge die Zustellung live: Dokumente werden im Hintergrund zugestellt, sodass du die Seite verlassen und später zurückkommen kannst. Jedes Dokument erscheint in der Sendung, sobald es zugestellt wird, mit dem Mitarbeiter, dem Ordner, in den es ging, und dem Datum, an dem es gesendet wurde.
• Öffne jedes zugestellte Dokument: Klicke auf ein Dokument, um es in den Dokumenten der Person zu öffnen.
• Mehrere Sendungen gleichzeitig: Du kannst eine neue Sendung starten, ohne die, die du überprüfst, zu verwerfen.

Dokumentaktionen in großen Mengen

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
2. Öffne die Mitarbeiter-Registerkarte
3. Markiere alle Dokumente, die du herunterladen möchtest
4. Klicke auf Aktionen
5. Wähle:
   • Ausblenden
   • Sichtbar machen
   • Erinnerung senden
   • Verschieben
   • Herunterladen
   • In den Papierkorb verschieben