Elektronische Signaturen verleihen Leistungsmaßnahmenplänen Rechtsgültigkeit und Klarheit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie elektronische Signaturen in Maßnahmenplänen vorschreiben, wie der Signaturprozess abläuft und wo Sie das endgültige, signierte Dokument finden.
Überblick
Die Funktion für elektronische Signaturen ermöglicht es Führungskräften und Mitarbeitern, Leistungsmaßnahmenpläne nach deren Fertigstellung formell zu unterzeichnen. Ist die Funktion aktiviert, wird der Maßnahmenplan automatisch in ein PDF umgewandelt und zur elektronischen Signatur über Signaturit versendet. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und eine ordnungsgemäße Dokumentation.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Elektronische Signaturen sollten in Leistungsmaßnahmenplänen verwendet werden, wenn:
- Ihr Unternehmen ist in Ländern tätig, in denen ein unterzeichneter Aktionsplan gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Frankreich).
- Sie benötigen einen offiziellen, nachvollziehbaren Abschluss des Leistungsbeurteilungsprozesses.
- Sie benötigen ein unterschriebenes Dokument, das heruntergeladen, ausgedruckt oder für Compliance- und Personalakten gespeichert werden kann.
Diese Funktion trägt dazu bei, Transparenz , Verantwortlichkeit und Compliance zu gewährleisten und gleichzeitig die Erwartungen von Mitarbeitern und Managern zu erfüllen.
Anleitung zur Verwendung
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Leistung > Bewertungen .
- Öffnen Sie einen Entwurf oder eine laufende Leistungsbeurteilung .
- Aktivieren Sie in den Überprüfungseinstellungen die Option „Elektronische Signatur erforderlich“ .
- Beginnen Sie mit dem Aktionsplan als Teil der Leistungsbeurteilung.
- Ergänzen Sie Kommentare, Maßnahmen und ein Fazit.
- Sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter reichen den Maßnahmenplan ein.
- Sobald die letzte Person die Datei eingereicht hat, wird automatisch eine PDF-Datei generiert .
- Beide Parteien erhalten eine Aufforderung zur elektronischen Unterzeichnung des Dokuments in Signaturit .
- Nachdem beide Unterschriften geleistet wurden, wird die signierte PDF-Datei automatisch in den Dokumenten des Mitarbeiters im Ordner „Leistungsbeurteilungen“ gespeichert.
Falls der Prozess der elektronischen Signatur nicht startet, vergewissern Sie sich, dass die Option „Elektronische Signatur erforderlich“ in den Einstellungen für die Leistungsbeurteilung aktiviert ist und prüfen Sie, ob beide Parteien den Maßnahmenplan eingereicht haben .
Falls ein Benutzer die Signaturanfrage nicht erhalten hat, bitten Sie ihn, seinen Spam- oder Junk-E-Mail-Ordner zu überprüfen und zu bestätigen, dass seine E-Mail-Adresse in Factorial korrekt ist.
Falls das unterschriebene Dokument nicht auffindbar ist, vergewissern Sie sich, dass Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Dokumente des Mitarbeiters verfügen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Aktivieren Sie die Einstellung „Elektronische Signatur erforderlich“, bevor Sie den Aktionsplan starten, um spätere Verzögerungen zu vermeiden.
- Bitte stellen Sie sicher, dass alle Kommentare und Maßnahmenpunkte vor dem Absenden endgültig sind, da Änderungen nach Beginn des Unterzeichnungsprozesses nicht mehr möglich sind.
- Informieren Sie Mitarbeiter und Manager im Voraus darüber, dass sie von Signaturit eine Unterschriftenanfrage per E-Mail erhalten werden.
Häufig gestellte Fragen
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Ist die elektronische Signatur rechtlich gültig?
Ja. Aktionspläne werden über Signaturit unterzeichnet, das in unterstützten Ländern rechtskonforme elektronische Signaturen bereitstellt. Die Rechtsgültigkeit kann je nach Land variieren – konsultieren Sie gegebenenfalls Ihr Rechtsteam.
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Kann der Aktionsplan nach der Unterzeichnung noch bearbeitet werden?
Nein. Sobald das Dokument von beiden Parteien unterzeichnet ist, ist es endgültig und kann nicht mehr bearbeitet werden.
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Kann nur eine Partei den Aktionsplan unterzeichnen?
Nein. Sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter müssen unterschreiben, damit der Vorgang abgeschlossen werden kann.
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