Bevor Sie das Vergütungstool verwenden, müssen Sie zunächst Ihre Gehaltsabrechnungskonzepte aktivieren und anpassen . Diese Konzepte bilden die Kernelemente des Gehalts eines Mitarbeiters und definieren sowohl Einkünfte als auch Abzüge – beispielsweise ein festes Monatsgehalt, Essensgutscheine, Steuerabzüge oder Unternehmensbeiträge. Durch die Organisation der Gehaltsdetails in Konzepten lässt sich die Gehaltsabrechnung einfacher verwalten, verfolgen und analysieren.

Verwalten von Gehaltsabrechnungskonzepten

Sie können Gehaltsabrechnungskonzepte verwalten, indem Sie zu folgendem Pfad gehen:

Einstellungen → Vergütung → Konfiguration der Gehaltsabrechnungskonzepte

Von hier aus können Sie:

• Erstellen Sie neue Konzepte, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen
• Wählen Sie einen bevorzugten Namen für vorhandene Konzepte
• Aktivieren oder deaktivieren Sie Konzepte, je nachdem, ob Sie sie verwenden möchten

Kategorien von Gehaltsabrechnungskonzepten

In Factorial werden Konzepte in klare Kategorien gruppiert:

• Verdienst – Festgehalt, variable Vergütung, Sachbezüge, Prämien usw.
• Abzüge – Steuern, Sozialversicherung oder andere Einbehalte
• Unternehmensbeiträge – vom Arbeitgeber bezahlte Leistungen
• Zusammengefasste Werte – Summen und Berichte für bessere Einblicke

Was beinhaltet ein Gehaltsabrechnungskonzept?

Jedes Konzept beinhaltet:

• Name – wie es heißt (z. B. „Grundgehalt“)
• Kategorie – die Gruppe, zu der es gehört (z. B. „Einnahmen – Fest“)
• Beschreibung – eine kurze Erklärung des Zwecks
• Einheit – was gemessen wird (Geld, Entfernung, Zeit und Einheiten)

Diese Struktur gewährleistet Klarheit und Konsistenz bei der Gehaltsabrechnungsverwaltung bei Factorial .

So aktivieren Sie Warnungen für undefinierte Vergütungen

Um potenzielle menschliche Fehler zu vermeiden, können Unternehmen mit dem Vergütungsmodul Warnmeldungen für ausstehende oder undefinierte Vergütungen aktivieren. Diese Warnmeldungen stellen sicher, dass alle Vergütungsposten ordnungsgemäß verfolgt und verwaltet werden.

Ausstehende Entschädigungen

• Was es bedeutet: Im Vertrag eines Mitarbeiters festgelegte Vergütungen werden als ausstehend angezeigt, wenn sie in einem Gehaltsabrechnungszyklus fällig werden.
• Wann Warnungen ausgelöst werden: Sie können in jedem Zyklus das Datum konfigurieren, an dem Warnungen gesendet werden, damit nichts vergessen wird.
• Lösung: Sobald die Entschädigung definiert ist, verschwindet die Warnung automatisch.

Schritte zum Aktivieren von Warnungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Vergütung → Benachrichtigungen bei fehlenden Vergütungen
2. Wählen Sie Ihren bevorzugten Tag im Monat, um die Benachrichtigung zu erhalten

So definieren Sie die Vergütung aus dem Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Organisation
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“
4. Klicken Sie auf Neue Bedingungen
5. Wählen Sie Bedingungen aktualisieren und klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter
7. Scrollen Sie unter Rolle, Ebene und Gehalt nach unten zu Zusätzliche Vergütung
8. Klicken Sie auf „Zusätzliche Vergütung hinzufügen“
9. Definieren Sie die zusätzliche Vergütung:
   1. Art: Wählen Sie die Art und Häufigkeit der Kompensation:
      • Variabel - Wir haben zwei Arten von variablen Vergütungen
        • Ohne Limit: Der Betrag kann monatlich variieren, es gibt keine Obergrenze. Wird das Betragsfeld leer gelassen, gilt der Betrag als unbegrenzt.
        • Bis zu: Der Betrag kann monatlich je nach Leistung des Mitarbeiters bis zum angegebenen Höchstbetrag variieren. Der im Betragsfeld eingegebene Wert gilt als Höchstbetrag, den ein Mitarbeiter erhalten kann.
      • Fix: Der Betrag bleibt jeden Monat gleich.
10. Richten Sie den Zeitplan ein: Definieren Sie die Wiederholung und das Datum der ersten Zahlung
11. Klicken Sie auf Speichern
12. Klicken Sie auf Weiter , um alle weiteren Daten zu bestätigen
13. Klicken Sie auf Bedingungen aktualisieren

So löschen oder ändern Sie die Vergütung aus dem Vertrag

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Organisation
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“
4. Klicken Sie auf Neue Bedingungen
5. Wählen Sie Bedingungen aktualisieren und klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter
7. Scrollen Sie unter Rolle, Ebene und Gehalt nach unten zu Zusätzliche Vergütung
8. Klicken Sie zum Bearbeiten auf das Einstellungsstift-Tool oder zum Löschen auf das Papierkorbsymbol.
9. Klicken Sie auf Weiter , um alle weiteren Daten zu bestätigen
10. Klicken Sie auf Bedingungen aktualisieren

Das Warntool in Factorial verstehen

Das Warntool in Factorial hilft dabei, potenzielle menschliche Fehler oder Unstimmigkeiten bei der Mitarbeitervergütung zu erkennen . Durch rechtzeitige Warnungen wird sichergestellt, dass die Gehaltsabrechnung korrekt ist und den in den Mitarbeiterverträgen festgelegten Regeln entspricht.

So funktioniert das Warntool

• Wenn im Vertrag eine Vergütung mit einem Limit definiert ist, überwacht das System die eingegebenen Beträge.
• Überschreitet eine Kompensation den festgelegten Grenzwert, wird ein Warnalarm ausgelöst.
• Die Personalabteilung kann die Warnung prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Nach der Prüfung kann die Warnung verworfen werden.

Warum das Warntool verwenden?

Der Einsatz des Warntools hilft Unternehmen:

• Verhindern Sie Fehler bei der Gehaltsabrechnung, bevor diese sich auf die Mitarbeiter auswirken
• Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsbedingungen
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen für die Prüfung und Berichterstattung

Durch die Aktivierung und Überwachung dieser Warnmeldungen können HR-Teams Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz der Gehaltsabrechnung verbessern.

Wie verwaltet man die Vergütung von Mitarbeitern?

Das Vergütungs-Seitenfenster in Factorial bietet HR-Teams einen vollständigen Überblick und Kontrolle über die Mitarbeitervergütungen und macht die Gehaltsabrechnung transparent und leicht nachverfolgbar.

Hauptmerkmale

• Rückverfolgbarkeit: Sehen Sie die Quelle jeder Vergütung (Vertrag, Zeiterfassung, Ausgaben, Zusatzleistungen) und wer sie definiert hat. Darüber hinaus können Sie den Synchronisierungsstatus mit der Lohnbuchhaltungssoftware einsehen, sofern eine Integration installiert ist.
• Manuelle Anpassungen: Fügen Sie für jeden Abrechnungszyklus manuelle Vergütungen hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken. Manuelle Vergütungen können bei Bedarf auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Schritte zur Verwaltung der Vergütung

1. Klicken Sie auf das Kompensationstool .
2. Auf der Registerkarte „Definition“ können Sie die vollständige Liste der Mitarbeiter und ihrer Vergütungen anzeigen – sowohl die festgelegten als auch die ausstehenden.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter .
4. Verwenden Sie das rechte Bedienfeld , um:
   • Bestehende Vergütungen validieren
   • Bearbeiten Sie die Details bei Bedarf
   • Fügen Sie neue Kompensationen mit der Schaltfläche + hinzu

Wie sperre ich den Gehaltsabrechnungszyklus?

1. Sobald die Kompensationen definiert und validiert wurden, suchen Sie das Schlosssymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
2. Wenn die Sperre aktiviert ist, können keine Kompensationen von anderen verbundenen Modulen synchronisiert oder bearbeitet werden, außer von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf das Schlosssymbol, um die aktuellen Kompensationseinstellungen zu sichern.
4. Die Aktion kann von einem Administrator vollständig rückgängig gemacht werden , sodass bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.