Die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten ist unerlässlich für eine korrekte Lohnabrechnung, Berichtserstellung und Personalverwaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterdaten je nach Bedarf einzeln im Mitarbeiterprofil oder gesammelt im Bereich „Organisation“ bearbeiten können.
Einige Felder sind möglicherweise aufgrund Ihrer Berechtigungen eingeschränkt. Falls Sie bestimmte Felder nicht bearbeiten können , überprüfen Sie Ihre Rolleneinstellungen oder wenden Sie sich an einen Administrator.
Factorial können Sie Mitarbeiterinformationen auf zwei Arten aktualisieren:
- Individuelle Bearbeitung : Bearbeiten Sie bestimmte Felder direkt im Profil eines Mitarbeiters.
- Massenbearbeitung : Aktualisieren Sie dasselbe Feld für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf der Organisationsseite.
Beide Optionen helfen Ihnen dabei, genaue und konsistente Mitarbeiterdaten zu pflegen und gleichzeitig Zeit zu sparen.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie die Einzelbearbeitung, wenn:
- Sie müssen die Informationen für einen bestimmten Mitarbeiter aktualisieren
- Die Änderungen sind individuell (z. B. persönliche Daten, Rollenwechsel, Vertragsaktualisierungen)
Verwenden Sie die Massenbearbeitung, wenn:
- Sie müssen dieselben Informationen für mehrere Mitarbeiter aktualisieren
- Sie managen organisatorische Veränderungen, wie z. B. Abteilungsaktualisierungen oder Standortänderungen
Anleitung zur Verwendung
Bearbeiten Sie einen Mitarbeiter einzeln in seinem Profil.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Mitarbeiter“ .
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie bearbeiten möchten.
- Im Mitarbeiterprofil können Sie durch die verschiedenen Registerkarten navigieren (z. B. Persönliche Daten, Job, Vergütung, Vertrag).
- Klicken Sie auf das Feld, das Sie aktualisieren möchten.
- Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
- Senden Sie Ihre Änderungen ab.
Sie können beliebig viele Felder bearbeiten, indem Sie zwischen den Registerkarten wechseln.
Mitarbeiter massenhaft bearbeiten
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“ .
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Namen Sie bearbeiten möchten, indem Sie die Kästchen neben ihren Namen markieren.
- Nach der Auswahl erscheint ein Menü am unteren Bildschirmrand.
- Klicken Sie auf die Option „Massenbearbeitung“.
- Wählen Sie das Feld aus, das Sie aktualisieren möchten.
- Geben Sie die neuen Informationen ein.
- Änderungen bestätigen und speichern
Falls die Option zur Massenbearbeitung nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie mehr als einen Mitarbeiter ausgewählt haben. Die Option erscheint erst nach der Auswahl mehrerer Mitarbeiter.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Bevor Sie Massenänderungen vornehmen, überprüfen Sie die ausgewählten Mitarbeiter sorgfältig, um unerwünschte Aktualisierungen zu vermeiden
- Verwenden Sie die individuelle Bearbeitungsfunktion für sensible oder einzigartige Informationen
- Halten Sie die Mitarbeiterdaten regelmäßig aktuell, um genaue Berichte und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten
- Falls mehrere Formulierungs- oder Feldoptionen angezeigt werden, wählen Sie diejenige aus, die Ihre interne Struktur am besten widerspiegelt
Berechtigungen
Der Zugriff auf die Bearbeitung von Mitarbeiterdaten wird durch rollenbasierte Berechtigungen gesteuert, um Datensicherheit und -genauigkeit zu gewährleisten. Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Mitarbeiterdatensätze einsehen oder bearbeiten. Diese Berechtigungen lassen sich je nach Benutzerrolle und zugewiesener Berechtigungsgruppe so konfigurieren, dass entweder vollständiger Zugriff oder eingeschränkte Bearbeitungsrechte (z. B. für persönliche Daten, Stelleninformationen oder Gehaltsdaten) gewährt werden.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Zugriffsberechtigungen
- Wählen Sie eine Berechtigungsgruppe aus
- Klicken Sie auf Mitarbeiter
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigungen nach Bedarf.
- Mitarbeiter massenhaft bearbeiten
- Persönliche Daten bearbeiten
- Persönliche Daten anzeigen
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
Durch die sorgfältige Vergabe von Berechtigungen können Organisationen sicherstellen, dass sensible Mitarbeiterdaten nur von autorisiertem Personal bearbeitet werden, und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Datenintegrität gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ich eine Massenbearbeitung rückgängig machen?
Nein, Massenbearbeitungen können nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie sie bestätigen.
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Kann ich alle Mitarbeiterfelder gleichzeitig bearbeiten?
Nein, nur bestimmte Felder können per Massenbearbeitung bearbeitet werden. Ist ein Feld nicht verfügbar, muss es einzeln bearbeitet werden.