Die Aktualisierung der Personalausweisdaten Ihrer Mitarbeiter ist unerlässlich, um administrative oder rechtliche Probleme zu vermeiden. Mit personalisierten Benachrichtigungen erhalten Sie Warnungen vor Ablauf eines Dokuments und können rechtzeitig Maßnahmen ergreifen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung basierend auf dem Ablaufdatum des DNI erstellen.

So erstellen Sie die Benachrichtigung

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Benachrichtigungen“ .
3. Wählen Sie „Neue benutzerdefinierte Benachrichtigung erstellen“.
4. Wählen Sie den Auslöser basierend auf einem Datum: Vor oder nach einem Ereignis
5. Klicken Sie auf Speichern 
   

Benachrichtigung einrichten

Sobald der Auslöser erstellt ist:

Definiere die Bedingung

Mitarbeiter auswählen → Ablaufdatum der Ausweisnummer → das Feld, das dem Ablaufdatum des Ausweises entspricht (Sie müssen es als benutzerdefiniertes Feld erstellen).

Dann können Sie beispielsweise Folgendes konfigurieren:

• Benachrichtigen Sie 30 Tage vor dem Ablaufdatum.
• Oder stellen Sie mehrere Erinnerungen ein (60, 30 und 7 Tage vorher). 
   

Füge eine Aktion hinzu

Definiere, was passiert, wenn die Bedingung erfüllt ist:

• Sende eine Benachrichtigung
• Senden Sie eine E-Mail

Empfänger auswählen

Wählen Sie aus, wer die Benachrichtigung erhalten soll:

• Manager
• Personalabteilung
• Der Mitarbeiter
• Bestimmte Benutzer

Dadurch wird sichergestellt, dass rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.

Empfehlungen

• Stellen Sie die Benachrichtigung mit ausreichend Vorlaufzeit ein (mindestens 30 Tage im Voraus).
• Fügen Sie bei Bedarf mehrere Erinnerungen hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass das Feld für das Ablaufdatum für alle Mitarbeiter korrekt ausgefüllt ist.