Was ist eine Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinie?
Eine Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinie ist eine Reihe von Regeln und Richtlinien, die festlegt, wie Mitarbeitende freie Tage nehmen können, einschließlich bezahltem Urlaub, Krankenstand und anderen Arten von Abwesenheiten. Sie enthält in der Regel Informationen wie:
- Die Anzahl der freien Tage, auf die Mitarbeitende Anspruch haben.
- Den Prozess zur Beantragung von Urlaub oder Abwesenheit.
- Etwaige Einschränkungen oder Anforderungen für die Nutzung von Urlaub oder Abwesenheit.
Eine gut strukturierte Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinie ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Rechte zu verstehen, und hilft Unternehmen gleichzeitig, Abwesenheiten effizient zu verwalten.
Beispiel: Unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Standorte
In manchen Fällen müssen Unternehmen unterschiedliche Urlaubsrichtlinien für ihre Mitarbeitenden erstellen, je nach lokalen Arbeitsgesetzen oder internen Vereinbarungen. Ein Beispiel:
- Mitarbeitende im Büro in Barcelona haben Anspruch auf 23 Urlaubstage sowie einen zusätzlichen freien Tag zum Geburtstag.
- Mitarbeitende im Büro in Paris haben Anspruch auf 30 Urlaubstage.
Um diese Richtlinien korrekt zu konfigurieren, müssen unterschiedliche Urlaubszähler eingerichtet werden:
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Richtlinie für Barcelona:
- Ein Urlaubszähler mit 23 Tagen für den Jahresurlaub.
- Ein separater Zähler mit 1 Tag für den Geburtstag.
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Richtlinie für Paris:
- Ein einziger Urlaubszähler mit 30 Tagen für den Jahresurlaub.
Da sich die Urlaubsansprüche je nach Standort unterscheiden, ist es wichtig, separate Richtlinien zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die korrekte Anzahl an Urlaubstagen erhalten. Die Zuordnung aller Personen zu einer einzigen Richtlinie würde nicht funktionieren, da die Urlaubszähler nicht mit ihren spezifischen Ansprüchen übereinstimmen würden.
Durch die Erstellung separater Richtlinien mit den passenden Urlaubszählern stellen Unternehmen sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre Ansprüche korrekt erhalten und die lokalen Vorschriften eingehalten werden.
Wie funktionieren die Elemente einer Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinie?
Damit eine Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinie ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle damit verbundenen Elemente korrekt konfiguriert werden. Dazu gehören:
- Definition der Abwesenheitsarten – Einrichtung verschiedener Abwesenheitsarten (z. B. bezahlter Urlaub, Krankheitsurlaub, Sonderurlaub etc.).
- Integration der Abwesenheitsarten in Zähler – Zuordnung jeder Abwesenheitsart zum entsprechenden Urlaubs- oder Abwesenheitszähler innerhalb der Richtlinie.
- Festlegung der Richtlinienregeln – Festlegung von Regeln dazu, wie und wann Mitarbeitende Urlaub oder Abwesenheit nehmen können, einschließlich Akkumulationsregeln, Übertragungsgrenzen und Sperrzeiten.
- Zuweisung zu Mitarbeitenden – Sicherstellen, dass jede Person der entsprechenden Urlaubsrichtlinie zugewiesen ist, basierend auf Standort, Vertrag oder anderen Kriterien.
Wo finde ich die Abwesenheitsrichtlinien?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Gehen Sie zur Zeit
- Klicken Sie auf Abwesenheiten
Dort finden Sie die bereits von Factorial erstellte Standard-Abwesenheitsrichtlinie . Alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen sind standardmäßig dieser Abwesenheitsrichtlinie zugeordnet. Sie können diese Abwesenheitsrichtlinie direkt bearbeiten, indem Sie auf Richtlinie anzeigen klicken oder diesem Artikel folgen, um zu erfahren, wie Sie eine neue Richtlinie erstellen.
Denken Sie daran:
- Sie können die standardmäßige Abwesenheitsrichtlinie nicht löschen
- Sobald Sie mehr als eine Abwesenheitsrichtlinie erstellt haben, können Sie durch Klicken auf das Zahnradsymbol festlegen, welche Richtlinie die Standardrichtlinie sein soll
So erstellen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie
- Klicken Sie unten rechts auf Einstellungen
- Scrollen Sie zu Abwesenheiten – 📍 Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen“
- Wählen Sie den Richtliniennamen - 💡 Tipp: Benennen Sie die Richtlinien so, dass es einfach ist die jeweiligen Mitarbeitenden zuzuordnen
- Klicken Sie auf Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen
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Innerhalb der Richtlinie können Sie Grundlegende Informationen bearbeiten/hinzufügen:
- Die grundlegenden Informationen der Richtlinie (Name und Beschreibung)
- Die Abwesenheitsansprüche
Erfahren Sie mehr über Abwesenheitsansprüche
Mitarbeitende hinzufügen
- Gehen Sie zum Abschnitt „Mitarbeiter“ in der Abwesenheitsrichtlinie
- Klicken Sie auf das (+) 📍 in der oberen rechten Ecke
- Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen
Auf diese Art und Weise gilt die Zuweisung an die Richtlinie ab dem aktuellen Datum!
Eine sichere Alternative die Mitarbeitenden seit Einstellungsdatum ihren Richtlinien zuzuweisen ist der Mitarbeiter-Import
Ein Mitarbeiter kann nur einer einzigen Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen werden , Sie können die Zuweisung jedoch bei Bedarf ändern.
