1. Ist es möglich, offline einzuchecken?
Nein, das ist nicht möglich.
2. Wann wird die Benachrichtigung im Falle eines verpassten Eincheckens gesendet?
Wenn der Zeitraum für das Einchecken abgelaufen ist und der/die Mitarbeiter/in sich noch nicht eingecheckt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den/die Mitarbeiter/in und den/die Manager/in gesendet. Die E-Mail wird ungefähr eine Minute nach dem verpassten Einchecken gesendet.
Wenn der/die Mitarbeiter/in sich innerhalb des zulässigen Toleranzbereichs eincheckt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn er/sie sich jedoch nach Ablauf des Zeitraums eincheckt, wird eine Benachrichtigung gesendet.
Manager/innen erhalten außerdem eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung aller Vorfälle im Zusammenhang mit Pünktlichkeit für ihre Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein/e Mitarbeiter/in vergisst, sich auszuchecken?
Wenn die Arbeitsstunden die geschätzten Stunden basierend auf den Arbeitsplänen, den Eingaben im Vertrag und/oder dem Urlaub überschreiten, wird eine Nachricht mit zwei Optionen angezeigt:
- Die geschätzten Stunden bestätigen.
- Die tatsächlichen Stunden auschecken.
Die Nachricht wird angezeigt, wenn der/die Nutzer/in auf die Auschecken-Schaltfläche klickt, nachdem die geschätzten Stunden um mindestens eine Minute überschritten wurden.
Wenn ein/e Mitarbeiter/in an einem bestimmten Tag mehrere Schichten hat, wird das System nur die Auscheckzeit der letzten Schicht ändern, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt.
In der Zeiterfassung und im PDF-Export wird angezeigt, ob ein/e Mitarbeiter/in das Modal "Vergessen, sich auszuchecken" verwendet hat, um sich auszuchecken und seine/ihre Auscheckzeit zu bearbeiten.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter/innen die Stundenzettel manipulieren?
Um die Genauigkeit der Stundenzettel zu gewährleisten, haben wir ein Alarmsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und davor warnt. Dieses System analysiert die Einträge zum Einchecken auf Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten.
Wenn Manipulationen an Stundenzetteln festgestellt werden, wird automatisch ein Vorfallbericht erstellt, der die "manipulierte Ein-/Auscheckzeit" für weitere Untersuchungen oder disziplinarische Maßnahmen dokumentiert, falls erforderlich.
Um falsche Alarme aufgrund kleiner Zeitvariationen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und erlaubt einen Spielraum von 2 Minuten für Zeitunterschiede aufgrund von Zeitzonen.
E-Mail-Benachrichtigungen werden an den Genehmiger/in des Stundenzettels des/der Mitarbeiters/in mit einer verdächtigen Schicht gesendet. Autorisierte Nutzer/innen, einschließlich HR-Administratoren, erhalten ebenfalls diese Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass schnell gehandelt werden kann.
5. Wenn jemand mit aktivierter Geolokalisierung eincheckt und anschließend die Zeit bearbeitet, verschwindet oder ändert sich der Standort?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen erscheinen zwei Aufzeichnungen in der Historie: die erste zeigt das Einchecken mit der Geolokalisierung, und die zweite spiegelt die bearbeitete Zeit wider, ohne dass Änderungen an den Standortinformationen vorgenommen werden.
6. Wie funktionieren automatische Pausen für verschiedene Zeitzonen?
Automatische Pausen basieren auf den Stunden, die der/die Mitarbeiter/in gearbeitet hat, sodass die Zeitzone keinen Einfluss darauf hat.
7. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. Wie genau sind die Geolokalisierungskoordinaten?
Die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten kann je nach Faktoren wie mobiler Empfang, geografischen Gegebenheiten, Wetterbedingungen und ob sich der Standort drinnen oder draußen befindet, variieren. Um die Präzision jeder Geolokalisierung zu bestimmen, speichern wir Parameter, die als "Genauigkeit" für Breiten- und Längengrad bezeichnet werden. Dieser Wert gibt die Differenz in Metern an, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Genauigkeit bedeutet. Zum Beispiel würde ein Wert von 0 eine Differenz von nur Zentimetern bedeuten, während 1000 eine Differenz von Kilometern anzeigen würde.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein/e Mitarbeiter/in vor Ort ist, wenn er/sie sich eincheckt?
Wenn es nicht ausreicht, während des Eincheckens "Von zu Hause aus arbeiten" oder "Vom Büro aus arbeiten" anzugeben, ist der einzige Weg, ihre physische Präsenz zu überprüfen, die Verwendung von Geolokalisierung und die Überprüfung der angegebenen Koordinaten in Google Maps.
Wie man Geolokalisierung im Zeiterfassungssystem verwendet
10. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Was ist der Prozess, um unterschriebene Stundenzettel von Mitarbeitern zu erhalten?
Exportieren Sie Ihre genehmigten Stundenzettel:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das drei Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Stundenzettel exportieren
- Wählen Sie in Exporttyp Zeiterfassungs-Export - Vollversion
- Wählen Sie im Dateiformat PDF
- Wählen Sie Mitarbeiter/innen
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Absenden
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Export.
Stundenzettel im Bulk senden und E-Signatur anfordern:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Klicken Sie auf Im Bulk senden
- Laden Sie Ihre Stundenzettel hoch
- Wählen Sie den Ordnernamen aus
- Wählen Sie im Uploadtyp Dokumente mit allen Seiten behalten
- Klicken Sie auf Dokument hochladen
- Klicken Sie auf Dokumente mit Mitarbeitern abgleichen
- Aktivieren Sie die Option E-Signatur von allen Empfängern anfordern
- Klicken Sie auf X übereinstimmende Dokumente senden
12. Beeinflusst das manuelle Bearbeiten der Eincheckzeiten die Pausenzeiten in den Stundenzetteln?
Die Auswirkungen des manuellen Bearbeitens der Eincheckzeiten auf die Pausenzeiten hängen von der Situation ab:
- Wenn die automatische Pause für die Zukunft geplant ist, wird sie zur entsprechenden Zeit im Stundenzettel angezeigt, auch wenn sie möglicherweise keine Echtzeit-Updates widerspiegelt.
- Wenn die automatische Pause jedoch bereits im Stundenzettel aufgezeichnet wurde, müssen die Mitarbeiter/innen die Pausenzeit manuell anpassen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
13. Ist es möglich, Daten zur Zeiterfassung zu importieren oder dies im Bulk zu tun?
Es ist nicht möglich, die Zeiterfassung direkt über die Factorial-Benutzeroberfläche zu importieren. Sie können dies jedoch über die API tun, die das Bulk-Hochladen und die Verwaltung von Daten zur Zeiterfassung ermöglicht.
14. Wann erscheint die Nachricht 'Sie haben Schichten zu vervollständigen'?
Der Satz „Sie haben Schichten zu vervollständigen“ erscheint in Factorial, wenn ein/e Mitarbeiter/in geplante Schichten hat, die er/sie noch nicht abgeschlossen oder ein-/ausgecheckt hat.
- Der/die Mitarbeiter/in hat zugewiesene Arbeitsstunden.
- Das System erinnert sie daran, dass sie diese Schichten abschließen oder registrieren müssen.
- Es erscheint normalerweise im Zeiterfassungs-Bereich oder im Dashboard des/der Mitarbeiters/in, wenn geplante Zeit aussteht.
15. Wie kann ich das System so konfigurieren, dass die tatsächlich von den Mitarbeitern geleisteten Stunden erfasst werden, anstatt der standardmäßig geplanten Stunden, insbesondere bei der Verwendung fester Arbeitspläne?
Wenn die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter/innen ihre geplanten Stunden (z. B. 09:00 bis 18:00) anzeigen, unabhängig davon, wann sie sich tatsächlich eingecheckt haben, liegt dies normalerweise an einer dieser drei Konfigurationen:
-
„Geschätzte Stunden“ deaktivieren: Das System könnte automatisch Lücken füllen, um den Tag „zu vervollständigen“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Schalten Sie „Eincheckbeschränkungen aktivieren“ aus.
-
Überprüfen Sie „Automatisches Einchecken“: Einige Unternehmen haben dies für feste Zeitpläne aktiv, was für den/die Mitarbeiter/in „eincheckt“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Stellen Sie sicher, dass „Automatisches Ausfüllen des Stundenzettels“ deaktiviert ist.
-
Überprüfen Sie „Rundung“: Wenn sich ein/e Mitarbeiter/in um 08:55 eincheckt und das System 09:00 aufzeichnet, wird nicht „auf den Zeitplan zurückgegriffen“, sondern gerundet.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Präferenzen > Toleranz bei der Zeiterfassung.
- Aktion: Stellen Sie die Toleranz bei der Zeiterfassung auf 0 Minuten für Ein- und Auschecken ein oder stellen Sie einfach sicher, dass dieser Abschnitt nicht aktiviert ist.
16. Wie kann der Zugang zum Einchecken für bestimmte Personen eingeschränkt werden?
Wenn Sie sicherstellen müssen, dass ein/e Mitarbeiter/in keinen Zugang zur Eincheckfunktion hat, während sein/ihr Profil aktiv bleibt, können Sie folgende Methoden verwenden:
- Versetzen Sie den/die Mitarbeiter/in in eine Berechtigungsgruppe, in der der Zugang zum 'Ein-/Auschecken' deaktiviert ist.
- Schließen Sie einen/e Mitarbeiter/in von der Zeiterfassung aus (Factorial — Wie man Mitarbeiter von der Zeiterfassung ausschließt und einfügt)