1. Ist es möglich, offline einzustempeln?
Nein, das ist nicht möglich.
2. Wann erfolgt die Benachrichtigung bei versäumtem Einstempeln?
Wenn die Einstempelzeit abgelaufen ist und der Mitarbeiter sich noch nicht eingestempelt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter und den Vorgesetzten gesendet. Die E-Mail wird etwa eine Minute nach dem versäumten Einstempeln versendet.
🚨 Wenn der Mitarbeiter innerhalb des erlaubten Toleranzbereichs stempelt, wird keine Benachrichtigung versendet. Wenn sie jedoch nach Ablauf des Zeitbereichs einstempeln, wird eine Benachrichtigung gesendet.
💡 Manager erhalten außerdem wöchentlich per E-Mail eine Zusammenfassung aller pünktlichkeitsbezogenen Vorfälle ihrer Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Ausstempeln vergisst?
Wenn die geleisteten Arbeitsstunden die geschätzten Stunden basierend auf Arbeitsplänen, Vertragseingaben und/oder Freizeit überschreiten, wird eine Meldung mit zwei Optionen angezeigt:
- Bestätigen Sie die geschätzten Stunden.
- Die tatsächlichen Stunden ausstempeln.
💡 Die Meldung wird angezeigt, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „Ausstempeln“ klickt, nachdem die geschätzten Stunden um mindestens eine Minute überschritten wurden.
💡 Wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag mehrere Schichten hat, ändert das System nur die Ausstempelzeit der letzten Schicht, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt.
🚨 Im Stundenzettel und im PDF-Export wird angezeigt, ob ein Mitarbeiter das Modal „Ausstempeln vergessen“ zum Ausstempeln verwendet und seine Ausstempelzeit bearbeitet hat.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter Arbeitszeittabellen manipulieren?
Um die Genauigkeit der Arbeitszeittabellen sicherzustellen, haben wir ein Warnsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und davor warnt. Dieses System analysiert Einstempeleinträge auf Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten.
Wenn festgestellt wird, dass Arbeitszeitnachweise manipuliert wurden, wird automatisch ein Vorfallbericht erstellt, der die „manipulierte Ein-/Ausstempelzeit“ dokumentiert und für weitere Untersuchungen oder gegebenenfalls Disziplinarmaßnahmen dient.
Um Fehlalarme aufgrund geringfügiger Zeitschwankungen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und lässt einen Spielraum von zwei Minuten für Zeitzonenunterschiede zu.
💡 E-Mail-Benachrichtigungen werden an den Stundenzettelgenehmiger des Mitarbeiters mit einer verdächtigen Schicht gesendet. Autorisierte Benutzer, einschließlich Personaladministratoren, erhalten diese Benachrichtigungen ebenfalls, um sicherzustellen, dass umgehend Maßnahmen ergriffen werden können.
5. Wenn jemand mit aktivierter Geolokalisierung einstempelt und anschließend die Zeit ändert, verschwindet oder ändert sich der Standort?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen werden zwei Datensätze im Verlauf angezeigt: Der erste zeigt die Einstempelung mit der Geolokalisierung an, und der zweite zeigt die bearbeitete Zeit ohne Änderungen an den Standortinformationen an.
6. Wie funktionieren automatische Pausen für verschiedene Zeitzonen?
Automatische Pausen basieren auf den vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, sodass die Zeitzone keinen Einfluss darauf hat.
7. Ist es möglich, das Einstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, die Anmeldung auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. Wie groß ist der Genauigkeitsbereich der Geolokalisierungskoordinaten?
Die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten kann abhängig von Faktoren wie Mobilfunkempfang, geografischer Lage des Gebiets, Wetterbedingungen und davon, ob sich der Standort drinnen oder draußen befindet, variieren. Um die Präzision jeder Geolokalisierung zu bestimmen, speichern wir Parameter namens „Genauigkeit“ für Breiten- und Längengrad. Dieser Wert gibt die Differenz in Metern an, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Genauigkeit anzeigt. Beispielsweise würde ein Wert von 0 einen Unterschied von nur Zentimetern bedeuten, während 1000 einen Unterschied von Kilometern bedeuten würde.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeiter beim Einstempeln vor Ort ist?
Wenn die Angabe „Von zu Hause aus arbeiten“ oder „Vom Büro aus arbeiten“ beim Einstempeln nicht ausreicht, besteht die einzige Möglichkeit, ihre physische Anwesenheit zu überprüfen, darin, die Geolokalisierung zu verwenden und die bereitgestellten Koordinaten in Google Maps zu überprüfen.
So nutzen Sie Geolokalisierung bei der Zeiterfassung
10. Ist es möglich, das Einstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, die Anmeldung auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Wie erfolgt der Erhalt unterzeichneter Stundenzettel von Mitarbeitern?
Exportieren Sie Ihre genehmigten Stundenzettel:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Arbeitszeittabelle exportieren
- Wählen Sie unter Exporttyp die Option Zeiterfassungsexport – Vollversion aus
- Wählen Sie unter Dateiformat die Option PDF aus
- Wählen Sie Mitarbeiter aus
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Absenden
💡 Du erhältst eine E-Mail mit dem Export.
Stundenzettel in großen Mengen senden und E-Signatur anfordern:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Dokumente“ .
- Klicken Sie auf „Massenversand“.
- Laden Sie Ihre Stundenzettel hoch
- Wählen Sie den Ordnernamen aus
- Wählen Sie als Upload-Typ die Option „Dokumente mit allen Seiten behalten“ aus
- Klicken Sie auf Dokument hochladen
- Klicken Sie auf Dokumente mit Mitarbeitern abgleichen
- Aktivieren Sie die Option E-Signatur an alle Empfänger anfordern
- Klicken Sie auf X übereinstimmende Dokumente senden
12. Hat die manuelle Bearbeitung der Einstempelzeiten Auswirkungen auf die Pausenzeiten in den Stundenzetteln?
Die Auswirkung der manuellen Bearbeitung der Einstempelzeiten auf die Pausenzeiten hängt von der Situation ab:
- Wenn die automatische Pause in der Zukunft geplant ist, wird sie zum entsprechenden Zeitpunkt in der Arbeitszeittabelle angezeigt, obwohl sie möglicherweise keine Echtzeitaktualisierungen widerspiegelt.
- Wenn die automatische Pause jedoch bereits im Stundenzettel erfasst wurde, müssen die Mitarbeiter die Pausenzeit manuell anpassen, um die Genauigkeit sicherzustellen.