1. ¿Es posible fichar sin conexión?
Sí, puedes fichar y salir mientras estás sin conexión, pero solo usando la aplicación móvil.
Aprende cómo aquí.
2. ¿Cuándo se envía la notificación en caso de un fichaje perdido?
Cuando el rango de tiempo para fichar ha pasado y el empleado aún no ha fichado, se envía una notificación por correo electrónico al empleado y al gerente. El correo se envía aproximadamente un minuto después del fichaje perdido.
Si el empleado ficha dentro del rango de tolerancia permitido, no se envía ninguna notificación. Sin embargo, si ficha después de que haya terminado el rango de tiempo, se envía una notificación.
Los gerentes también reciben un resumen semanal por correo electrónico de todos los incidentes relacionados con la puntualidad de los miembros de su equipo.
3. ¿Qué pasa cuando un empleado olvida fichar al salir?
Si las horas trabajadas superan las horas estimadas basadas en los horarios de trabajo, la entrada del contrato y/o las ausencias, se mostrará un mensaje con dos opciones:
- Confirmar las horas estimadas.
- Fichar las horas reales.
El mensaje se muestra cuando el usuario hace clic en el botón de fichar al salir después de superar las horas estimadas por al menos un minuto.
Si un empleado tiene múltiples turnos en un día determinado, el sistema solo modificará la hora de fichaje al salir del último turno para asegurar que el tiempo total se alinee con sus horas planificadas.
En la hoja de tiempo y en la exportación en PDF se muestra si un empleado utilizó el modal “Olvidé fichar al salir” para fichar y editar su hora de salida.
4. ¿Cómo puedo evitar que los empleados manipulen las hojas de tiempo?
Para garantizar la precisión de las hojas de tiempo, hemos implementado un sistema de alertas que detecta y advierte sobre manipulaciones. Este sistema analiza las entradas de fichaje en busca de inconsistencias o actividades sospechosas.
Si se encuentra que alguna hoja de tiempo ha sido manipulada, se genera automáticamente un informe de incidente, documentando el "tiempo de fichaje/salida manipulado" para una investigación adicional o acciones disciplinarias, si es necesario.
Para minimizar falsas alertas debido a pequeñas variaciones de tiempo, el sistema compara la hora del reloj con la hora del servidor, permitiendo un margen de 2 minutos por diferencias de zona horaria.
Las alertas por correo se envían al aprobador de la hoja de tiempo del empleado con un turno sospechoso. Los usuarios autorizados, incluidos los administradores de recursos humanos, también reciben estas alertas para asegurar que se puedan tomar acciones rápidas.
5. Si alguien ficha con la geolocalización activada y posteriormente edita la hora, ¿desaparece o cambia la ubicación?
No, la ubicación no desaparecerá. En su lugar, aparecerán dos registros en el historial: el primero mostrará el fichaje con la geolocalización, y el segundo reflejará la hora editada sin cambios en la información de ubicación.
6. ¿Cómo funcionan los descansos automáticos para diferentes zonas horarias?
Los descansos automáticos se basan en las horas trabajadas por el empleado, por lo que la zona horaria no les afecta.
7. ¿Es posible restringir el fichaje a un área específica?
Actualmente, no es posible limitar el fichaje a un área específica.
8. ¿Cuál es el rango de precisión de las coordenadas de geolocalización?
La precisión de las coordenadas de geolocalización puede variar dependiendo de factores como la recepción móvil, la geografía del área, las condiciones meteorológicas y si la ubicación está en interiores o exteriores. Para determinar la precisión de cada geolocalización, almacenamos parámetros llamados "precisión" para la latitud y la longitud. Este valor indica la diferencia en metros, con un número más bajo que indica mayor precisión. Por ejemplo, un valor de 0 significaría una diferencia de solo centímetros, mientras que 1000 indicaría una diferencia de kilómetros.
9. ¿Cómo puedo asegurarme de que un empleado está en el lugar cuando ficha?
Si indicar "Trabajando desde casa" o "Trabajando desde la oficina" durante el fichaje no es suficiente, la única forma de verificar su presencia física es utilizando la geolocalización y revisando las coordenadas proporcionadas en Google Maps.
Cómo usar la geolocalización en el control horario
10. ¿Es posible restringir el fichaje a un área específica?
Actualmente, no es posible limitar el fichaje a un área específica.
11. ¿Cuál es el proceso para obtener hojas de tiempo firmadas de los empleados?
Exporta tus hojas de tiempo aprobadas:
- En tu barra lateral, haz clic en control horario
- Haz clic en el icono de tres puntos, en la esquina superior derecha
- Selecciona Exportar hoja de tiempo
- En Tipo de exportación selecciona Exportación de control horario - Versión completa
- En Formato de archivo, selecciona PDF
- Selecciona empleados
- Completa los otros campos y haz clic en Enviar
Recibirás un correo electrónico con la exportación.
Enviar hoja de tiempo en bloque y solicitar firma electrónica:
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Haz clic en Enviar en bloque
- Sube tus hojas de tiempo
- Selecciona el nombre de la carpeta
- En el Tipo de carga, selecciona Mantener documentos con todas sus páginas
- Haz clic en Cargar documento
- Haz clic en Emparejar documentos con empleados
- Activa la opción Solicitar firma electrónica a todos los destinatarios
- Haz clic en Enviar X documentos emparejados
12. ¿Afecta la edición manual de las horas de fichaje a los tiempos de descanso en las hojas de tiempo?
El impacto de editar manualmente las horas de fichaje en los tiempos de descanso depende de la situación:
- Si el descanso automático está programado para ocurrir en el futuro, se mostrará en la hoja de tiempo en el momento apropiado, aunque puede que no refleje actualizaciones en tiempo real.
- Sin embargo, si el descanso automático ya ha sido registrado en la hoja de tiempo, se requerirá que los empleados ajusten manualmente el tiempo de descanso para asegurar precisión.
13. ¿Es posible importar datos de control horario o hacerlo en bloque?
No es posible importar el control horario directamente a través de la interfaz de Factorial. Sin embargo, puedes hacerlo utilizando la API, que permite la carga y gestión masiva de datos de control horario.
14. ¿Cuándo aparece el mensaje ‘Tienes turnos por completar’?
La frase “Tienes turnos por completar” aparece en Factorial cuando un empleado tiene turnos programados que no ha completado o fichado/salido.
- El empleado tiene horas de trabajo asignadas.
- El sistema les recuerda que necesitan completar o registrar estos turnos.
- Generalmente aparece en la sección de control horario o en el panel del empleado cuando hay tiempo planificado pendiente.
15. ¿Cómo puedo configurar el sistema para que se registren las horas reales trabajadas por los empleados, en lugar de las horas programadas predeterminadas, especialmente al usar horarios de trabajo fijos?
Si las hojas de tiempo de tus empleados están mostrando sus horas programadas (por ejemplo, 09:00 a 18:00) independientemente de cuándo realmente ficharon, generalmente se debe a una de estas tres configuraciones:
-
Desactivar "Horas Estimadas": El sistema podría estar llenando automáticamente los vacíos para "completar" el día.
- Ruta: Configuración > control horario > Política > Configuración de políticas.
- Acción: Desactivar "Habilitar restricciones de fichaje al salir".
-
Verificar "Fichaje Automático": Algunas empresas tienen esto activo para horarios fijos, lo que "ficha" por el empleado.
- Ruta: Configuración > control horario > Política > Configuración de políticas.
- Acción: Asegúrate de que "Habilitar autocompletar hoja de tiempo" esté desactivado.
-
Revisar "Redondeo": Si un empleado ficha a las 08:55 y el sistema registra 09:00, no está "predeterminando" el horario, está redondeando.
- Ruta: Configuración > control horario > Política > Preferencias > Tolerancia de control horario.
- Acción: Establecer la tolerancia de control horario a 0 minutos tanto para fichar como para salir, o simplemente asegurarte de que esta sección no esté habilitada.
16. Cómo restringir el acceso al fichaje para individuos específicos
Si necesitas asegurarte de que un empleado no tenga acceso a la función de fichaje mientras mantienes su perfil activo, puedes usar estos métodos:
- Mover al empleado a un Grupo de Permisos donde el acceso a 'Fichar/salir' esté desactivado.
- Excluir a un empleado del control horario (Factorial — Cómo excluir e incluir empleados del control horario )