Universal Updater te permite actualizar registros existentes de empleados/as y contratos en bloque utilizando un archivo CSV o Excel. En lugar de editar los registros uno por uno, puedes subir un archivo, revisar los cambios propuestos y aplicar las actualizaciones de manera eficiente mientras mantienes visibilidad y control sobre el proceso.
Vista general
Universal Updater está diseñado para situaciones en las que necesitas actualizar grandes volúmenes de datos existentes a la vez. Esto es especialmente útil cuando la información proviene de sistemas externos, como herramientas de nómina o gestión de recursos humanos, o cuando varios/as empleados/as o contratos requieren diferentes actualizaciones.
Antes de aplicar cualquier cambio, el sistema muestra una vista previa de las actualizaciones y resalta cualquier diferencia entre el archivo importado y los datos actuales. Esto te ayuda a revisar los cambios y evitar actualizaciones no intencionadas.
Cuándo y por qué debería usarse
Usa Universal Updater cuando necesites:
- Actualizar múltiples registros de empleados/as en una sola acción
- Actualizar múltiples registros de contratos desde una hoja de cálculo
- Sincronizar información de sistemas externos
- Aplicar diferentes valores en un gran número de registros
- Reducir el trabajo manual y el riesgo de error humano
Cómo usar
- Prepara un archivo CSV o Excel que contenga los registros que deseas actualizar
- En tu barra lateral, ve a Organización
- Accede a la pestaña Personas
- Haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior de la lista
- Selecciona Editar empleados/as desde tu archivo
- Elige una entidad legal
- Sube tu archivo
- Asocia las columnas de tu archivo con los campos correspondientes en Factorial
- Revisa la vista previa de los cambios:
- Las celdas resaltadas en azul indican un cambio respecto al valor actual
- Las celdas resaltadas en amarillo indican que un valor existente será eliminado
- Pasa el cursor sobre una celda resaltada para ver el valor actual almacenado en el sistema
- Revisa cualquier registro no coincidente
- Las filas que no se pueden emparejar con un registro existente serán omitidas
- Confirma la actualización
- La actualización se procesará en segundo plano
- Recibirás una notificación una vez que el proceso haya finalizado
Si algunas filas fueron omitidas durante la actualización, las filas se omiten cuando el sistema no puede encontrar un registro coincidente basado en los identificadores seleccionados. Para evitar esto:
- Verifica que las direcciones de correo electrónico de los/as empleados/as sean correctas
- Asegúrate de que las fechas de vigencia de los contratos coincidan con los registros existentes
- Revisa si hay problemas de formato en tu archivo
Si no puedes ver ningún cambio en la vista previa, esto puede suceder cuando los valores importados son idénticos a los valores existentes almacenados en Factorial. Revisa tu archivo y confirma que los datos difieren de los registros actuales.
Si la actualización está tardando más de lo esperado, es porque los archivos grandes pueden requerir tiempo adicional de procesamiento. La actualización se ejecuta de manera asíncrona, y recibirás una notificación una vez que esté completa.
Consejos y mejores prácticas
- Revisa tu archivo cuidadosamente antes de subirlo para asegurarte de que los identificadores sean correctos
- Usa las direcciones de correo electrónico de los/as empleados/as exactamente como aparecen en Factorial
- Presta especial atención a los campos resaltados en amarillo, ya que indican que la información será eliminada
- Revisa la pantalla de vista previa antes de confirmar las actualizaciones
- Si estás actualizando contratos, verifica tanto el correo electrónico del/la empleado/a como la fecha de vigencia del contrato para asegurar un emparejamiento preciso
- Mantén una copia de tu archivo original para fines de auditoría
FAQ
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¿Puedo crear nuevos/as empleados/as o contratos usando Universal Updater?
No. Universal Updater solo actualiza registros existentes. Los registros que no se pueden emparejar con datos existentes son omitidos.
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¿Cómo identifica el sistema los registros a actualizar?
Los registros de empleados/as se emparejan utilizando la dirección de correo electrónico del/la empleado/a. Los registros de contratos se emparejan utilizando la combinación de correo electrónico del empleado y la fecha de vigencia del contrato.
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¿Qué significan los diferentes colores de resaltado?
Los resaltados azules indican un cambio en un valor existente. Los resaltados amarillos indican que un valor existente será eliminado.
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¿Puedo revisar los cambios antes de aplicarlos?
Sí. La pantalla de vista previa muestra todos los cambios detectados antes de que confirmes la actualización.
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¿Qué sucede con las filas no coincidentes?
Las filas no coincidentes son omitidas y no actualizadas. El sistema proporciona retroalimentación mostrando cuántas filas fueron emparejadas y cuántas fueron omitidas.
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¿Se aplicarán las actualizaciones de inmediato?
Las actualizaciones se procesan en segundo plano después de la confirmación. Recibirás una notificación cuando el proceso esté completo.