Con el permiso "Utilizar plantillas de documentos", en la sección "Documentos", un empleado/a puede añadir, eliminar, previsualizar y enviar plantillas de documentos en masa.
Cuando este permiso está habilitado, el empleado/a encontrará una nueva sección en "(Tu empresa) Documentos".
Variables de plantillas de documentos y permisos relacionados
Para que un empleado/a pueda utilizar en una plantilla aquellas variables cuya información también depende de un permiso específico, debe tener al menos el permiso "Ver" para esa variable para los empleados/as a los que va a enviar la plantilla.
Ejemplo:
Para usar la variable "Importe del sueldo" {{salary_amount}}, el empleado/a debe tener habilitado al menos el permiso "Ver sueldo" para aquellos empleados/as a los que enviará una plantilla.
Nota: Los permisos de las variables en las plantillas de documentos están predefinidos y no se pueden modificar. Cada variable tiene su propio nivel de acceso, gestionado automáticamente por el sistema.
Entendiendo los permisos de variables de plantillas de documentos
Para representar los permisos que se tienen como empleado/a hemos desarrollado Niveles de Acceso en las variables. Se trata de una forma simplificada de representar a qué información se tiene acceso en relación con el organigrama de la empresa.
- Acceso público: acceso a la información de toda la empresa porque es pública para todos (nombre, apellidos...)
- Acceso total: acceso a esta información de toda la empresa porque tengo permiso.
- Acceso parcial: acceso a la información de las personas de mi equipo.
- Sin acceso: no acceso a esta información del resto de empleados/as.
Los niveles de acceso estarán disponibles en la sección Variables disponibles:
- En la barra lateral, ir a Documentos
- Hacer clic en Plantillas de documento
- Desplazarse hacia Variables disponibles
Prevención de errores de permisos en el envío de plantillas
Si un empleado/a con permiso para usar plantillas de documentos envía una plantilla que incluye una variable para cuyo campo no tiene el permiso "Ver", el sistema le mostrará distintos mensajes de advertencia según el caso.
- Plantilla que incluye al menos una variable con acceso parcial: en este caso, el sistema advierte del estado de acceso parcial para algunas variables de la plantilla.
- Plantilla con al menos una variable sin acceso: en este caso, el sistema no permite enviar esa plantilla porque el documento contendría un espacio en blanco en lugar de la información de la variable sin acceso.
Plantillas y permisos de carpeta de empleado/a
Un empleado/a con permiso "Usar plantillas de documentos" podrá enviar plantillas de forma masiva solo a aquellas carpetas de Empleado/a que tenga permiso para gestionar.
Ejemplo:
Si un empleado/a tiene permiso para gestionar solo las carpetas de empleado/a Nóminas y DNIs, estas serán las únicas carpetas disponibles a la hora de enviar plantillas de documentos de forma masiva.