Las políticas de control horario incluyen una cronología que mantiene un registro claro de qué política se aplicó a cada período. Esto significa que las hojas de tiempo pasadas ya no se cambian cuando mueves a un colaborador a otra política o editas una política existente.
Con la cronología, puedes programar o retroceder cambios de política mientras mantienes tu historial de control horario consistente y más fácil de auditar.
Vista general
La Cronología registra cambios en las políticas de control horario basados en su fecha de efectividad.
Puedes:
- Programar un cambio de política para una fecha futura.
- Retroceder un cambio de política hasta 24 meses.
- Ver qué política se aplicó durante un período específico.
- Revisar cambios de política pendientes antes de que tomen efecto.
- Mantener las hojas de tiempo pasadas sin cambios después de que se actualice una política o se mueva a un colaborador a otra política.
- Rastrear cambios de política en el registro de actividad.
Esto se aplica tanto cuando mueves colaboradores entre políticas como cuando editas una política existente.
Cuándo y por qué debe usarse
- Usa la cronología siempre que necesites cambiar una política de control horario sin perder el historial de cómo se calcularon los períodos anteriores.
- Por ejemplo, si un colaborador se muda a un arreglo de tiempo de trabajo diferente el 1 de octubre, puedes establecer el 1 de octubre como la fecha de efectividad. Sus períodos anteriores permanecen calculados de acuerdo con la política que se aplicó en ese momento, mientras que los períodos desde el 1 de octubre en adelante utilizan la nueva política.
- Esto ayuda a mantener un rastro de auditoría confiable y evita que las horas previamente aprobadas o pagadas cambien inesperadamente.
Cómo funciona
Programar un cambio de política
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Ve a control horario
- Abre la política relevante
- Selecciona al colaborador que deseas cambiar
- Establece la fecha de efectividad del cambio
- Por defecto, la fecha de efectividad es hoy
- Elige una fecha futura para programar el cambio
- Elige una fecha pasada para aplicar el cambio retrospectivamente
- Si seleccionas una fecha pasada, revisa la advertencia que muestra qué períodos y cálculos se verán afectados
- Confirma el cambio
- Hasta la fecha de efectividad, el cambio pendiente se muestra en ambas políticas:
- Un distintivo de reloj aparece en la política actual
- Una fila atenuada aparece en la política de destino
- Cuando llegue la fecha de efectividad, la nueva política se aplicará automáticamente desde esa fecha en adelante
Retroceder un cambio de política
Puedes retroceder un cambio de política hasta 24 meses.
- Abre la asignación de política relevante
- Selecciona la fecha en que la nueva política debería haber comenzado
- Revisa la advertencia que muestra qué se recalculará
- Confirma el cambio solo después de verificar los períodos afectados
- Los períodos anteriores a la fecha de efectividad permanecen asociados con la política que se aplicó en ese momento
Ver hojas de tiempo afectadas por múltiples políticas
Cuando un período de hoja de tiempo cubre más de una política:
- Abre el período de hoja de tiempo relevante
- Usa el menú desplegable de políticas para seleccionar la política que deseas ver
- Revisa los cálculos de la hoja de tiempo para esa política
- Verifica el banner mostrado en la hoja de tiempo para identificar períodos que se calcularon de manera diferente debido a un cambio de política
Si una hoja de tiempo pasada ha cambiado después de que retrocedí un cambio de política, revisa la fecha de efectividad del cambio de política. Cuando un cambio se retrocede, los períodos desde esa fecha en adelante pueden ser recalculados. Revisa la advertencia mostrada antes de confirmar el cambio para entender qué períodos se verán afectados.
Si no puedes encontrar la política que debería aplicarse a un período histórico, revisa el menú desplegable de políticas en el período de hoja de tiempo afectado. Si el período abarca múltiples políticas, puedes seleccionar la política relevante para ver sus cálculos.
Si un cambio de política se muestra como pendiente, verifica el distintivo de reloj en la política actual y la fila atenuada en la política de destino para confirmar el cambio programado. Un cambio pendiente tiene una fecha de efectividad futura.
La cronología protege la historia desde la fecha en que tu empresa se activa para esta funcionalidad. No restaura datos históricos que fueron sobrescritos antes de la activación. Si crees que los datos históricos se vieron afectados antes de la activación, contacta a Factorial Soporte para obtener asistencia.
Consejos y mejores prácticas
- Usa la fecha de efectividad real. Esto mantiene la historia de la política alineada con cuándo realmente entró en efecto el cambio.
- Revisa las advertencias antes de retroceder. Un cambio retrospectivo puede recalcular períodos desde la fecha seleccionada en adelante.
- Planifica cambios con anticipación. Usa una fecha de efectividad futura cuando ya sepas cuándo debería cambiar la política de un colaborador.
- Verifica la cronología al revisar horas históricas. Muestra qué política se aplicó durante cada período.
- Usa el registro de actividad para auditar. Los cambios de política se registran para que puedas revisar cuándo se realizaron los cambios.
- Recuerda que editar una política también afecta su cronología. Los cambios en una política existente se registran de la misma manera que mover colaboradores entre políticas.
FAQ
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¿La cronología protege las hojas de tiempo de cambios después de un cambio de política?
Sí. Desde la fecha en que tu empresa se activa para la cronología, cada cambio de política se registra y los períodos pasados permanecen calculados de acuerdo con la política que se aplicó a ellos.
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¿Puedo programar un cambio de política para el futuro?
Sí. Establece una fecha de efectividad futura para programar el cambio. La nueva política se aplicará desde esa fecha.
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¿Puedo retroceder un cambio de política?
Sí. Puedes retroceder un cambio hasta 24 meses. Factorial muestra una advertencia antes de que confirmes el cambio para que puedas revisar qué se recalculará.
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¿La cronología solo se aplica al mover colaboradores entre políticas?
No. Los cambios realizados al editar una política de control horario existente también se registran en la cronología.
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¿Puedo ver qué política se aplicó a un período específico?
Sí. Cuando un período de hoja de tiempo abarca múltiples políticas, usa el menú desplegable de políticas para ver los cálculos de cada política. Un banner también indica cuándo los días en el período se calcularon de manera diferente.
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¿Se registran los cambios de política en el registro de actividad?
Sí. Los cambios de política se registran en el registro de actividad, proporcionando un registro de cambios para fines de auditoría.
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¿La cronología restaura la historia que fue cambiada antes de la activación?
No. La cronología protege la historia desde la fecha en que tu empresa se activa. No restaura automáticamente datos históricos que ya fueron sobrescritos antes de la activación.
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¿Necesito activar la cronología manualmente?
No. La funcionalidad se está implementando automáticamente a los clientes de control horario en lotes. No hay nada que debas hacer.