Las políticas de control horario incluyen una cronología que mantiene un registro claro de qué política se aplicó a cada período. Esto significa que las hojas de tiempo pasadas ya no se cambian cuando mueve a un/a colaborador/a a otra política o edita una política existente.
Con la cronología, puede programar o retroceder cambios de política mientras mantiene su historial de control horario consistente y más fácil de auditar.
Vista general
La cronología registra cambios en las políticas de control horario basados en su fecha de entrada en vigor.
Puede:
- Programar un cambio de política para una fecha futura.
- Retroceder un cambio de política hasta 24 meses.
- Ver qué política se aplicó durante un período específico.
- Revisar cambios de política pendientes antes de que entren en vigor.
- Mantener las hojas de tiempo pasadas sin cambios después de que se actualice una política o se mueva a un colaborador a otra política.
- Rastrear cambios de política en el registro de actividad.
Esto se aplica tanto cuando mueves colaboradores/as entre políticas como cuando editas una política existente.
Cuándo y por qué debe usarse
- Use la cronología siempre que necesite cambiar una política de control horario sin perder el historial de cómo se calcularon los períodos anteriores.
- Por ejemplo, si un/a colaborador/a se muda a un arreglo de tiempo de trabajo diferente el 1 de octubre, puede establecer el 1 de octubre como la fecha de entrada en vigor. Sus períodos anteriores permanecen calculados de acuerdo con la política que se aplicó en ese momento, mientras que los períodos desde el 1 de octubre en adelante utilizan la nueva política.
- Esto ayuda a mantener un rastro de auditoría confiable y evita que horas previamente aprobadas o pagadas cambien inesperadamente.
Cómo funciona
Programar un cambio de política
- En su barra lateral, vaya a Configuración
- Vaya a control horario
- Abra la política relevante
- Seleccione al/la colaborador/a que desea cambiar
- Establezca la fecha de entrada en vigor del cambio
- Por defecto, la fecha de entrada en vigor es hoy
- Elija una fecha futura para programar el cambio
- Elija una fecha pasada para aplicar el cambio de forma retrospectiva
- Si selecciona una fecha pasada, revise la advertencia que muestra qué períodos y cálculos se verán afectados
- Confirme el cambio
- Hasta la fecha de entrada en vigor, el cambio pendiente se muestra en ambas políticas:
- Un distintivo de reloj aparece en la política actual
- Una fila atenuada aparece en la política de destino
- Cuando llegue la fecha de entrada en vigor, la nueva política se aplica automáticamente desde esa fecha en adelante
Retroceder un cambio de política
Puede retroceder un cambio de política hasta 24 meses.
- Abra la asignación de política relevante
- Seleccione la fecha en que la nueva política debería haber comenzado
- Revise la advertencia que muestra qué se recalculará
- Confirme el cambio solo después de verificar los períodos afectados
- Los períodos anteriores a la fecha de entrada en vigor permanecen asociados con la política que se aplicó en ese momento
Ver hojas de tiempo afectadas por múltiples políticas
Cuando un período de hoja de tiempo cubre más de una política:
- Abra el período de hoja de tiempo relevante
- Use el menú desplegable de políticas para seleccionar la política que desea ver
- Revise los cálculos de la hoja de tiempo para esa política
- Verifique el banner mostrado en la hoja de tiempo para identificar períodos que se calcularon de manera diferente debido a un cambio de política
Si una hoja de tiempo pasada ha cambiado después de que retrocedió una política, verifique la fecha de entrada en vigor del cambio de política. Cuando un cambio se retrocede, los períodos desde esa fecha en adelante pueden recalcularse. Revise la advertencia mostrada antes de confirmar el cambio para entender qué períodos se verán afectados.
Si no puede encontrar la política que debería aplicarse a un período histórico, verifique el menú desplegable de políticas en el período de hoja de tiempo afectado. Si el período abarca múltiples políticas, puede seleccionar la política relevante para ver sus cálculos.
Si un cambio de política se muestra como pendiente, verifique el distintivo de reloj en la política actual y la fila atenuada en la política de destino para confirmar el cambio programado. Un cambio pendiente tiene una fecha de entrada en vigor futura.
La cronología protege el historial desde la fecha en que su empresa se activa para esta funcionalidad. No restaura datos históricos que fueron sobrescritos antes de la activación. Si cree que los datos históricos se vieron afectados antes de la activación, contacte al soporte de Factorial para obtener asistencia.
Consejos y mejores prácticas
- Use la fecha de entrada en vigor real. Esto mantiene el historial de políticas alineado con cuándo realmente entró en vigor el cambio.
- Revise las advertencias antes de retroceder. Un cambio retrospectivo puede recalcular períodos desde la fecha seleccionada en adelante.
- Planifique los cambios con anticipación. Use una fecha de entrada en vigor futura cuando ya sepa cuándo debe cambiar la política de un/a colaborador/a.
- Verifique la cronología al revisar horas históricas. Muestre qué política se aplicó durante cada período.
- Use el registro de actividad para auditar. Los cambios de política se registran para que pueda revisar cuándo se hicieron los cambios.
- Recuerde que editar una política también afecta su cronología. Los cambios en una política existente se registran de la misma manera que mover colaboradores entre políticas.
FAQ
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¿La cronología protege las hojas de tiempo de cambiar después de un cambio de política?
Sí. Desde la fecha en que su empresa se activa para la cronología, cada cambio de política se registra y los períodos pasados permanecen calculados de acuerdo con la política que se aplicó a ellos.
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¿Puedo programar un cambio de política para el futuro?
Sí. Establezca una fecha de entrada en vigor futura para programar el cambio. La nueva política se aplicará desde esa fecha.
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¿Puedo retroceder un cambio de política?
Sí. Puede retroceder un cambio hasta 24 meses. Factorial muestra una advertencia antes de que confirme el cambio para que puedas revisar qué se recalculará.
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¿La cronología solo se aplica al mover colaboradores entre políticas?
No. Los cambios realizados al editar una política de control horario existente también se registran en la cronología.
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¿Puedo ver qué política se aplicó a un período específico?
Sí. Cuando un período de hoja de tiempo abarca múltiples políticas, use el menú desplegable de políticas para ver los cálculos para cada política. Un banner también indica cuándo los días en el período se calcularon de manera diferente.
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¿Se registran los cambios de política en el registro de actividad?
Sí. Los cambios de política se registran en el registro de actividad, proporcionando un registro de cambios para fines de auditoría.
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¿La cronología restaura el historial que se cambió antes de la activación?
No. La cronología protege el historial desde la fecha en que su empresa se activa. No restaura automáticamente datos históricos que ya fueron sobrescritos antes de la activación.
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¿Necesito activar la cronología manualmente?
No. La funcionalidad se está implementando automáticamente para los clientes de control horario en lotes. No hay nada que necesite hacer.