La herramienta de importación le permite cargar datos de empleados/as utilizando un archivo de Excel o una hoja de cálculo. Puede usar la plantilla proporcionada por Factorial o subir su propio archivo y mapear las columnas directamente en la plataforma. Durante el proceso, puede revisar y editar los datos con características similares a Excel antes de completar la importación.
Cómo usarlo
- En su barra lateral, vaya a Organización
- Haga clic en la flecha junto al botón Añadir persona y seleccione Importar empleados
- Elija la Entidad Legal donde desea importar a los/as empleados/as
En la pantalla de importación, tiene dos opciones:
- Descargar la plantilla y completar los datos de los/as empleados/as, detalles del contrato y campos personalizados en un solo archivo.
- O subir su propia hoja de cálculo, incluso si no sigue la plantilla.
Después de subir, llegará al paso de Coincidir columnas:
- A la izquierda, verá las columnas de su archivo; a la derecha, los campos correspondientes de Factorial
- Factorial coincidirá automáticamente con tantas columnas como sea posible utilizando asignación inteligente (por ejemplo, "Contrato inicial" → "Fecha de inicio del contrato")
- Puede ajustar manualmente las asignaciones tanto para columnas como para valores (por ejemplo, "Oficina de Barcelona" → "Barcelona")
- Los campos requeridos (nombre, apellidos, correo electrónico, fecha de inicio del contrato, fecha de versión, etc.) y cualquier campo personalizado obligatorio basado en la entidad legal se resaltarán
Use la plantilla de Factorial si desea omitir la mayoría de los pasos de mapeo, pero si usa su propio archivo, asegúrese de que los encabezados de las columnas sean claros para ayudar con la coincidencia automática.
Una vez que el mapeo esté completo, proceda a Revisar entradas:
- Use una tabla similar a Excel para revisar y editar los datos
- Puede arrastrar y soltar celdas, deshacer/rehacer cambios, filtrar y ordenar columnas, y ocultar campos
- También puede copiar y pegar datos directamente desde una hoja de Excel en la tabla
- Si es necesario, exporte las entradas a Excel usando el botón Exportar como Excel
- Los correos electrónicos de los/as managers se normalizan (mayúsculas + espacios circundantes) al hacer coincidir
- Las columnas le permiten usar un/a manager que aún no es un/a empleado/a existente: en Coincidir entradas, un valor no coincidente se puede agregar como una nueva opción en un clic desde su menú contextual. El importador luego ordena el procesamiento para que el/la manager se cree antes que los/as empleados/as que le reportan, permitiéndole importar un equipo y su manager en un solo archivo.
- Si un valor no se resuelve a ningún/ninguna empleado/a existente o del mismo archivo (por ejemplo, un error tipográfico), se presenta como un error en el Historial de importación en lugar de completar la fila con el/la manager faltante silenciosamente.
Cuando esté listo/a, haga clic en Completar importación
El sistema procesará el archivo en segundo plano, permitiéndole continuar trabajando en Factorial. Recibirá una notificación una vez que la importación esté completa. Puede rastrear el estado en Configuraciones > Historial de importación
Consejos para una importación de datos exitosa en Factorial
Para asegurarse de que su importación de datos se realice sin problemas, tenga en cuenta lo siguiente:
- Correos electrónicos duplicados: Cada dirección de correo electrónico debe ser única. No se permiten duplicados.
- Errores de formato de fecha: Siempre use el formato DD/MM/YYYY para todas las fechas
- Faltan campos requeridos: Los campos marcados con un asterisco (*) deben completarse antes de finalizar la importación