1. ¿Qué carpetas por defecto tenemos en el directorio de empleados y en el de la empresa?

De forma predeterminada, el directorio de empleados incluye las siguientes carpetas: contratos, licencias familiares y médicas, recibos de sueldo e identificaciones.

Además, se incluyen las siguientes carpetas según las circunstancias:

• Carpeta de gastos, si la aplicación está instalada
• Carpeta de nóminas, si está instalado el sistema de gestión de nóminas
• Carpeta Modelo 145, si hay una LE en España

Por defecto, el directorio de la empresa incluye las siguientes carpetas: seguros sociales, impuestos, informes y nóminas. Además, según las circunstancias, se incluyen las siguientes carpetas:

• Carpeta de gastos, si la aplicación está instalada
• Carpeta de exportaciones de nóminas, si está instalado el sistema de gestión de nóminas
• Carpeta resumen de nóminas, si está instalado el sistema de gestión de nóminas

2. ¿Cómo publicar un documento que debe ser público para todos los empleados?

Para que un documento sea visible para todos los miembros de la empresa, puedes subirlo como documento público. Estos son los pasos:

En la barra lateral, vaya a Documentos y acceda a la sección Público .

Haga clic en Cargar documentos en la esquina superior derecha

Arrastre y suelte el documento

Haga clic en Cargar documento

Para garantizar la visibilidad, puede ajustar la configuración de visibilidad mediante el símbolo del candado. Si el candado está abierto, todos los empleados pueden ver el documento.

Además, tienes la opción de enviar una notificación por correo electrónico a tus empleados una vez que se haya publicado el documento.

3. ¿Cuál es la diferencia entre los distintos espacios de almacenamiento de documentos?

• Documentos de empleados : Este espacio contiene los documentos personales de los empleados organizados en carpetas. Cada empleado tiene su propio espacio y el acceso está determinado por permisos. Los empleados pueden encontrar este espacio en la sección "USTED / Mis documentos" del menú principal.
• Documentos públicos de la empresa : Este espacio compartido se utiliza para publicar documentos públicos, como políticas y comunicaciones, a los que pueden acceder todos los empleados por defecto. Los empleados pueden acceder a este espacio en la sección “SU EMPRESA / Documentos / Públicos” del menú principal.
• Documentos privados de la empresa : Este espacio es para documentos de gestión, informes y otros documentos que no están disponibles para todos los empleados. El acceso a este espacio se basa en permisos, lo que permite que empleados específicos lo vean. Los empleados con permiso pueden acceder a este espacio en la sección "SU EMPRESA / Documentos / Privados" del menú principal.

4. ¿Cómo crear un sistema de carpetas para gestionar documentos?

Factorial ofrece la flexibilidad de configurar una estructura de carpetas tanto para los documentos de sus empleados como para los documentos internos de su empresa. Para configurar el sistema de carpetas, siga estos pasos:

1. En la barra lateral, vaya a Configuración
2. En General, seleccione Documentos

En la configuración del documento, tienes la posibilidad de:

• Agregar, editar, eliminar carpetas o subcarpetas personalizadas al espacio de documentos de los empleados
• Agregar, editar, eliminar carpetas o subcarpetas personalizadas al espacio de documentos privados de la empresa
• Agregar, editar, eliminar carpetas o subcarpetas personalizadas al espacio de documentos públicos de la empresa
• Cree campos personalizados para categorizar y organizar aún más sus documentos.

Al utilizar estas opciones, puede establecer un sistema de carpetas que se adapte a sus necesidades específicas y administrar eficientemente sus documentos.

5. ¿Qué son los campos personalizados del documento?

Los campos personalizados de documentos permiten a los administradores definir atributos para los documentos almacenados en las carpetas de los empleados. Estos campos personalizados pueden tener varios formatos, como texto, fecha, número o una lista de elementos seleccionables, entre otros.

Además, los administradores tienen la opción de configurar los campos personalizados como obligatorios u opcionales. Cuando un campo personalizado está marcado como obligatorio, significa que cada vez que se carga un documento a la carpeta, se debe completar el campo correspondiente. Por otro lado, los campos personalizados opcionales brindan flexibilidad, lo que permite que la finalización del campo sea opcional al cargar documentos a la carpeta.

6. ¿Cómo el sistema de documentos en masa automatiza la creación de documentos y agiliza la distribución a varios empleados simultáneamente?

El sistema de documentos en bloque automatiza la creación de documentos mediante el uso de los datos almacenados de los empleados. Permite la creación eficiente de documentos al relacionarlos con la información relevante del empleado. Además, el sistema permite la distribución optimizada de documentos en bloque a varios empleados.

Con esta funcionalidad, se pueden enviar varios tipos de documentos, incluidos archivos PDF como nóminas o plantillas de documentos almacenados. También se tiene la opción de cargar varios PDF y el sistema analizará el texto del documento para identificar nombres, apellidos y documentos de identidad. En base a este análisis, el sistema sugiere automáticamente al empleado correspondiente al que debe enviarse el documento. Este proceso ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo una distribución eficiente de los documentos a los destinatarios previstos.

El flujo de nóminas permite que nuestro sistema combine automáticamente los documentos de un mismo empleado en un solo PDF. Esto se hace de forma automática utilizando nombres, apellidos y documentos de identidad. Sin embargo, también puedes asignar nóminas de forma manual para asegurarte de que se incluyan todas.

7. ¿Qué sucede cuando hago clic en "Coincidir documentos y empleados"?

Al hacer clic en el botón “Coincidir documentos con empleados”, el sistema realiza un análisis de todos los documentos cargados. Escanea cada página de los documentos para identificar si existe una coincidencia con tres variables que identifican a un empleado: nombre, apellido y DNI principal.

Para los empleados de personas jurídicas portuguesas, italianas y alemanas, el ID correspondiente es el ID fiscal en lugar del ID personal principal.

Una vez que el sistema encuentra una coincidencia con el nombre, apellido y documento de identidad de un empleado en una página, vincula ese documento al empleado correspondiente. Después de este proceso de comparación, el sistema proporciona un informe que indica la cantidad de documentos que se han vinculado correctamente. También ofrece la opción de enviar esos documentos directamente a los empleados identificados.

Sin embargo, en el caso de los documentos que no se hayan podido vincular automáticamente, será necesario enviarlos manualmente. Esto implica seleccionar los destinatarios previstos de la lista de empleados a los que desea enviar cada documento, siguiendo un proceso manual.

8. ¿Cómo enviar el mismo documento a diferentes empleados?

Para enviar el mismo documento a diferentes empleados, siga estos pasos:

1. En la barra lateral, vaya a Documentos
2. Seleccione Enviar en masa
3. Seleccione la opción El mismo archivo para todos
4. Subir archivo
5. Elija la configuración de división : Mantener los documentos con todas sus páginas, Dividir por páginas y Combinar todos los documentos en uno.
6. Comprobar preferencias
   1. Cambiar el nombre del archivo
   2. Seleccionar carpeta de destino
   3. Active la solicitud de firma si es necesario y especifique el número de firmantes que necesita.
7. Una vez cargado el documento, aplique filtros si es necesario y seleccione los empleados
8. Haga clic en Enviar a X empleados

Una vez enviado el documento, todos los usuarios encontrarán el documento subido en su sección 'Mis Documentos' en la carpeta definida. Se enviará un correo electrónico al empleado cada vez que se suba un nuevo documento. Los empleados también recibirán una Notificación por correo electrónico y en 'Tarea Pendiente > Panel de Control' si se ha solicitado la firma electrónica.

Además, puede utilizar la función Plantillas de documentos para automatizar la generación del mismo documento (como contratos, acuerdos) para varios empleados.

9. ¿Cómo mover archivos?

Los archivos se pueden mover de forma individual o en bloque. Siga estos pasos para mover sus archivos:

• Archivos individuales: En todos los espacios (públicos, privados y de empleados), haga clic en el documento que desea mover. En la sección "Editar documento", seleccione la nueva carpeta a la que desea que vaya el archivo.
• Masivo: En el espacio de empleados, puedes mover varios archivos a la vez. Selecciona los archivos que deseas mover haciendo clic en el cuadro de selección ubicado en el lado derecho de cada archivo. Luego, haz clic en "Acciones" y selecciona la opción "Mover". Ahora, puedes elegir tu carpeta de destino.