Los usuarios externos son colaboradores/as que no trabajan directamente para la empresa. Por ejemplo, los/as contables pueden considerarse usuarios externos. Estos usuarios externos no generan ningún coste para la empresa y no tienen la posibilidad de fichar ni solicitar permisos.
Los usuarios externos no estarán registrados como empleados y no tendrán un perfil de empleado en Factorial .
¿Cómo agregar un usuario externo?
- En la barra lateral, vaya a Configuración
- En la sección General, haga clic en Usuarios externos
- Haga clic en + Crear usuario externo
- Complete el correo electrónico, el nombre y el apellido
- Haga clic en Guardar
No hay límite para la creación de usuarios externos.
¿Cómo agregar un usuario externo a un grupo de autorización?
Recomendamos crear un grupo de autorización personalizado con niveles específicos de visibilidad y acceso para sus empleados/as externos/as, pero este paso no es obligatorio.
Factorial le proporciona un nivel de acceso predeterminado que está completamente dedicado a usuarios externos:
Los usuarios externos (visitantes/huéspedes) realizan reservas para sí mismos y para las personas que gestionan o dirigen.
- En la barra lateral, vaya a Configuración
- En la sección General, haga clic en Permisos
- Colóquelo en el grupo de acceso donde quiera agregar al/la empleado/a externo/a
- Haga clic en la pestaña usuario externo
- Haga clic en (+) y busca y seleccione al/la usuario/a externo/a
- Haga clic en Enviar
Qué puede y qué no puede hacer un usuario externo
Los usuarios externos no pueden formar parte de los procesos activos de la plataforma, siendo algunos ejemplos:
- Fichar la entrada
- Solicitar ausencias
- Cargar gastos (en nombre de otro/a empleado/a)
- Tener documentos para sí mismos/as
- Etc
No se puede almacenar información sobre ellos/as mismos/as, ya que no forman parte directamente de la empresa.
Algunas de las funciones que pueden realizar (dependiendo de los permisos)
- Visualizar y descargar información
- Impacto en la información de otros/as empleados/as. Esto incluye:
- Documentos
- Ausencias
- Control horario
- Gastos
- Gestionar permisos
- Recibir notificaciones personalizadas
Deben tener los permisos correctos.
Preguntas frecuentes
¿Dónde puedo encontrar el usuario externo que he creado?
Dentro del grupo de permisos, se crearon/asignaron en la pestaña "Usuarios externos".
¿Puede un usuario externo editar/asignar turnos?
Sí, siempre y cuando sean para otro/a usuario/a.
¿Pueden subir documentos o utilizarlos de forma masiva?
Sí, si tienen los permisos adecuados.
¿Pueden formar parte de un flujo de trabajo de aprobación?
No, no pueden formar parte de un flujo de trabajo.
¿Aparecerán en los informes?
No, ya que no son usuarios/as activos/as de la plataforma.
¿Pueden formar parte de una evaluación de desempeño/NPS/encuesta?
Pueden crearlo y extraer datos, pero no formar parte de él.
¿Puedo autenticarme en una aplicación OAuth?
Sí. Puede autenticarse en una aplicación OAuth usando un usuario externo, siempre y cuando el proveedor de identidad (por ejemplo, Google, GitHub, etc.) esté configurado como proveedor OAuth y la aplicación confíe en él.