¿Cómo funciona la integración del DATEV Rechnungsdatenservice?

La integración envía sus gastos aprobados desde Factorial a su asesor/a fiscal en DATEV Unternehmen online. Cada gasto llega con su recibo y ya está asignado a cuentas, por lo que su asesor/a fiscal solo tiene que revisarlo y registrarlo.

• Los datos solo van en una dirección, desde Factorial a DATEV.
• No hay archivos que descargar o subir. Factorial envía los datos directamente.
• La integración está disponible para entidades legales en Alemania.

Antes de comenzar

Lo que necesita en Factorial

Plan: Gastos junto con contabilidad (cuentas G/L). Tiene contabilidad si se aplica uno de estos:

• Tienes Gastos en el plan Enterprise, o
• Tienes Gastos en el plan Business, más Cuentas por Pagar o Compras en el plan Business o superior.

No se necesita una activación separada por parte de Factorial.

Configuración contable: cada categoría de gasto debe estar vinculada a una cuenta G/L (Sachkonto). Hace esto en la configuración contable o a través de One.

Quién puede hacer qué:

• Los/as administradores/as instalan la integración y conectan DATEV.
• Los/as administradores/as y managers con permiso para gestionar gastos pueden transferir gastos.
• Crear el plan de cuentas y vincular categorías a cuentas G/L necesita los permisos contables (“Gestionar cuentas del libro mayor” y “Asignar cuentas del libro mayor a recursos”).

Qué acordar con su asesor/a fiscal primero

Revise esta lista juntos/as antes de configurar algo:

• Qué cliente DATEV (Mandant) cada entidad legal alemana registra, con el Beraternummer y Mandantennummer. Estos deben coincidir con el conjunto de datos contables (Buchführungsbestand) en DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• El año fiscal: debe existir en DATEV, con el libro correcto habilitado para ello:
  • El Rechnungseingangsbuch (libro de facturas entrantes) para gastos reembolsados y cualquier gasto que no vaya al Kassenbuch,
  • Kassenbuch online si envía gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch.
• Plan de cuentas y longitud de cuenta: SKR03 o SKR04, y cuántos dígitos tiene una cuenta G/L (por ejemplo, 4).
• Asignación de cuentas: qué categoría de gasto se registra en qué cuenta G/L y centro de costos, y qué cuentas de acreedores (Personenkonten) usar para reembolsos y pagos con tarjeta de empresa.
• IVA: Factorial envía la tasa y el monto del IVA, pero no la clave fiscal (BU-Schlüssel). Acuerde cómo su asesor/a fiscal maneja el IVA en DATEV.
• Quién ordena el servicio y otorga acceso en DATEV (su asesor/a fiscal), y quién inicia sesión en DATEV desde Factorial (ver abajo).

Lo que su asesor/a fiscal configura en DATEV

Su asesor/a fiscal hace esto una vez para cada cliente, en MyDATEV Mandantenregistrierung, que inician desde DATEV Arbeitsplatz. La guía paso a paso de DATEV es DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Antes de comenzar, el cliente necesita el servicio (Leistung) Buchführung en DATEV Arbeitsplatz, y la persona que ordena necesita el derecho “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” en DATEV Rechteverwaltung online.

1. Ordenar DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 con el número de asesor/a utilizado por el cliente (mandantengenutzte Beraternummer). Si el cliente ya tiene uno, por ejemplo para DATEV Unternehmen online, se reutiliza; de lo contrario, se crea uno nuevo. No se puede usar un Kanzlei-Beraternummer aquí. En el mismo paso, su asesor/a fiscal elige a la persona en su empresa que conectará Factorial y, si es necesario, ordena un DATEV SmartLogin para ellos. Su empresa recibe el ID de SmartLogin y el código de registro por carta.
2. Asignar la plantilla de derechos (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a esa persona. Solo un/a administrador/a en DATEV Rechteverwaltung online puede hacer esto, ya sea durante el pedido o más tarde en Rechteverwaltung online.
3. Crear el conjunto de datos en DATEV Belege online con el formulario de procesamiento “Erweitert”, incluyendo el año fiscal. Su Beraternummer y Mandantennummer se toman de la Leistung Buchführung. No se necesita un contrato separado de DATEV Unternehmen online solo para recibir los datos.

La persona del paso 1 conecta Factorial con su SmartLogin (o otro método de inicio de sesión de DATEV, como mIDentity o SmartCard).

Si alguien en la firma del asesor/a fiscal transfiere los gastos en su lugar, su asesor/a fiscal solo ordena el servicio con el número de asesor/a utilizado por el cliente, y su empresa no necesita un SmartLogin. La firma asigna la Rechtevorlage a su propio/a empleado/a (Doc. No. 1018840), quien inicia sesión desde Factorial con su propio inicio de sesión de DATEV y necesita acceso a Factorial (ver la FAQ a continuación).

Si usa el Kassenbuch para tarjetas de empresa, su asesor/a fiscal también habilita DATEV Kassenbuch online para el conjunto de datos, crea un Kassenbuch para el cliente y lo abre para el año fiscal actual. DATEV no abre automáticamente nuevos años de libro de caja, por lo que esto debe repetirse cada año. Un Kassenbuch que solo recibe pagos con tarjeta necesita un saldo inicial, o el cheque de saldo negativo de DATEV desactivado. Belege online con el formulario de procesamiento “Erweitert” también es necesario en este caso.

Configurar la integración

1. Instalar la integración. Vaya a Marketplace, abra DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 y haga clic en Instalar.
2. Conectar a DATEV. En la pestaña Conexión, haga clic en Conectar a DATEV e inicie sesión con su DATEV SmartLogin (o otro método de inicio de sesión de DATEV, como mIDentity o SmartCard).
3. Elegir el cliente DATEV. En la pestaña Configuración, elija el cliente DATEV para cada entidad legal alemana. La lista solo muestra clientes a los que tienes acceso en DATEV. Cada entidad legal puede sincronizarse con su propio cliente, incluso si los clientes pertenecen a diferentes asesores/as (Berater).
4. Opcional: agregar cuentas de acreedores. En la pestaña Rechnungseingangsbuch, ingrese la cuenta de acreedores para reembolsos (Kreditorensammelkonto) y, opcionalmente, la de gastos pagados por la empresa. También puede dar a empleados/as individuales su propia cuenta de acreedores.
5. Opcional: enviar gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch. En la pestaña Kassenbuch, active Exportar gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch. Elija las tarjetas (tarjeta de crédito de empresa, tarjeta de débito de empresa o Factorial card) e ingrese el nombre del Kassenbuch exactamente como su asesor/a fiscal lo nombró en DATEV, por ejemplo “Factorial Karte”. Los gastos reembolsados siempre van al Rechnungseingangsbuch.

Verifica que todo esté conectado correctamente

En la pestaña Conexión:

• Estado muestra Conectado.
• Autorizado por (DATEV) muestra el nombre de la persona que espera.
• La conexión expira el muestra hasta cuándo puede transferir. Por razones de seguridad, la conexión dura 11 horas. Se le pedirá que se reconecte si intenta sincronizar después de ese tiempo.

En la pestaña Configuración, cada cliente muestra su nombre y números, un resultado de verificación para cada libro (el Rechnungseingangsbuch, y el Kassenbuch si usa uno) y cuándo fue la última verificación con DATEV:

• Listo: puede transferir.
• Necesita atención: puede transferir, pero algunas cuentas serán rechazadas. Haga clic en Mostrar detalles para ver cuáles.
• No se puede exportar: algo falta en DATEV. El mensaje le dice qué.

Puede ver y revocar el acceso de Factorial en DATEV en Aplicaciones conectadas.

Transferir gastos

1. En Gastos, filtra la lista a los gastos aprobados que desea transferir y haga clic en Sincronizar a DATEV en la parte inferior de la página. Factorial transfiere los gastos mostrados en la lista; seleccionar gastos individuales no cambia lo que se envía.
2. Factorial los envía a DATEV, agrupados por cliente y mes. Los meses de Kassenbuch se envían uno a la vez, el más antiguo primero, por lo que una transferencia que cubre varios meses tarda un poco más.
3. Puede ver el estado de sincronización de cada gasto directamente en Gastos. En la parte inferior de la página, junto a Sincronizar a DATEV, también puede ver de un vistazo cuántos gastos están pendientes y cuántos ya se han sincronizado. Para más detalles, incluyendo los mensajes de DATEV, abra la pestaña Registro de procesamiento de la integración.

Qué se envía

Para cada gasto, Factorial envía:

• fecha, monto y moneda (con la tasa de cambio para monedas extranjeras),
• tasa y monto del IVA,
• cuenta G/L y cuenta de acreedores,
• centro de costos,
• nombre del comerciante y número de IVA,
• número de factura y descripción,
• el recibo.

Qué sucede en DATEV

En Belege online, las cuentas ya están completadas: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (la cuenta de acreedores) y la tasa impositiva. BU permanece vacío, porque la clave fiscal no se envía.

1. Cada gasto aparece en Belege online en DATEV Unternehmen online, con el recibo adjunto. Se archiva en el Belegkreis que tu asesor/a fiscal configuró para las facturas entrantes (por defecto “Eingangsrechnungen”), bajo el mes del gasto.
2. Sus datos de factura se convierten en un Belegsatz en el Rechnungseingangsbuch de Belege online, vinculado al recibo y con las cuentas ya completadas. Cada carga se lista bajo Inicio Belege › Protokolle › Importar › Mostrar protocolo de importación.
3. Su asesor/a fiscal hace que los Belegsätze estén disponibles para contabilidad: bajo Inicio Belege › Proporcionar Belege, seleccionan el Belegstapel y hacen clic en Proporcionar.
4. En DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, su asesor/a fiscal los recupera (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), crea sugerencias de registro (Buchungsvorschläge) bajo Registrar Belege, los revisa, agrega la clave fiscal si es necesario y los registra.

Si usa el Kassenbuch, los gastos de tarjeta de empresa aparecen como entradas de efectivo (Kassenbewegungen) en DATEV Kassenbuch online en su lugar. Su asesor/a fiscal hace clic en Festschreiben und Bereitstellen allí y luego los recupera de la misma manera.

Factorial nunca publica directamente en sus cuentas. Si cambia un gasto después de transferirlo, corrija el Beleg en DATEV también, luego marque el gasto como Aceptar como exportado en la pestaña Registro de procesamiento para que las transferencias posteriores lo omitan.

Limitaciones

• La clave fiscal del IVA (BU-Schlüssel) no se envía. Su asesor/a fiscal la establece en DATEV.
• Las unidades de costo (KOST2) aún no son compatibles. Solo se admiten centros de costos (KOST1) por ahora.

FAQ

1. ¿Necesita mi asesor/a fiscal acceso a Factorial?
   No. En la mayoría de los casos, la empresa configura la integración y transfiere los gastos, mientras que su asesor/a fiscal trabaja solo en DATEV.
   Si su asesor/a fiscal debe trabajar en Factorial también, un/a administrador/a los agrega de una de dos maneras:
   1. Como empleado/a de su empresa, o
   2. Como usuario/a externo/a de su cuenta de Factorial.
       
2. ¿A quién contacto si algo sale mal?
   Para cualquier cosa relacionada con la integración en Factorial, contacte a Factorial Support. Su asesor/a fiscal o su administrador/a de DATEV maneja configuraciones y derechos de acceso en DATEV.
    
3. ¿Qué sucede si falta el cliente DATEV, o Factorial dice que no hay acceso al cliente?
   La persona que inició sesión no tiene el derecho Rechnungsdatenservice 1.0 para ese cliente, o el servicio aún no ha sido ordenado.
   → Pida al administrador/a de DATEV de su asesor/a fiscal que asigne la Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” en Rechteverwaltung online. Luego recargue la página.
   ¿Quién ayuda? su asesor/a fiscal.
    
4. ¿Qué debo hacer si no puedo seleccionar el cliente que necesito?
   Puede que haya iniciado sesión con un SmartLogin o SmartCard diferente. Verifique quién se muestra bajo Autorizado por (DATEV). Si es la persona equivocada, haga clic en Desconectar e inicia sesión nuevamente con la correcta.
   ¿Quién ayuda? usted; si el cliente aún no aparece, su asesor/a fiscal.
    
5. ¿Qué debo hacer si Factorial dice que dos entidades legales no pueden registrarse en el mismo cliente?
   Elija un cliente diferente para una de ellas.
    
6. ¿Qué sucede si mi SmartLogin está bloqueado o no está activado?
   El administrador/a de DATEV de su asesor/a fiscal puede solucionar esto.
    
7. ¿Qué debo hacer si regreso a Factorial pero el estado sigue siendo “No conectado”?
   Haga clic en Conectar a DATEV nuevamente. Si sigue ocurriendo, contacte a Factorial Support.
    
8. ¿Qué significa si el estado dice “Reconexión necesaria”?
   La conexión expiró o fue revocada. Haga clic en Conectar a DATEV nuevamente.
    
9. ¿Qué debo hacer si una transferencia falló o fue solo parcialmente aceptada?
   Abra el Registro de procesamiento. Para cada gasto verá por qué fue rechazado, a menudo con un enlace a la ayuda de DATEV.
    
10. ¿Qué debo hacer si el registro muestra un problema de cuenta, por ejemplo, falta una cuenta G/L o tiene la longitud incorrecta?
    Corríjalos en la configuración contable en Factorial, luego transfiere nuevamente.
     
11. ¿Qué debo hacer si el registro muestra un problema de configuración de DATEV, por ejemplo, falta un año fiscal, o el formulario de procesamiento no es “Erweitert”?
    Pida a su asesor/a fiscal que cambie la configuración.
     
12. ¿Qué significa el estado “Verificar en DATEV”?
    Factorial no pudo confirmar el resultado. Verifique en Belege online si los documentos llegaron. Si no llegaron, elige No registrado en DATEV para que la próxima transferencia los envíe nuevamente. Si llegaron, elija Aceptar como exportado.
     
13. ¿Qué debo hacer si DATEV no se puede alcanzar, o el error sigue apareciendo?
    Contacte a Factorial Support. Incluye el ID de trabajo de DATEV del registro de procesamiento.
     
14. ¿Qué debo hacer si los gastos de tarjeta de empresa no llegan al Kassenbuch?
    En la pestaña Configuración, el resultado de la verificación le dice qué falta.
    ¿Quién ayuda? su asesor/a fiscal; para el nombre, usted.
     
15. ¿Qué debo hacer si la verificación dice “Este cliente no tiene Kassenbuch” o “El Kassenbuch no tiene año fiscal para hoy”?
    Pida a su asesor/a fiscal que cree el Kassenbuch o abra el año actual en Kassenbuch online.
     
16. ¿Qué debo hacer si la verificación dice “El Kassenbuch del próximo año aún no está abierto”?
    El año fiscal termina pronto. Pida a su asesor/a fiscal que abra el próximo año antes de su primera transferencia del nuevo año.
     
17. ¿Qué significa si la verificación dice “Solo se pueden exportar gastos de tarjeta de empresa”?
    El Kassenbuch está listo, pero el Rechnungseingangsbuch no. Los gastos de tarjeta aún se transfieren. Los gastos reembolsados no se pueden transferir hasta que su asesor/a fiscal habilite el Rechnungseingangsbuch. Si solo transfiere gastos de tarjeta, puede ignorar este mensaje.
     
18. ¿Qué debo hacer si el nombre del Kassenbuch en Factorial no coincide exactamente con DATEV?
    Corríjalo en la pestaña Kassenbuch.
     
19. ¿Qué debo hacer si faltan algunos campos en DATEV?
    DATEV solo muestra campos que están habilitados en la máscara de entrada de Belege online (Erfassungsmaske). Pida a su asesor/a fiscal que los habilite.

Ayuda de DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Doc. No. 1018840)
• Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen (Doc. No. 1022872)
• Aplicaciones conectadas en DATEV

¿Necesitas ayuda?

• Factorial Support — configuración de la integración y errores de transferencia: contactar a Factorial Support
• Tu asesor/a fiscal — pedido del servicio, derechos en DATEV, configuraciones del cliente y registro en DATEV