Las fases permiten dividir un proyecto en partes más pequeñas y monitorear la rentabilidad a un nivel más detallado.

En lugar de supervisar el presupuesto y la rentabilidad de todo el proyecto, puede asignar y controlar presupuestos por fase. Esto le ofrece una mejor visibilidad del rendimiento, el progreso y los márgenes en las diferentes etapas del proyecto.

¿Qué son las fases?

Las fases representan las principales etapas o hitos de un proyecto (por ejemplo: Planificación, Ejecución, Entrega).

Al utilizar fases, puede:

• Establecer presupuestos individuales por fase
• Monitorizar las horas registradas en cada fase
• Analizar la rentabilidad a un nivel más granular
• Identificar qué etapa del proyecto está por encima o por debajo del presupuesto

Cómo seguir la rentabilidad por fases

Para realizar el seguimiento de la rentabilidad por fase, debe configurar esto en la configuración de su proyecto.

Paso 1: Vaya al proyecto

1. Abra el proyecto
2. Vaya a Configuración

Paso 2: Seleccione su tipo de presupuesto

En la sección Detalles financieros , verá las opciones de tipo de presupuesto del proyecto :

• Proyecto → Seguimiento de la rentabilidad a nivel de proyecto.
• Fases → Realice un seguimiento de la rentabilidad por separado para cada fase.

Seleccione fases

Paso 3: Configure sus fases

Después de seleccionar “Fases”:

• Haga clic en Configurar fases
• Cree y defina las diferentes fases de su proyecto
• Asigne un presupuesto a cada fase

Crear y gestionar fases en un proyecto

Paso 1: Cree una nueva fase

1. Vaya a la pestaña Fases dentro de su proyecto
2. Haga clic en + Crear fase
3. En la ventana emergente:
   • Introduzca el nombre de la fase
4. Haga clic en Crear fase

Su fase ahora aparecerá en la lista.

Paso 2: Configurar los detalles de la fase

Una vez creada la fase:

1. Haga clic en el nombre de la fase
2. Abra la pestaña Configuración en el panel lateral
3. Complete los campos correspondientes:
   • Información básica
     • Nombre
     • Código
     • Fecha de inicio / Fecha de vencimiento
     • Estado
     • Descripción
   • Detalles financieros
     • Costo estimado
     • Costos fijos (si aplica)
     • Horas estimadas
     • Establecer como facturable
     • Presupuesto del cliente
     • Opción de incluir gastos estimados
4. Haga clic en Guardar

Monitoree todas las fases en un solo lugar

Una vez creadas y configuradas sus fases, podrá administrar y realizar un seguimiento de todo desde la pestaña Fases dentro del proyecto.

Esta tabla le ofrece una descripción financiera y operativa completa de cada fase en un solo lugar.

Para cada fase, puede ver:

• Estado (Activo/Borrador)
• Horas rastreadas vs. horas estimadas
• Presupuesto usado vs. límite presupuestario
• Costo hasta la fecha vs. costo estimado
• Beneficio actual vs. estimado
• Margen actual vs. estimado
• Alertas
• Fechas de inicio y finalización

En la parte inferior de la tabla, también verá el resumen total , que agrega todos los datos de las fases a nivel de proyecto.

Esto le permite:

• Identificar qué fase está consumiendo más presupuesto
• Detectar problemas de margen de forma temprana
• Monitorizar la rentabilidad general
• Detectar riesgos financieros antes de que afecten a todo el proyecto

Comprensión de las alertas de fase

Las fases incluyen un sistema de alerta que prioriza las ganancias para ayudarle a identificar rápidamente los riesgos financieros.

Hay tres tipos de alertas:

Improductivo

• Qué significa:
  Su costo hasta la fecha excede lo que puede facturar al cliente.
  Actualmente está perdiendo dinero en esta fase.
   
• Qué hacer:
  Revise las horas registradas, las tarifas o el presupuesto del cliente. Considere ajustar el alcance, las tarifas o la estructura de facturación.

Sobrepresupuesto

• Qué significa:
  Ha alcanzado o superado su límite de presupuesto definido.
  Los costos adicionales reducirán las ganancias a menos que:
  • El cliente aprueba más presupuesto
  • Aumente el límite presupuestario
     
• Qué hacer:
  Revise el alcance y discuta ajustes presupuestarios si es necesario.

Cerca del límite

• Qué significa:
  Ha utilizado más del 90% de su presupuesto.
  Esta es una advertencia preventiva antes de excederse del presupuesto.
   
• Qué hacer:
  Controle cuidadosamente las horas restantes y los costos para evitar sobrecostos.