Los Estados del Ciclo introducen una forma clara y estructurada de gestionar tu ejecución de nómina de principio a fin. Cada ciclo de nómina ahora avanza a través de un conjunto de estados definidos que reflejan el verdadero proceso de nómina de RRHH, brindándote mejor visibilidad, control y confianza en cada paso.

¿Qué son los estados del ciclo?

Los estados del ciclo muestran el ciclo de vida de una ejecución de nómina en Compensación: dónde se encuentra tu nómina, qué puedes hacer ahora y qué viene a continuación.

Cada estado coincide con una etapa real de la nómina, desde la recolección de datos hasta la validación final:

Abierto → En Preparación → Cálculo → En Revisión → Completado

Una línea de tiempo en la parte superior de cada ciclo de nómina muestra estos estados. Destaca la etapa actual y la siguiente acción a tomar. Otras acciones están en el menú de acciones adicionales.

¿Por qué son importantes los estados del ciclo?

• Ver el progreso de un vistazo: la línea de tiempo muestra dónde está el ciclo y qué viene a continuación.
• Saber qué hacer a continuación: la acción principal cambia con cada etapa, por lo que no tienes que buscar entre cada botón.
• Controlar cuándo se pueden editar los datos: la fecha límite establece cuándo los gerentes aún pueden hacer cambios y cuándo los datos están bloqueados.
• Reducir la incertidumbre de la nómina: ya no hay que adivinar si la nómina ha sido enviada, calculada o finalizada.

Estados del ciclo de nómina explicados

Abierto

El ciclo de nómina está abierto y editable.

• Estado predeterminado cuando se crea un ciclo
• Los gerentes pueden actualizar los datos de compensación e ingresar variables
• Se permite la sincronización con otros módulos (por ejemplo, seguimiento de tiempo, gastos)
• Funciona hasta la fecha límite

En preparación

El ciclo de nómina está bloqueado para los gerentes y otros módulos, y está listo para ser enviado para cálculo.

• Activado automáticamente a medianoche después de la fecha límite (en la zona horaria del país del ciclo de nómina)
• Las ediciones de los gerentes y las sincronizaciones desde otros módulos están bloqueadas
• Los administradores de RRHH aún pueden ajustar las variables del ciclo
• Si una variable de Por Día Trabajado se aprueba tarde, la persona que ejecuta la nómina decide si se paga en este ciclo o en el siguiente
• El ciclo está listo para ser exportado, sincronizado o enviado a tu contador, dependiendo de tu configuración

Cálculo

Los datos de nómina han sido enviados para cálculo. Dependiendo de tu configuración, esto significa:

• Exportar un archivo de nómina
• Sincronizar datos con tu software de nómina
• Enviar información de nómina a tu contador o profesional de nómina

En esta etapa, estás esperando los resultados de la nómina.

En revisión

Los resultados de la nómina han sido recibidos y están listos para ser revisados.

• Los resultados de la nómina se importan en Factorial
• RRHH puede revisar montos, validaciones y resultados
• Se pueden generar archivos de pago SEPA para preparar los pagos de salario (los montos netos se utilizan para generar el SEPA)
• Este es el último chequeo antes de completar el ciclo
• Activado a través de Importar resultados

Completado

El ciclo de nómina está finalizado, este es un paso manual que debe ser activado por el administrador de RRHH.

• Los resultados están confirmados y el ciclo está cerrado
• Los datos de nómina se envían al Espacio Financiero para desbloquear análisis
• Los resultados de nómina aún se pueden importar
• Activado a través de Marcar como completado. Puedes completar un ciclo en una fecha específica, no solo el último día del mes.
• Si completaste un ciclo por error, puedes reabrirlo.

Cómo funciona la fecha límite con los estados del ciclo

La fecha límite es el último día incluido en el ciclo de nómina. Reemplaza el botón de bloqueo manual: cuando termina la fecha límite, el ciclo se mueve de Abierto a En Preparación automáticamente.

Bueno saber:

• Cada ciclo de nómina tiene una fecha límite. Por defecto, es el último día del mes.
• Estableces el valor predeterminado una vez en Configuración → Compensación. Puedes anularlo para una única ejecución de nómina.
• Solo puedes cambiar la fecha límite para ejecuciones actuales y futuras, y solo a una fecha posterior.
• Cambiar la fecha límite nunca mueve un ciclo en En Preparación de vuelta a Abierto.

Cómo usar

1. Ve a Compensación
2. Abre el ciclo de nómina relevante
3. Revisa la línea de tiempo para ver el estado actual
4. Sigue la siguiente acción resaltada para avanzar el ciclo:
   • Abierto → En Preparación: sucede automáticamente después de la fecha límite
   • En Preparación → Cálculo: exporta, sincroniza o envía a tu contador (la acción mostrada depende de tu configuración)
   • Cálculo → En Revisión: haz clic en Importar resultados
   • En Revisión → Completado: haz clic en Marcar como completado
   • Completado → volver a un estado anterior: haz clic en Reabrir ciclo
5. Otras opciones están en el menú de acciones adicionales

¿Puedo completar un ciclo en una fecha personalizada?

Sí. Puedes completar un ciclo de nómina en una fecha personalizada. Esto es útil cuando la nómina se confirma antes o después de lo esperado, o para coincidir con tu proceso de nómina interno o externo.

Una vez que el ciclo se completa:

• Los datos de nómina se envían al Espacio Financiero para desbloquear análisis
• No se pueden hacer más ediciones a menos que reabras el ciclo
• Los resultados de nómina aún se pueden importar

¿Puedo reabrir un ciclo completado?

Sí. Si un ciclo fue completado por error, o necesitas importar nuevos resultados de nómina, puedes reabrirlo tú mismo.

Qué ciclos pueden ser reabiertos

• Ciclos completados para el período actual, el período anterior y períodos futuros
• Para períodos más antiguos, el botón Reabrir ciclo se muestra pero deshabilitado

Qué estado vuelve el ciclo

Factorial elige el estado por ti, y la ventana de confirmación lo muestra antes de que confirmes:

Qué se conserva

• Se conservan los resultados de nómina importados
• No se eliminan líneas de compensación, compensación adicional ni notas de observación
• La planificación financiera mantiene los últimos resultados importados

Pagos después de reabrir

Si importas nuevos resultados de nómina después de reabrir:

• Mismo pago neto: nada nuevo que enviar, por lo que Enviar para pago está deshabilitado
• Mayor pago neto: solo se envía la diferencia como una nueva solicitud de pago
• Menor pago neto: no se envía nada. Maneja la diferencia fuera de Factorial.

Cómo reabrir un ciclo

1. Ve a Compensación y abre el ciclo completado
2. Haz clic en Reabrir ciclo en la barra de herramientas
3. Verifica el estado al que volverá el ciclo, luego haz clic en Confirmar
4. La línea de tiempo se actualiza al nuevo estado. Cuando termines, haz clic en Marcar como completado para cerrar el ciclo nuevamente.

Para reabrir ciclos, necesitas el permiso de Reabrir Ciclo Completado.

FAQ

1. ¿Puedo mover un ciclo de vuelta a un estado anterior? 
   Solo desde Completado. Puedes reabrir un ciclo completado para el período actual, anterior o un período futuro, y volverá a En Revisión, En Preparación o Abierto dependiendo de sus datos. De lo contrario, los ciclos solo avanzan: una vez que ha pasado la fecha límite, un ciclo no puede ser devuelto a Abierto manualmente.
    
2. ¿Por qué no puedo reabrir un ciclo más antiguo?
   Solo los ciclos completados del período actual, anterior y futuro pueden ser reabiertos. Esto protege la nómina que ya ha sido pagada e informada.
    
3. ¿El día de corte en sí está incluido en el ciclo?
   Sí. El ciclo se mueve a En Preparación a medianoche después de la fecha límite, así que cualquier cosa aprobada en el día de corte está incluida.
    
4. ¿Qué pasa con las horas aprobadas después de la fecha límite?
   No se pierden. Para las variables de Por Día Trabajado, eliges si pagarlas en el ciclo actual o en el siguiente. Las horas extra y especiales pueden enviarse al ciclo siguiente.
    
5. ¿Reabrir un ciclo elimina mis resultados de nómina?
   No. Los resultados importados, líneas de compensación, suplementos y notas de observación se conservan.
    
6. ¿Puedo completar la nómina antes del último día del mes?
   Sí. Puedes completar un ciclo en una fecha que coincida con el horario de nómina de tu empresa.