Zyklusstatus bieten eine klare und strukturierte Möglichkeit, Ihre Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende zu verwalten. Jeder Gehaltsabrechnungszyklus durchläuft nun eine Reihe definierter Status, die den tatsächlichen HR-Gehaltsabrechnungsprozess widerspiegeln – und Ihnen so in jedem Schritt mehr Transparenz, Kontrolle und Sicherheit geben.
Was sind Zyklusstatus?
Die Zyklusstatus stellen den Lebenszyklus eines Gehaltsabrechnungslaufs in Compensation dar. Sie zeigen den aktuellen Stand Ihrer Gehaltsabrechnung, die verfügbaren Aktionen und die nächsten Schritte an.
Jeder Status spiegelt eine reale Phase der Gehaltsabrechnung wider, von der Datenaufbereitung bis zur endgültigen Validierung, und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Folgende Status sind verfügbar:
Offen → In Vorbereitung → Berechnung → In Überprüfung → Abgeschlossen
Warum sind Zyklusstatus wichtig?
Zyklusstatus helfen Ihnen dabei:
- Den Fortschritt auf einen Blick verstehen
Wissen Sie genau, wo Sie sich im Lohnabrechnungsprozess befinden und was als Nächstes ansteht? - Steuerung, wann Daten bearbeitet werden können
Definieren Sie klar, wann Manager noch Änderungen vornehmen können – und wann die Daten gesperrt sind. - Reduzierung der Unsicherheit bei der Lohnabrechnung
Vermeiden Sie Verwirrung darüber, ob die Gehaltsabrechnung versendet, berechnet oder abgeschlossen wurde. - Bereiten Sie sich auf zukünftige Verbesserungen vor
Dies ist die Grundlage für die visuelle Gehaltsabrechnungszeitleiste und eine stärkere Integration mit Gehaltsabrechnungsexperten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Zyklusstatus verwenden, um:
- Den Fortschritt jedes Gehaltsabrechnungszyklus übersichtlich verfolgen
- Änderungen in letzter Minute nach der Datenvalidierung verhindern
- Gewährleisten Sie die Datenintegrität, indem Sie Bearbeitungen bei Bedarf blockieren.
- Bessere Abstimmung mit externen Buchhaltern oder Lohnabrechnungsdienstleistern
- Richten Sie die Termine für den Abschluss der Lohn- und Gehaltsabrechnung an den internen Prozessen Ihres Unternehmens aus (z. B. Abschluss am 25. statt am Monatsende).
Diese Funktionalität ist besonders nützlich für Unternehmen mit:
- Mehrere Gehaltsabrechnungsbeteiligte
- Externe Gehaltsabrechnungsdienstleister
- Interne Prüf- oder Genehmigungsprozesse
- Nicht standardmäßige Gehaltsabrechnungskalender
Status des Gehaltsabrechnungszyklus erklärt
Offen
Der Lohnabrechnungszyklus ist offen und bearbeitbar.
- Standardstatus beim Erstellen eines Zyklus
- Manager können Vergütungsdaten und Eingabevariablen aktualisieren.
- Die Personalabteilung kann Änderungen überprüfen und den Zyklus vorbereiten.
- Module synchronisieren sich automatisch
- Es wurden noch keine Gehaltsabrechnungsdaten gesperrt oder versendet.
In Vorbereitung
Der Lohnabrechnungszyklus ist abgeschlossen und bereit zur Berechnung.
- Bearbeitungen und automatische Synchronisierungen sind blockiert.
- Die Gehaltsabrechnungsdaten werden eingefroren, um die Konsistenz zu gewährleisten.
- Der Zyklus kann je nach Ihrer Konfiguration exportiert oder synchronisiert werden.
- Ausgelöst durch die Sperrtaste
Sobald ein Zyklus gesperrt ist und in den Status „In Vorbereitung“ wechselt, kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden .
Berechnung
Die Gehaltsabrechnungsdaten wurden zur Berechnung übermittelt.
Je nach Konfiguration kann dies Folgendes umfassen:
- Exportieren von Gehaltsabrechnungsdaten
- Datensynchronisierung mit der Lohnabrechnungssoftware
- Senden von Gehaltsabrechnungsinformationen an Ihren Buchhalter oder Lohnbuchhalter
- Ausgelöst durch Export
In dieser Phase warten Sie auf die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung.
Zusammenfassung
Die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung sind eingegangen und können nun geprüft werden.
- Die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung werden in das System importiert.
- Die Daten sind bereit zur Überprüfung.
- Die Personalabteilung kann Beträge, Bestätigungen und Ergebnisse überprüfen.
- SEPA-Zahlungsdateien können generiert werden, sodass Sie Gehaltszahlungen vorbereiten können.
- Dies ist der letzte Überprüfungsschritt vor Abschluss des Zyklus.
- Ausgelöst durch Importergebnisse
Vollendet
Der Gehaltsabrechnungszyklus ist abgeschlossen.
- Die Ergebnisse wurden bestätigt
- Der Gehaltsabrechnungszyklus ist abgeschlossen und offiziell beendet.
- Weitere Änderungen sind nicht möglich.
- Die Gehaltsabrechnungsdaten werden an den Finanzarbeitsbereich gesendet, um Analysen freizuschalten.
- Ausgelöst durch die Schaltfläche „Fertigstellen “
Darüber hinaus können Sie jetzt einen Lohnabrechnungszyklus an einem bestimmten Datum abschließen , nicht nur am letzten Tag des Monats.
Anleitung zur Verwendung
- Gehe zu Entschädigung
- Öffnen Sie den entsprechenden Zyklus
- Überprüfen Sie den aktuellen Status, der oben im Zyklus angezeigt wird.
- Bewegen Sie den Zyklus mithilfe der entsprechenden Aktion vorwärts:
- Klicken Sie auf „Sperren“ , um von „Offen“ zu „In Vorbereitung“ zu wechseln.
- Verwenden Sie „Exportieren“ , um zur Berechnung zu wechseln.
- Klicken Sie auf „Sperren“ , um von „Offen“ zu „In Vorbereitung“ zu wechseln.
- Klicken Sie auf „Ergebnisse importieren“ , um zur Ansicht „In Überprüfung“ zu gelangen.
- Klicken Sie auf „Abschließen“ , um den Vorgang zu beenden.
Wenn Sie den Abrechnungszyklus nicht bearbeiten können, befindet er sich möglicherweise im Status „In Vorbereitung “, „Berechnung“ , „In Prüfung“ oder „Abgeschlossen“ . Sobald der Zyklus gesperrt ist, sind Bearbeitungen und automatische Synchronisierungen nicht mehr möglich.
Wenn Manager keine Variablen mehr eingeben können, liegt das daran, dass der Zyklus gesperrt ist ( in Vorbereitung ). Prüfen Sie, ob die Sperrung früher als erwartet erfolgte.
Wie ändern sich Statusmeldungen?
Jede Statusänderung wird durch eine eindeutige Aktion ausgelöst:
- Öffnen → In Vorbereitung
Wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Sperren“ ausgelöst.
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- In Vorbereitung → Berechnung
Ausgelöst durch den Export von Gehaltsabrechnungsdaten, die Synchronisierung mit einer Gehaltsabrechnungssoftware oder das Senden von Daten an einen Buchhalter (abhängig von Ihrer Konfiguration).
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- Berechnung → In Überprüfung
Ausgelöst durch den Import von Gehaltsabrechnungsergebnissen.
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- In Bearbeitung → Abgeschlossen
Ausgelöst durch Klicken auf die Schaltfläche „Fertig“ .
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Was passiert, wenn ein Zyklus gesperrt ist?
Das Blockieren eines Zyklus ist ein kritischer und unumkehrbarer Vorgang .
Nach dem Sperren:
- Manager können die Vergütungsdaten nicht bearbeiten.
- Die Datensynchronisierung aus anderen Modulen ist deaktiviert.
- Die Gehaltsabrechnungsdaten werden eingefroren, um die Genauigkeit während der Berechnung zu gewährleisten.
Sie sollten den Zyklus sperren, sobald alle Gehaltsabrechnungsvariablen übermittelt und validiert wurden und bevor Sie Daten extern senden.
Kann ich einen Zyklus an einem benutzerdefinierten Datum abschließen?
Ja, Sie können einen Gehaltsabrechnungszyklus an einem benutzerdefinierten Datum abschließen.
Dies ist hilfreich, wenn die Gehaltsabrechnungsbestätigung früher oder später als erwartet erfolgt oder wenn Sie sie an Ihre internen oder externen Gehaltsabrechnungsprozesse anpassen.
Sobald der Zyklus abgeschlossen ist:
- Der Zyklus ist vollständig abgeschlossen.
- Die Gehaltsabrechnungsdaten werden an den Finanzarbeitsbereich gesendet, um Analysen freizuschalten.
- Es können keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
- Lohnabrechnungsergebnisse können weiterhin importiert werden.
Zur Erinnerung: Das Abschließen eines Zyklus ist ein endgültiger Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Sperre den Zyklus erst, wenn alle variablen Eingaben validiert wurden.
- Informieren Sie die Manager, bevor Sie den Zyklus sperren, um unerwartete Blockierungen von Bearbeitungen zu vermeiden.
- Überprüfen Sie die exportierten Daten sorgfältig, bevor Sie sie an Ihren Buchhalter senden.
- Verwenden Sie den Status „In Prüfung“ , um interne Prüfungen durchzuführen, bevor der Zyklus abgeschlossen wird.
- Definieren Sie klare interne Fristen, wenn Sie den Zyklus vor Monatsende abschließen möchten.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ich einen Zyklus auf einen vorherigen Status zurücksetzen?
Nein. Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen folgen einem linearen Prozess. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, kann er nicht mehr rückgängig gemacht werden.
- Kann ich die Lohnabrechnung vor dem letzten Tag des Monats abschließen?
Ja. Sie können einen Zyklus an einem festgelegten Datum abschließen, das mit dem Gehaltsabrechnungsplan Ihres Unternehmens übereinstimmt.