Mit Factorial IT-Inventar können Sie automatisch Zuweisungs- (Übergabe-) und Entfernungsdokumente (Rückgabe) generieren, sobald Geräte zugewiesen oder freigegeben werden.

Diese Dokumente umfassen die IT-Richtlinien Ihres Unternehmens, Gerätedetails und werden zur elektronischen Signatur über Signaturit versendet.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen:

• Wie man IT-Richtlinien als Vorlagen erstellt
• Wie man Vorlagen den einzelnen juristischen Personen zuweist
• Wie Dokumente beim Zuweisen oder Entfernen von Geräten generiert werden
• Wie man Dokumente zur Unterschrift versendet und deren Status verfolgt

Richten Sie Ihre Vorlagen ein

Bevor Sie beginnen

Um IT-Dokumente zu generieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Konto die folgenden Anforderungen erfüllt:

• Sie verwenden das IT-Inventarmodul
• Sie haben mindestens eine Zuweisungs- und eine Entfernungsvorlage erstellt.
• Jeder juristischen Person wurde eine Vorlage zugewiesen.
• Gerätezuweisungen sind mit einem Mitarbeiter verknüpft (Dokumente werden nicht für Räume oder gemeinsam genutzte Geräte erstellt).

Dokumentvorlagen erstellen

Dokumentvorlagen definieren die IT-Richtlinien, die in der endgültigen PDF-Datei erscheinen, die an die Mitarbeiter gesendet wird.

1. Gehen Sie zu den IT-Inventareinstellungen.
   • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Einstellungen“ .
   • Scrollen und öffnen Sie die IT-Inventarliste.
   • Wählen Sie die Registerkarte „Dokumentvorlagen“ aus.
2. Neue Vorlage erstellen
   • Klicken Sie auf „Neue Vorlage“ .
   • Geben Sie einen Titel ein
   • Wählen Sie eine primäre Sprache
3. Wählen Sie aus, ob diese Vorlage für Folgendes bestimmt ist:
   • Aufgabe (Übergabedokumente)
   • Entfernung (Rückgabe von Dokumenten)
4. Fügen Sie Ihren IT-Richtlinientext in das große Textfeld ein.
   • Es gibt keine praktische Zeichenbegrenzung (unterstützt sehr lange Richtlinien).
   • Dieser Text erscheint vor der Gerätetabelle im PDF.
5. (Optional) Aktivieren Sie eine zweite Sprache
   • Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Richtlinie im PDF zuerst in der primären Sprache und dann in der sekundären Sprache angezeigt.
6. Klicken Sie auf Speichern

Vorlagen juristischen Personen zuordnen

Jede juristische Person muss mit den korrekten Zuordnungs- und Löschungsvorlagen verknüpft werden.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → IT-Inventar → Rechtseinheiten
2. Wählen Sie für jede Entität Folgendes aus:
   • Vorlage für die Gerätezuweisung
   • Vorlage zum Entfernen eines Geräts

Je nach Land, Vorschriften oder internen Prozessen können unterschiedliche Vorlagen zugewiesen werden.

Wie Dokumente erstellt werden

Sobald die Vorlagen konfiguriert sind, generiert Factorial automatisch Dokumente, sobald Geräte zugewiesen oder die Zuweisung aufgehoben wird.

A. Aufgabenunterlagen (Übergabe)

Wenn Sie einem Mitarbeiter ein Gerät zuweisen:

1. Wählen Sie das/die Gerät(e) aus
2. Klicken Sie auf Zuweisen.
3. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus
4. Bestätigen Sie die Zuweisung.

Factorial generiert ein Entwurfsdokument und speichert es in:

• IT-Inventar → Personen → (Mitarbeiterprofil) → IT-Dokumente

B. Ausreisedokumente (Rückgabe)

Wenn Sie ein Gerät abziehen oder neu zuweisen:

1. Öffnen Sie das Geräteaktionsmenü
2. Wählen Sie „Neu zuweisen“ .
3. Wählen Sie einen neuen Status (z. B. Auf Lager, Wartung, Ausgemustert, Anderer Person zugewiesen…).
4. Bestätigen

Factorial generiert ein Entfernungsdokument , das dem gleichen Ablauf wie die Zuordnungsdokumente folgt.

Dokumente zur Unterschrift senden

Die Dokumente werden als Entwürfe erstellt. Sie müssen sie manuell zur Unterschrift versenden, wodurch Sie die volle Kontrolle über den Zeitpunkt haben.

Sie können Dokumente auf drei Arten versenden:

A. Vom Reiter „Personen“ (Massenversand)

1. Gehen Sie zu IT-Inventar → Personen
2. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus
3. Klicken Sie auf „Dokumente zur Unterschrift senden“ .

Ideal für das gleichzeitige Onboarding oder Offboarding mehrerer Personen.

B. Aus dem Mitarbeiterprofil im IT-Inventar

1. Gehen Sie zu IT-Inventar → Personen
2. Klicken Sie auf einen Mitarbeiter
3. Scrollen Sie zu IT-Dokumente
4. Klicken Sie auf die 3 Punkte.
5. Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Unterschrift zu erhalten.

Dokumentenstatus verfolgen

Dokumente durchlaufen den gleichen Lebenszyklus wie alle anderen Factorial :

• Entwurf – erstellt, aber nicht versendet
• In Bearbeitung – wir warten auf die Unterschrift des Mitarbeiters.
• Unterschrieben – erfolgreich abgeschlossen
• Abgebrochen / Fehlgeschlagen – Dokument ist ungültig oder Unterschrift wurde abgelehnt

Wo die Dokumente gespeichert werden

IT-Dokumente finden Sie hier:

• IT-Inventar → Personen → Mitarbeiterprofil → IT-Dokumente
• Mitarbeiterprofil → Dokumente → Ordner „IT-Geräte“

Dies gewährleistet sowohl der Personalabteilung als auch der IT-Abteilung vollständige Nachvollziehbarkeit und Konsistenz.

Fehlerbehebung

1. Das Dokument wurde nicht generiert.
   Prüfen Sie das:
   • Der juristischen Person sind Vorlagen zugeordnet.
   • Das ausgewählte Gerät wird einer Person (nicht einem Raum) zugewiesen.
   • Die Vorlage existiert und ist aktiv.
      
2. Im PDF wird die falsche Sprache angezeigt.
   • Stellen Sie sicher, dass die primäre Sprache der Vorlage korrekt eingestellt ist.
   • Überprüfen Sie, ob eine zweite Sprache aktiviert ist.
      
3. Der Mitarbeiter kann das Dokument nicht unterzeichnen.
   • Versuchen Sie, das Dokument erneut zu senden.
   • Prüfen Sie, ob ein neues Dokument zur Unterschrift vorliegt.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich für verschiedene Teams oder Länder unterschiedliche Vorlagen verwenden?
   Ja – Sie können jeder juristischen Person individuelle Vorlagen zuweisen.
    
2. Kann ich ein Dokument bearbeiten, nachdem es erstellt wurde?
   Sie können eine generierte PDF-Datei nicht bearbeiten, aber Sie können Folgendes:
   • Vorlagen für zukünftige Dokumente aktualisieren
   • Entwürfe löschen und Gerät neu zuweisen
      
3. Gibt es eine Größenbeschränkung für den Richtlinientext?
   Praktisch nein – das Feld unterstützt extrem lange Texte.
    
4. Werden Dokumente im Mitarbeiterprofil angezeigt?
   Ja, sowohl im IT-Inventar als auch im HR-Mitarbeiterprofil.