Um die Sicherheit sensibler Dokumente zu verbessern, sind Dateien, die über E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden, durch den Factorial-Login geschützt. Anstatt Dateien direkt als E-Mail-Anhänge zu erhalten, greifen die Empfänger sicher über Factorial darauf zu.
Dieser Artikel erklärt, wie der geschützte Datei-Zugriff funktioniert, welche Änderungen die Benutzer erwarten können und in welchen Fällen weiterhin direkte Anhänge verwendet werden.
Übersicht
Früher enthielten einige E-Mail-Benachrichtigungen Dateien, die direkt an die E-Mail angehängt waren. Dies stellte ein Sicherheitsrisiko dar, da jeder, der Zugriff auf die E-Mail hatte, auch auf die angehängten Dokumente zugreifen konnte.
Jetzt:
- Die Dateien bleiben sicher in Factorial gespeichert
- E-Mails enthalten einen sicheren Zugriffslink anstelle eines direkten Anhangs
- Empfänger müssen sich bei Factorial anmelden, bevor sie die Datei herunterladen
- Diese zusätzliche Sicherheitsebene hilft, sensible Informationen zu schützen, falls:
- Eine E-Mail versehentlich weitergeleitet wird
- Ein gemeinsames Postfach verwendet wird
- Ein Postfach kompromittiert wird
Die Funktion erfordert keine Einrichtung oder Konfiguration.
So verwenden Sie es
- Öffnen Sie die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie von Factorial erhalten haben
- Klicken Sie auf den im E-Mail enthaltenen Datei-Zugriffslink
- Melden Sie sich bei Ihrem Factorial-Konto an, falls Sie noch nicht angemeldet sind
- Nach der Authentifizierung wird die Datei automatisch heruntergeladen
In den meisten Fällen sind Dateien nicht mehr direkt an E-Mails angehängt.
Wenn die Datei nach dem Anmelden nicht heruntergeladen wird, versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren und den Link erneut zu öffnen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Ihren Unternehmensadministrator oder das Support-Team.
Wenn Sie nicht auf die Datei zugreifen können, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Factorial-Konto angemeldet sind, das mit der Benachrichtigungs-E-Mail verbunden ist.
Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, aber kein Anhang vorhanden ist, ist dies das erwartete Verhalten. Dateien werden jetzt sicher über Links anstelle von direkten E-Mail-Anhängen zugegriffen.
Wenn der Link Sie zu Signaturit weiterleitet, liegt das daran, dass einige signaturbezogene Vorgänge weiterhin Signaturit-Links verwenden, um ihre rechtliche Prüfspur zu bewahren.
Ausnahmen
Einige Vorgänge behalten das alte Verhalten bei:
- Signaturit-E-Mails: Links führen zu Signaturit, um die rechtliche Prüfspur zu bewahren, die sie erzeugen
- E-Mails an externe Empfänger: z.B. Kandidat*innen im Recruiting, die kein Factorial-Konto haben.
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Manuell von internen Vorgängen gesendete E-Mails wie Backoffice-Exporte
- Exporte: geschützt
- Backoffice-Exporte: nicht geschützt
Tipps und bewährte Verfahren
- Greifen Sie immer über Ihr offizielles Factorial-Konto auf Dokumente zu
- Vermeiden Sie es, E-Mail-Links mit unbefugten Personen zu teilen
- Ermutigen Sie Mitarbeitende, sich von gemeinsam genutzten Geräten abzumelden, nachdem sie auf sensible Dateien zugegriffen haben
- Wenn Sie häufig auf Dokumente aus Benachrichtigungen zugreifen, halten Sie Ihre Factorial-Sitzung auf vertrauenswürdigen Geräten aktiv für eine schnellere Erfahrung
FAQ
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Warum sind Dateien nicht mehr direkt an E-Mails angehängt?
Diese Änderung verbessert die Dokumentensicherheit, indem sichergestellt wird, dass Dateien nur von authentifizierten Benutzer*innen innerhalb von Factorial abgerufen werden können.
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Musste ich mich immer anmelden, um auf Dateien zuzugreifen?
Ja. Wenn Sie nicht bereits bei Factorial angemeldet sind, müssen Sie sich authentifizieren, bevor die Datei heruntergeladen wird.
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Sind Exporte auch geschützt?
Standardexporte sind hinter einem Login geschützt. Backoffice-Exporte behalten jedoch derzeit das vorherige Verhalten bei.
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Müssen Administrator*innen diese Funktion konfigurieren?
Nein. Die Einführung erfolgt automatisch und erfordert keine Maßnahmen oder Einstellungen.