Para mejorar la seguridad de los documentos sensibles, los archivos enviados a través de notificaciones por correo electrónico están protegidos detrás del acceso de inicio de sesión de Factorial. En lugar de recibir archivos directamente como archivos adjuntos de correo electrónico, los/as destinatarios/as accederán a ellos de forma segura a través de Factorial.
Este artículo explica cómo funciona el acceso a archivos protegidos, qué cambios pueden esperar los/as usuarios/as y qué casos aún utilizan archivos adjuntos directos.
Resumen
Anteriormente, algunas notificaciones por correo electrónico incluían archivos adjuntos directamente al correo. Esto creaba un riesgo de seguridad porque cualquier persona con acceso al correo también podía acceder a los documentos adjuntos.
Ahora:
- Los archivos permanecen almacenados de forma segura dentro de Factorial
- Los correos incluyen un enlace de acceso seguro en lugar de un archivo adjunto directo
- Los/as destinatarios/as deben iniciar sesión en Factorial antes de descargar el archivo
- Esta capa adicional de seguridad ayuda a proteger la información sensible si:
- Un correo se reenvía por error
- Se utiliza un buzón compartido
- Un buzón se ve comprometido
La función no requiere ninguna configuración o ajuste.
Cómo usar
- Abre la notificación por correo electrónico recibida de Factorial
- Haz clic en el enlace de acceso al archivo incluido en el correo
- Inicia sesión en tu cuenta de Factorial si aún no has iniciado sesión
- Una vez autenticado, el archivo se descargará automáticamente
En la mayoría de los casos, los archivos ya no están adjuntos directamente a los correos electrónicos.
Si el archivo no se descarga después de iniciar sesión, intenta actualizar la página y abrir el enlace nuevamente. Si el problema persiste, contacta a tu administrador/a de la empresa o al equipo de soporte.
Si no puedes acceder al archivo, asegúrate de haber iniciado sesión con la cuenta correcta de Factorial asociada con el correo de notificación.
Si recibiste un correo pero no hay ningún archivo adjunto, este es un comportamiento esperado. Los archivos ahora se acceden de forma segura a través de enlaces en lugar de archivos adjuntos directos en el correo electrónico.
Si el enlace te redirige a Signaturit, es porque algunos flujos relacionados con firmas continúan utilizando enlaces de Signaturit para preservar su rastro de auditoría legal.
Excepciones
Algunos flujos mantienen el comportamiento anterior:
- Correos de Signaturit: Los enlaces apuntan a Signaturit para preservar el rastro de auditoría legal que generan
- Correos a destinatarios externos: Por ejemplo, candidatos/as en Reclutamiento que no tienen una cuenta de Factorial
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Correos configurados manualmente desde flujos internos como exportaciones de Backoffice
- Exportaciones: protegidas
- Exportaciones de Backoffice: no protegidas
Consejos y mejores prácticas
- Accede siempre a los documentos a través de tu cuenta oficial de Factorial
- Evita compartir enlaces de correo electrónico con personas no autorizadas
- Incentiva a los/as empleados/as a cerrar sesión en dispositivos compartidos después de acceder a archivos sensibles
- Si accedes frecuentemente a documentos desde notificaciones, mantén tu sesión de Factorial activa en dispositivos de confianza para una experiencia más rápida
FAQ
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¿Por qué los archivos ya no están adjuntos directamente a los correos electrónicos?
Este cambio mejora la seguridad de los documentos al asegurar que los archivos solo pueden ser accedidos por usuarios/as autenticados/as dentro de Factorial.
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¿Siempre necesito iniciar sesión para acceder a los archivos?
Sí. Si aún no has iniciado sesión en Factorial, necesitarás autenticarte antes de que el archivo se descargue.
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¿Las exportaciones también están protegidas?
Las exportaciones estándar están protegidas detrás del inicio de sesión. Sin embargo, las exportaciones de Backoffice actualmente mantienen el comportamiento anterior.
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¿Los/as administradores/as necesitan configurar esta función?
No. La implementación es automática y no requiere ninguna acción o configuración.