1. ¿Cuáles son los tipos de plantillas de documentos disponibles en el sistema?
El sistema ofrece dos tipos de plantillas de documentos:
- DOCX con variables : Este tipo de plantilla está en formato DOCX e incluye variables. Estas variables se pueden completar dinámicamente con información específica de cada empleado, permitiendo la generación de documentos personalizados.
- Archivos PDF rellenables : el segundo tipo de plantilla tiene la forma de archivos PDF rellenables. Estas plantillas permiten a los usuarios ingresar datos directamente en los campos del PDF, creando documentos personalizados y editables.
2. ¿Dónde puedo encontrar la lista de variables disponibles para las plantillas de documentos y cómo están organizadas?
Puede encontrar la lista de variables disponibles en la página principal de la función Plantillas de documentos. El listado incluye la sección en Factorial y la Persona Jurídica si corresponde para cada variable. Puede buscar y ordenar esa lista para encontrar fácilmente la variable necesaria.
3. ¿Qué es un PDF rellenable?
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de opción que los usuarios pueden completar mediante un visor de PDF.
Estos campos se pueden utilizar para recopilar información de los usuarios como lo hace un formulario.
Ejemplos de archivos PDF rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE. UU., que son plantillas de documentos proporcionadas por el Gobierno que las empresas deben compartir con los empleados para recopilar información personal para cumplir con las obligaciones fiscales.
4. ¿Cómo se distribuyen los PDF rellenables en Factorial ?
Actualmente, la única forma de distribuir archivos PDF rellenables es mediante el uso de plantillas de documentos y documentos de forma masiva.
❗ Si un PDF rellenable se carga directamente en la carpeta de un empleado o se envía de forma masiva como un archivo pdf normal y no como una plantilla, el empleado no podrá completar el documento.
5. ¿Pueden los DOCX con variables tener características rellenables o los PDF rellenables pueden utilizar variables?
Por el momento, esos dos tipos de plantillas tienen características que son incompatibles: los PDF rellenables no pueden usar variables y los DOCX con variables no pueden usar las funciones rellenables que tienen los PDF.
6. ¿Pueden los usuarios completar documentos desde la aplicación?
No. Por el momento esta característica sólo está disponible para la plataforma web.
7. ¿Qué son las Plantillas de Documentos Oficiales?
Una Plantilla de Documento Oficial (ODT) es una plantilla de documento proporcionada por Factorial que los usuarios no pueden eliminar. Las ODT están destinadas a plantillas de documentos oficiales como el Modelo 145 (España) o el Formulario W-4 (EE.UU.).