Las firmas electrónicas aportan validez legal y claridad a los planes de acción de rendimiento. En este artículo, aprenderás cómo exigir firmas electrónicas en los planes de acción, cómo funciona el proceso de firma y dónde encontrar el documento final firmado.
Descripción general
La función de firma electrónica permite a gerentes y empleados firmar formalmente los planes de acción de rendimiento una vez completados. Al activarse, el plan de acción se convierte automáticamente a PDF y se envía para su firma electrónica a través de Signaturit, lo que garantiza el cumplimiento legal y la correcta gestión de registros.
Cuándo y por qué se debe utilizar
Debes utilizar firmas electrónicas en los planes de acción de desempeño cuando:
- Tu empresa opera en países donde un plan de acción firmado es un requisito legal (por ejemplo, Francia).
- Necesitas un final oficial y auditable para el proceso de evaluación del desempeño.
- Deseas un documento firmado que se pueda descargar, imprimir o almacenar para fines de cumplimiento y registros de RR.HH.
Esta característica ayuda a garantizar la transparencia , la responsabilidad y el cumplimiento a la vez que satisface las expectativas de los empleados y gerentes.
Cómo utilizar
- En tu barra lateral, ve a Rendimiento > Revisiones .
- Abre un borrador o una revisión de desempeño activa .
- En la configuración de revisión, habilita la opción Requerir firma electrónica .
- Inicia el Plan de Acción como parte de la evaluación del desempeño.
- Agrega comentarios, elementos de acción y una conclusión.
- Tanto el gerente como el empleado presentan el plan de acción.
- Una vez que la última persona lo envía, se genera automáticamente un PDF .
- Ambas partes reciben una solicitud para firmar electrónicamente el documento en Signaturit .
- Una vez completadas ambas firmas, el PDF firmado se almacena automáticamente en los documentos del empleado en la carpeta Evaluaciones de desempeño .
Si el proceso de firma electrónica no se inicia, asegúrate de que la opción Requerir firma electrónica esté habilitada en la configuración de evaluación de desempeño y verifica que ambas partes hayan enviado el plan de acción.
Si un usuario no ha recibido la solicitud de firma, pídele que revise su carpeta de correo no deseado o spam y confirme que su dirección de correo electrónico sea correcta en Factorial .
Si no puedes encontrar el documento firmado, asegúrate de tener los permisos de acceso correctos a los documentos del empleado.
Consejos y mejores prácticas
- Habilita la configuración Requerir firma electrónica antes de iniciar el plan de acción para evitar demoras posteriores.
- Asegúrate de que todos los comentarios y elementos de acción sean definitivos antes de enviarlos, ya que no es posible realizar cambios una vez que se inicia el proceso de firma.
- Informa con antelación a los empleados y directivos que recibirán una solicitud de firma por correo electrónico de Signaturit.
Preguntas frecuentes
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¿Tiene validez legal la firma electrónica?
Sí. Los planes de acción se firman a través de Signaturit, que proporciona firmas electrónicas legalmente compatibles en los países donde opera. La validez legal puede variar según el país; consulta con tu equipo legal si es necesario.
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¿Podemos editar el plan de acción después de firmarlo?
No. Una vez que el documento está firmado por ambas partes, está finalizado y no se puede editar.
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¿Sólo una de las partes puede firmar el plan de acción?
No. Tanto el gerente como el empleado deben firmar para que el proceso se complete.
Cómo firmar un documento (firma electrónica)
Acerca de la firma electrónica
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