La terminología de Compensación puede resultar compleja, sobre todo al trabajar con revisiones salariales, presupuestos, planificación de personal e informes. Este glosario reúne los conceptos más comunes de Compensación y planificación de personal utilizados en la plataforma, lo que te ayudará a comprender mejor los términos clave relacionados con los costos de los/as empleados/as, los salarios, las bonificaciones, los presupuestos y los informes financieros.
Utiliza este artículo como referencia rápida siempre que necesite aclarar algún concepto, métrica o cálculo relacionado con la compensación y los datos de la fuerza laboral.
Ciclos
| Ciclo |
Periodo de pago mensual dentro del módulo de Compensación. Esto permite definir las variables de nómina que se compartirán con la agencia o el software de nómina para el cálculo de las nóminas. Esto corresponde a un "período de pago" en el contexto de la plataforma. |
| Estado: Abierto | Estado inicial del ciclo. Los/as administradores/as y usuarios/as con los permisos adecuados pueden introducir y editar las variables de nómina de su personal. |
| Estado: Cálculo | El ciclo cambia automáticamente a este estado en cuanto se genera la exportación (Excel, CSV, A3NOM) o se activa la sincronización mediante la API. Esto indica que la firma contable o el software dispone de los datos necesarios para el cálculo. |
| Estado: En revisión | Esto se activa al cargar el resumen de nómina/asignación de costos. Permite comparar las variables ingresadas en el ciclo con los datos del resumen recibido. |
| Estado: Completado | Estado final. Este estado se alcanza al hacer clic en "Ciclo completado" una vez que se haya validado el resumen de la nómina. El ciclo se cierra y se bloquea. |
| Ciclo completo | Una acción que cierra el ciclo y lo marca como “Completado”. Aparece en la esquina superior derecha una vez que se ha revisado y aprobado el resumen de nómina. |
Recibo de nómina
| Recibo de nómina | Documento (generalmente en formato Excel o CSV) que detalla todos los pagos realizados al personal durante un mes específico: partidas fijas y variables, bases de cotización y pagos a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social. También se le conoce como Resumen de Costes, Asignación de Costes o Gastos. Nombres alternativos: resumen de costes, asignación de costes, gastos. |
| Asignación de costos | Nombre alternativo para el resumen de la nómina. Es el término más utilizado en los despachos de abogados especializados en derecho laboral. |
| Subir nómina | Acción mediante la cual la persona responsable (o la agencia, a través de Profesionales) carga el resumen en la plataforma. Esto cambia el estado a "En revisión" y alimenta el módulo de Analíticas financieras. |
| Comparación de variables | El estado "En revisión" te permite comparar las variables ingresadas en la tabla del ciclo de nómina con los datos del resumen de nómina recibido. |
| Archivo SEPA | Un archivo que contiene los pagos bancarios que la agencia de nóminas puede adjuntar al proceso de nómina utilizando el botón "Actividad" que aparece junto al resumen de la nómina y los archivos PDF individuales. |
Panel de actualizaciones (incidencias)
| Panel de actualizaciones | Una vista dentro del módulo de Compensación que muestra automáticamente todas las acciones realizadas en Factorial : nuevas contrataciones, bajas, cambios en los contratos, actualizaciones de datos personales y ausencias aprobadas. Cada entrada se denomina incidencia. |
| Incidencia | Una fila en el panel de actualizaciones que registra un cambio específico realizado por un/a empleado/a. Incluye un resumen de la acción, detalles anteriores y nuevos, historial y (si hay profesionales disponibles) un chat con la oficina. |
| Incidencia automática | Un incidencia generada por Factorial cuando un/a administrador/a o empleado/a modifica datos en la plataforma (nuevo contrato, fin de contrato, cambio en los términos y condiciones, datos personales, ausencia aprobada). |
| Incidencia manual | Un ticket creado por el equipo de RR. HH. para reportar eventos que no se registran automáticamente (por ejemplo, un aviso de embargo). Debe seleccionar el/la empleado/a, el asunto, la descripción y la fecha de vigencia. |
| Pestaña de información | Visualización dentro de los detalles de la incidencia que muestra la información anterior y la nueva. Visible tanto para el asesor como para el cliente. |
| Pestaña Historial | Registra quién creó el ticket, cuándo y qué cambios se han realizado. Es visible tanto para el asesor como para el cliente. |
| Pestaña Mensajes | El chat interno vinculado al ticket está disponible para clientes con suscripción a Professionals. Permite la comunicación entre el asesor y el cliente con un registro de auditoría completo. |
| Pestaña Notas | Área privada para el equipo de RR. HH. (excepto profesionales). Permite añadir notas internas a la incidencia sin que la oficina pueda verlas. No admite archivos adjuntos. |
| Estado: Pendiente de envío | Se ha abierto una investigación, pero aún no se ha informado a la oficina. |
| Estado: Enviado | La incidencia ha sido remitida a la oficina a través de Professionals para su tramitación. |
| Estado: En curso | Incidencia en tratamiento activo. |
| Estado: Completado | Incidencia procesada y cerrada. |
| Estado: Rechazado | Una incidencia que no requiere ninguna acción y que se marca como irrelevante. |
| Reenvío automático a la oficina | Una configuración que permite que las incidencias se remitan directamente a los profesionales en cuanto se produzcan, sin ninguna intervención manual del equipo de RR. HH. Requiere que los profesionales estén capacitados. |
| Sincronización directa | Si el sistema está integrado con el software de nóminas, los incidencias (o ausencias) se pueden sincronizar directamente con el software sin tener que pasar por la oficina. |
Conceptos de nómina
| Concepto de nómina | Un elemento del catálogo de nómina que representa un componente salarial (por ejemplo, horas extras, viáticos, comisiones por ventas). Se define en Configuración > Remuneración > Elementos de nómina. |
| Devengos - Salario fijo | Una categoría que agrupa los componentes del salario fijo ya especificados en el contrato o convenio colectivo del/la empleado/a. Estos se incluyen en la nómina. |
| Devengos - Beneficios en especie | Categoría para artículos como subsidios de alimentación, vales de viaje, cuidado infantil u otros beneficios no monetarios. |
| Devengos - Variables | Una categoría de elementos que varían o cambian cada mes (horas extras, comisiones, bonificaciones). Estos son los elementos que se ingresan en la tabla de nómina. |
| Deducciones | Deducciones de tu nómina. El ejemplo más común es el impuesto sobre la renta. |
| Contribución de la empresa | Una categoría que incluye las cantidades que la empresa paga en concepto de cotizaciones a la Seguridad Social de tus empleados/as registrados/as (contribuciones a la Seguridad Social, etc.). |
| Valores totales | Categoría de resumen de nómina que agrupa los totales de las distintas columnas o partidas. |
| Unidad de concepto | Tipo de medida asignada a cada elemento: Dinero (monetario), Distancia (kilómetros), Tiempo (vinculado al registro del tiempo) o Unidades (cantidad genérica). |
| Concepto fijo (configuración) | Para los elementos fijos, basta con configurarlos en el resumen de la nómina para que se reconozcan. No se registran en la tabla de variables del ciclo. |
| Concepto de variable (configuración) | Los elementos variables deben crearse en la categoría correspondiente y en el formato en que se van a reportar, ya que son los elementos que se completan cada mes durante el ciclo. |
Espacio de trabajo
| Espacio de trabajo | Módulo de Factorial que permite visualizar y analizar datos agregados de resúmenes de nómina cargados. Está dividido en dos partes: la sección de Compensación y la sección de Informes. |
| Sección de compensación | Una vista dentro de Analíticas donde la información de todas las nóminas cargadas se agrega y agrupa por mes. Permite filtrar, agrupar y exportar los datos. |
| Informes internos | Los informes generados a partir de los resúmenes de nómina cargados en la plataforma permiten al equipo de recursos humanos controlar los costes de personal. |
Configuración del módulo
| Configuración de incidencias | Sección en Configuración > Desplazamiento donde puedes habilitar o deshabilitar los tipos de incidencias que se generarán automáticamente en el panel de actualizaciones (contratos, datos personales, ausencias, etc.). |
| Configuración de conceptos de nómina | Lista de artículos disponibles para el cliente, agrupados por categoría. Incluye artículos predeterminados y permite agregar artículos personalizados con nombre, categoría, unidad y descripción. |
| Integración de a3NOM (TXT) | Si utilizas A3NOM sin la API, la integración genera un archivo TXT que se puede configurar a través de la sección de configuración del módulo de Compensación. |
| Profesionales Factorial | Capa de comunicación entre el cliente y la firma de contabilidad. Cuando está activa, permite enviar incidencias a la firma, habilita el chat para cada incidencia y facilita el envío y la recepción automáticos de documentos (resúmenes de nómina, PDF, SEPA) a través del botón Actividad. |