¿Qué es la integración DATEV RDS?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) envía tus gastos aprobados de Factorial, los datos de la factura más el recibo, directamente a la bandeja de entrada de tu asesor/a fiscal en DATEV Unternehmen Online (DUO). Los registros llegan pre-codificados con números de cuenta y tasas de IVA. Tu asesor/a fiscal los revisa, ajusta si es necesario y los publica en el libro mayor. A diferencia de la exportación de archivos DATEV, no hay un archivo que descargar o subir: Factorial envía los datos a DATEV a través de su API.

Configurando la integración

La configuración tiene dos partes: lo que tu asesor/a fiscal prepara en el lado de DATEV, y lo que tú haces en Factorial. La integración es para entidades legales alemanas.

En el lado de DATEV (tu asesor/a fiscal)

• Ordenar Rechnungsdatenservice 1.0. Es un servicio DATEV separado, ordenado por tu asesor/a fiscal a través de MyDATEV Mandantenregistrierung. La ordenación necesita una SmartCard y se realiza en el mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Configurar Belege online en Bearbeitungsform "Erweitert". Tanto "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" como "Mit Kundenrechnungen arbeiten" deben estar en "Erweitert". Esto permite que DATEV convierta los datos que envía Factorial en Buchungsvorschläge.
• Dar acceso de escritura a la persona de conexión. En Rechteverwaltung online necesitan el rol "Belegverwaltung online — Schreibrechte" más permiso para Rechnungsdatenservice 1.0. Solo un/a administrador/a de DATEV (generalmente el/la Kanzleiinhaber) puede otorgar esto.
• Un SmartLogin o SmartCard para esa persona, para iniciar sesión durante el paso de conexión. Si nadie en tu empresa tiene uno, solicítalo a tu asesor/a fiscal.
• Un año fiscal (Wirtschaftsjahr) que cubra el período que exportas, con su libro mayor de cuentas por pagar (Rechnungseingangsbuch). DATEV también acepta el año inmediatamente anterior dentro de los 12 meses posteriores a su finalización.
• Ten a mano tu Beraternummer y Mandantennummer (una Mandantennummer por entidad legal).

En el lado de Factorial

1. Configurar contabilidad en Factorial — tu plan de cuentas y la asignación de categoría a cuenta deben estar en su lugar, para que cada gasto tenga una cuenta G/L.
2. Instalar DATEV RDS 1.0 — abre el Factorial Marketplace, encuentra DATEV RDS 1.0, haz clic en "Instalar para la empresa" y sigue los pasos de configuración.
3. Conectar tu cuenta DATEV — ingresa tu código de consultor/a (Beraternummer), luego para cada entidad legal selecciona su conjunto de datos e ingresa el código del cliente (Mandantennummer). Serás redirigido/a a la página de inicio de sesión de DATEV; inicia sesión con tu SmartLogin o SmartCard. Repite para cada entidad legal que desees conectar.
4. Configurar tus cuentas de acreedores de respaldo — la cuenta colectiva del proveedor (para reembolsos) y la cuenta para gastos de tarjeta pagados por la empresa.
5. Revisar el panel de preparación — muestra si cada conjunto de datos puede recibir una importación y si tus cuentas G/L asignadas se ajustan a ello, y nombra exactamente qué categorías o cuentas necesitan atención.

Exportando gastos

1. En Gastos, selecciona los gastos aprobados para exportar y haz clic en Exportar a DATEV.
2. Factorial los agrupa por entidad legal y por mes contable y los envía a DATEV.
3. Rastrea el progreso en el registro de procesamiento. Los registros llegan a la bandeja de entrada DUO del asesor/a fiscal (Belegablage), pre-codificados.
4. Tu asesor/a fiscal revisa, ajusta si es necesario y los publica en el libro mayor.

Alcance

La integración:

• Exporta gastos regulares, kilometraje y dietas.
• Los datos fluyen en una sola dirección: de Factorial a DATEV.
• One registro de accountsPayableLedger por gasto (o uno por tasa de IVA cuando el gasto tiene un desglose de múltiples tasas).

Qué se envía

Los siguientes campos se sincronizan:

• Fecha y cantidad
• Cuenta G/L (Sachkonto): de tu asignación de cuentas por entidad legal en Factorial
• Cuenta de acreedor/a (Personenkonto): la cuenta del empleado/a, o la cuenta colectiva del proveedor, para reembolsos; la cuenta de tarjeta para gastos pagados por la empresa
• Tasa de IVA 
• Texto de reserva, número de documento, nombre del proveedor
• Moneda y tipo de cambio (cuando sea aplicable)
• Centro de costos (KOST1)
• Archivo del recibo para cada gasto

Limitaciones

• Solo entidades legales alemanas.
• Necesita la configuración contable: las cuentas G/L provienen de tu asignación de categoría a cuenta en Factorial. El panel de preparación señala cualquier categoría o cuenta que esté faltando o no se ajuste al conjunto de datos, antes de que exportes.
• El lado de DATEV debe estar listo: el conjunto de datos necesita gestión de documentos (Belege online) activa, y la persona que conecta DATEV (tu asesor/a fiscal, o el usuario/a de la empresa que tenga el SmartLogin o SmartCard) necesita permiso para el servicio.
• Las correcciones ocurren en DATEV: los registros llegan a la bandeja de entrada DUO para que el asesor/a fiscal los revise y publique; no se escriben directamente en el libro mayor.
• Tratamiento del IVA (códigos BU): no se establece automáticamente al inicio. Se envía la tasa de IVA, y tu asesor/a fiscal introduce el tratamiento del IVA en DUO.
• Centros de costos: un KOST1 por registro. KOST2 (Kostenträger) aún no está cubierto.