1. ¿Es posible fichar sin conexión?
No, no es posible.
2. ¿Cuándo se envía la notificación en caso de falta de fichaje?
Cuando finaliza el rango de fichaje y el/a empleado/a aún no ha fichado, se envía una notificación por correo electrónico al/a empleado/a y al/a manager. El correo electrónico se envía aproximadamente un minuto después del fichaje perdido.
🚨 Si el/a empleado/a registra su entrada dentro del rango de tolerancia permitido, no se envía ninguna notificación. Sin embargo, si registra su entrada después de que finalice el limite de tiempo, se envía una notificación.
💡 Los managers también reciben por correo electrónico un resumen semanal de todas las incidencias relacionadas con la puntualidad de los miembros de su equipo.
3. ¿Qué sucede cuando a alguien se le olvida de fichar su salida?
Si las horas trabajadas exceden las horas estimadas según los horarios de trabajo, los datos del contrato y/o el tiempo libre, se mostrará un mensaje con dos opciones:
- Confirmar las horas estimadas.
- Marcar las horas reales.
💡 El mensaje se muestra cuando el/a usuario/a hace clic en el botón de salida después de superar al menos de un minuto las horas estimadas.
💡 Si un/a empleado/a tiene varios turnos en un día determinado, el sistema solo modificará la hora de salida del último turno para garantizar que el tiempo total se alinee con sus horas planificadas.
🚨 En la hoja de horas y en la exportación en PDF se muestra si un/a empleado/a usó el modo "Olvidé marcar la salida" para marcar la salida y editar su hora de salida.
4. ¿Cómo puedo evitar que los miembros de mi equipo manipulen las hojas de horas?
Para garantizar la precisión de la hoja de horas, hemos implementado un sistema de alerta que detecta y advierte contra manipulaciones. Este sistema analiza las entradas de fichaje en busca de inconsistencias o actividades sospechosas.
Si se descubre que alguna hoja de horas está manipulada, se genera automáticamente un informe de incidente que documenta el "tiempo de entrada/salida manipulado" para una mayor investigación o acciones disciplinarias, si es necesario.
Para minimizar las alertas falsas debido a variaciones horarias menores, el sistema compara la hora del reloj con la hora del servidor, permitiendo un margen de 2 minutos para las diferencias de zona horaria.
💡 Las alertas por correo electrónico se envían al/a aprobador/a de la hoja de horas del/a empleado/a con unos horarios sospechosos. Los/as usuarios/as autorizados/as, incluidos los/as administradores/as de recursos humanos, también reciben estas alertas para garantizar que se puedan tomar medidas inmediatas.
5. Si alguien marca su entrada con la geolocalización activada y posteriormente edita la hora, ¿la ubicación desaparece o cambia?
No, la ubicación no desaparecerá. En su lugar, aparecerán dos registros en el historial: el primero mostrará el fichaje con la geolocalización y el segundo reflejará la hora editada sin ningún cambio en la información de ubicación.
6. ¿Cómo funcionan las pausas automáticas para las diferentes zonas horarias?
Los descansos automáticos se basan en las horas trabajadas por el empleado, por lo que la zona horaria no les afecta.
7. ¿Es posible restringir el fichaje a una zona concreta?
Actualmente no es posible limitar el fichaje a una zona concreta.
8. ¿Cuál es el rango de precisión de las coordenadas de geolocalización?
La precisión de las coordenadas de geolocalización puede variar dependiendo de factores como la cobertura móvil, la geografía del área, las condiciones climáticas y si la ubicación es interior o exterior. Para determinar la precisión de cada geolocalización, almacenamos parámetros llamados "exactitud" de latitud y longitud. Este valor indica la diferencia en metros, y un número más bajo indica una mayor precisión. Por ejemplo, un valor de 0 significaría una diferencia de apenas centímetros, mientras que 1000 indicaría una diferencia de kilómetros.
9. ¿Cómo puedo asegurarme de que una persona esté en el sitio cuando registre su entrada?
Si indicar "Trabajar desde casa" o "Trabajar desde la oficina" durante el fichaje no es suficiente, la única forma de verificar su presencia física es mediante la geolocalización y consultando las coordenadas proporcionadas en Google Maps.
Cómo utilizar la geolocalización en el control horario
10. ¿Es posible restringir el fichaje a una zona concreta?
Actualmente no es posible limitar el fichaje a una zona concreta.
11. ¿Cuál es el proceso para obtener hojas de horas firmadas por los empleados?
Exporta tus hojas de horas aprobadas:
- En la barra lateral, haz clic en Control horario
- Haz clic en los tres puntos, en la esquina superior derecha
- Selecciona Descargar informe
- En Tipo de exportación, selecciona Exportación del control horario - Versión completa
- En formato de archivo, selecciona PDF
- Selecciona empleados/as
- Completa los demás campos y haz clic en Enviar
💡 Recibirás un correo electrónico con el documento.
Envía hojas de horas de forma masiva y solicita firma electrónica:
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Haz clic en Enviar en masa
- Sube tus hojas de horas
- Selecciona el nombre de la carpeta
- En el tipo de carga, selecciona Mantener documentos con todas sus páginas.
- Haz clic en Subir un documento
- Haz clic en Emparejar documentos con empleados
- Activa la opción Solicitar firma electrónica a todos los destinatarios
- Haz clic en Enviar X documentos coincidentes
12. ¿La edición manual de las horas de entrada afecta los tiempos de descanso en las hojas de tiempo?
El impacto de editar manualmente los tiempos de entrada en los tiempos de descanso depende de la situación:
- Si la pausa automática está programada para el futuro, se mostrará en la hoja de tiempo en el momento apropiado, aunque es posible que no refleje actualizaciones en tiempo real.
- Sin embargo, si el descanso automático ya se registró en la hoja de horas, los/as empleados/as deberán ajustar manualmente el tiempo de descanso para garantizar la precisión.