1. ¿Es posible fichar sin conexión?
Sí, puedes fichar y salir mientras estás sin conexión, pero solo usando la aplicación móvil.
Aprende cómo aquí.
2. ¿Cuándo se envía la notificación en caso de un fichaje perdido?
Cuando el rango de tiempo para fichar ha pasado y el empleado aún no ha fichado, se envía una notificación por correo electrónico al empleado y al/a la manager. El correo se envía aproximadamente un minuto después del fichaje perdido.
Si el empleado ficha dentro del rango de tolerancia permitido, no se envía ninguna notificación. Sin embargo, si ficha después de que ha terminado el rango de tiempo, se envía una notificación.
Los/las managers también reciben un resumen semanal por correo electrónico de todos los incidentes relacionados con la puntualidad de sus miembros del equipo.
3. ¿Qué pasa cuando un empleado olvida fichar al salir?
Si las horas trabajadas superan las horas estimadas según los horarios laborales, la entrada del contrato y/o el tiempo libre, se mostrará un mensaje con dos opciones:
- Confirmar las horas estimadas.
- Fichar las horas reales.
El mensaje se muestra cuando el usuario hace clic en el botón de fichar al salir después de superar las horas estimadas por al menos un minuto.
Si un empleado tiene múltiples turnos en un día dado, el sistema solo modificará la hora de fichar al salir del último turno para asegurar que el tiempo total se alinee con sus horas planificadas.
En la hoja de tiempo y en la exportación en PDF se muestra si un empleado utilizó el modal “Olvidé fichar al salir” para fichar al salir y editar su hora de fichaje al salir.
4. ¿Cómo puedo evitar que los empleados manipulen las hojas de tiempo?
Para asegurar la precisión de las hojas de tiempo, hemos implementado un sistema de alertas que detecta y advierte sobre la manipulación. Este sistema analiza las entradas de fichaje en busca de inconsistencias o actividades sospechosas.
Si se encuentra que alguna hoja de tiempo ha sido manipulada, se genera automáticamente un informe de incidente, documentando el "tiempo de fichaje/salida manipulado" para una investigación adicional o acciones disciplinarias, si es necesario.
Para minimizar las falsas alertas debido a variaciones de tiempo menores, el sistema compara la hora de fichaje con la hora del servidor, permitiendo un margen de 2 minutos para diferencias de zona horaria.
Las alertas por correo electrónico se envían al/a la aprobador/a de la hoja de tiempo del empleado con un turno sospechoso. Los usuarios autorizados, incluidos los administradores de RRHH, también reciben estas alertas para asegurar que se tomen acciones rápidas.
5. Si alguien ficha con la geolocalización activada y posteriormente edita la hora, ¿desaparece o cambia la ubicación?
No, la ubicación no desaparecerá. En cambio, aparecerán dos registros en el historial: el primero mostrará el fichaje con la geolocalización, y el segundo reflejará la hora editada sin cambios en la información de ubicación.
6. ¿Cómo funcionan los descansos automáticos para diferentes zonas horarias?
Los descansos automáticos se basan en las horas trabajadas por el empleado, por lo que la zona horaria no les afecta.
7. ¿Es posible restringir el fichaje a una área específica?
Actualmente, no es posible limitar el fichaje a una área específica.
8. ¿Cuál es el rango de precisión de las coordenadas de geolocalización?
La precisión de las coordenadas de geolocalización puede variar dependiendo de factores como la recepción móvil, la geografía del área, las condiciones climáticas y si la ubicación es interior o exterior. Para determinar la precisión de cada geolocalización, almacenamos parámetros llamados "precisión" para la latitud y longitud. Este valor indica la diferencia en metros, con un número más bajo indicando mayor precisión. Por ejemplo, un valor de 0 significaría una diferencia de solo centímetros, mientras que 1000 indicaría una diferencia de kilómetros.
9. ¿Cómo puedo asegurarme de que un empleado esté en el lugar cuando ficha?
Si indicar "Trabajando desde casa" o "Trabajando desde la oficina" durante el fichaje no es suficiente, la única forma de verificar su presencia física es utilizando la geolocalización y revisando las coordenadas proporcionadas en Google Maps.
Cómo usar la geolocalización en el seguimiento de tiempo
10. ¿Es posible restringir el fichaje a una área específica?
Actualmente, no es posible limitar el fichaje a una área específica.
11. ¿Cuál es el proceso para obtener hojas de tiempo firmadas de los empleados?
Exportar tus hojas de tiempo aprobadas:
- En tu barra lateral, haz clic en Seguimiento de tiempo
- Haz clic en el icono de tres puntos, en la esquina superior derecha
- Selecciona Exportar hoja de tiempo
- En Tipo de exportación selecciona Exportación de seguimiento de tiempo - Versión completa
- En Formato de archivo, selecciona PDF
- Selecciona empleados
- Completa los otros campos y haz clic en Enviar
Recibirás un correo electrónico con la exportación.
Enviar hojas de tiempo en bloque y solicitar firma electrónica:
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Haz clic en Enviar en bloque
- Sube tus hojas de tiempo
- Selecciona el nombre de la carpeta
- En el Tipo de carga, selecciona Mantener documentos con todas sus páginas
- Haz clic en Cargar documento
- Haz clic en Relacionar documentos con empleados
- Activa la opción Solicitar firma electrónica a todos los destinatarios
- Haz clic en Enviar X documentos relacionados
12. ¿Afecta editar manualmente las horas de fichaje a los tiempos de descanso en las hojas de tiempo?
El impacto de editar manualmente las horas de fichaje en los tiempos de descanso depende de la situación:
- Si el descanso automático está programado para ocurrir en el futuro, se mostrará en la hoja de tiempo en el momento adecuado, aunque puede que no refleje actualizaciones en tiempo real.
- Sin embargo, si el descanso automático ya ha sido registrado en la hoja de tiempo, los empleados deberán ajustar manualmente el tiempo de descanso para asegurar precisión.
13. ¿Es posible importar datos de seguimiento de tiempo o hacerlo en bloque?
No es posible importar el seguimiento de tiempo directamente a través de la interfaz de Factorial. Sin embargo, puedes hacerlo utilizando la API, que permite la carga y gestión en bloque de datos de seguimiento de tiempo.
14. ¿Cuándo aparece el mensaje ‘Tienes turnos por completar’?
La frase “Tienes turnos por completar” aparece en Factorial cuando un empleado tiene turnos programados que no ha completado o fichado.
- El empleado tiene horas de trabajo asignadas.
- El sistema les recuerda que necesitan completar o registrar estos turnos.
- Generalmente aparece en la sección de Seguimiento de tiempo o en el panel del empleado cuando hay tiempo planificado pendiente.
15. ¿Cómo puedo configurar el sistema para que se registren las horas reales trabajadas por los empleados, en lugar de las horas programadas por defecto, especialmente cuando se utilizan horarios de trabajo fijos?
Si las hojas de tiempo de tus empleados muestran sus horas programadas (por ejemplo, 09:00 a 18:00) independientemente de cuándo realmente ficharon, generalmente se debe a una de estas tres configuraciones:
-
Desactivar "Horas Estimadas": El sistema podría estar llenando automáticamente los huecos para "completar" el día.
- Ruta: Configuración > Seguimiento de tiempo > Política > Configuración de política.
- Acción: Desactivar "Habilitar restricciones de fichaje al salir".
-
Verificar "Fichaje Automático": Algunas empresas tienen esto activado para horarios fijos, lo que "ficha" por el empleado.
- Ruta: Configuración > Seguimiento de tiempo > Política > Configuración de política.
- Acción: Asegúrate de que "Habilitar autocompletar hoja de tiempo" esté desactivado.
-
Revisar "Redondeo": Si un empleado ficha a las 08:55 y el sistema registra 09:00, no es "por defecto" al horario, es un redondeo.
- Ruta: Configuración > Seguimiento de tiempo > Política > Preferencias > Tolerancia de seguimiento de tiempo.
- Acción: Establecer la tolerancia de seguimiento de tiempo a 0 minutos tanto para fichar como para fichar al salir, o simplemente asegurarte de que esta sección no esté habilitada.
16. Cómo restringir el acceso al fichaje para individuos específicos
Si necesitas asegurar que un empleado no tenga acceso a la función de fichaje mientras mantienes su perfil activo, puedes usar estos métodos:
- Mover al empleado a un Grupo de Permisos donde se desactive el acceso de 'Fichar/fichar al salir'.
- Excluir a un empleado del seguimiento de tiempo (Factorial — Cómo excluir e incluir empleados del seguimiento de tiempo )
17. ¿Qué pasa con las hojas de tiempo pasadas cuando cambio la política de un empleado?
Nada. Un cambio de política se aplica desde su fecha efectiva, y los días anteriores mantienen sus valores. Solo una fecha efectiva pasada, elegida a propósito, recalcula las hojas de tiempo desde esa fecha hasta hoy.
18. ¿Puedo programar o retroceder una fecha de cambio de política?
Sí. Elige la Fecha efectiva al añadir empleados a una política, o al cambiar la política de un empleado desde su perfil en Detalles del trabajo > Política de seguimiento de tiempo:
- Una fecha futura los moverá automáticamente ese día.
- Una fecha pasada (hasta 24 meses atrás) aplica la política desde esa fecha y recalcula sus hojas de tiempo desde entonces.