1. È possibile registrarsi offline?
No, non è possibile.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di registrazione mancante?
Quando il periodo di registrazione è scaduto e il/la dipendente non ha ancora registrato l'entrata, viene inviata una notifica via email al/a alla dipendente e al/alla manager. L'email viene inviata circa un minuto dopo la registrazione mancante.
Se il/la dipendente si registra entro il margine di tolleranza consentito, non viene inviata alcuna notifica. Tuttavia, se si registra dopo la scadenza del periodo, viene inviata una notifica.
I manager ricevono anche un riepilogo settimanale via email di tutti gli incidenti relativi alla puntualità per i membri del loro team.
3. Cosa succede quando un/a dipendente dimentica di registrare l'uscita?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base ai programmi di lavoro, all'input del contratto e/o ai permessi, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Conferma le ore stimate.
- Registrati per le ore effettive.
Il messaggio viene visualizzato quando l'utente clicca sul pulsante di registrazione dell'uscita dopo aver superato le ore stimate di almeno un minuto.
Se un/a dipendente ha più turni in un giorno, il sistema modificherà solo l'orario di registrazione dell'uscita dell'ultimo turno per garantire che il tempo totale si allinei con le ore pianificate.
Nella busta paga e nell'esportazione PDF viene mostrato se un/a dipendente ha utilizzato il modulo “Dimenticato di registrare l'uscita” per registrarsi e modificare il proprio orario di uscita.
4. Come posso prevenire che i/le dipendenti manomettano le buste paga?
Per garantire l'accuratezza delle buste paga, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e avverte contro le manomissioni. Questo sistema analizza le registrazioni delle entrate per incongruenze o attività sospette.
Se vengono trovate buste paga manomesse, viene automaticamente generato un rapporto di incidente, documentando il "tempo di registrazione manomesso" per ulteriori indagini o azioni disciplinari, se necessario.
Per ridurre i falsi allarmi dovuti a piccole variazioni temporali, il sistema confronta l'orario di registrazione con l'orario del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
Le notifiche via email vengono inviate al/alla responsabile della busta paga del/dei dipendente/i con un turno sospetto. Gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori HR, ricevono anche queste notifiche per garantire che possano essere intraprese azioni tempestive.
5. Se qualcuno si registra con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'orario, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Invece, appariranno due registrazioni nella cronologia: la prima mostrerà la registrazione con la geolocalizzazione e la seconda rifletterà l'orario modificato senza alcuna modifica alle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche per i diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dal/de dalla dipendente, quindi il fuso orario non le influisce.
7. È possibile limitare la registrazione a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la registrazione a un'area specifica.
8. Qual è il margine di precisione delle coordinate di geolocalizzazione?
La precisione delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori come la ricezione mobile, la geografia dell'area, le condizioni meteorologiche e se la posizione è all'interno o all'esterno. Per determinare la precisione di ciascuna geolocalizzazione, memorizziamo parametri chiamati "accuratezza" per latitudine e longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, con un numero più basso che indica una maggiore precisione. Ad esempio, un valore di 0 significherebbe una differenza di pochi centimetri, mentre 1000 indicherebbe una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un/a dipendente sia presente quando si registra?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro dall'ufficio" durante la registrazione non è sufficiente, l'unico modo per verificare la loro presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite su Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nel monitoraggio del tempo
10. È possibile limitare la registrazione a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la registrazione a un'area specifica.
11. Qual è il processo per ottenere buste paga firmate dai/dalle dipendenti?
Esporta le tue buste paga approvate:
- Nella tua barra laterale, clicca su Monitoraggio del tempo
- Clicca sull'icona tre punti, nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Esporta busta paga
- In Tipo di esportazione seleziona Esportazione Monitoraggio del Tempo - Versione Completa
- Nel formato file, seleziona PDF
- Seleziona dipendenti
- Compila gli altri campi e clicca su Invia
Riceverai un email con l'esportazione.
Invia la busta paga in blocco e richiedi la firma elettronica:
- Nella tua barra laterale, vai su Documenti
- Clicca su Invia in blocco
- Carica le tue buste paga
- Seleziona il nome della cartella
- Nella tipologia di caricamento, seleziona Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
- Clicca su Carica documento
- Clicca su Abbina documenti con i/le dipendenti
- Attiva l'opzione Richiedi firma elettronica a tutti i destinatari
- Clicca su Invia X documenti abbinati
12. La modifica manuale degli orari di registrazione influisce sui tempi di pausa nelle buste paga?
L'impatto della modifica manuale degli orari di registrazione sui tempi di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per avvenire in futuro, verrà visualizzata nella busta paga al momento appropriato, anche se potrebbe non riflettere aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nella busta paga, i/le dipendenti saranno tenuti a regolare manualmente il tempo di pausa per garantire l'accuratezza.
13. È possibile importare dati di monitoraggio del tempo o farlo in blocco?
Non è possibile importare il monitoraggio del tempo direttamente tramite l'interfaccia Factorial. Tuttavia, puoi farlo utilizzando l'API, che consente il caricamento e la gestione in blocco dei dati di monitoraggio del tempo.
14. Quando appare il messaggio ‘Hai turni da completare’?
La frase “Hai turni da completare” appare in Factorial quando un/a dipendente ha turni programmati che non ha ancora completato o registrato/uscito.
- Il/la dipendente ha ore di lavoro assegnate.
- Il sistema sta ricordando loro che devono completare o registrare questi turni.
- Di solito appare nella sezione Monitoraggio del Tempo o nel cruscotto del/dei dipendente/i quando c'è tempo pianificato in sospeso.
15. Come posso configurare il sistema affinché le ore effettive lavorate dai/dalle dipendenti siano registrate, invece delle ore programmate predefinite, specialmente quando si utilizzano orari di lavoro fissi?
Se le buste paga dei/delle tuoi/e dipendenti mostrano le loro ore programmate (ad es., 09:00 a 18:00) indipendentemente da quando si sono effettivamente registrati, di solito è dovuto a una di queste tre configurazioni:
-
Disabilita "Ore Stimate": Il sistema potrebbe riempire automaticamente i vuoti per "completare" la giornata.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del Tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Disattiva "Abilita restrizioni di registrazione dell'uscita".
-
Controlla "Registrazione Automatica": Alcune aziende hanno questa funzione attivata per orari fissi, che "punta" per il/la dipendente.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del Tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Assicurati che "Abilita compilazione automatica della busta paga" sia disabilitato.
-
Rivedi "Arrotondamento": Se un/a dipendente si registra alle 08:55 e il sistema registra le 09:00, non sta "definendo" il programma, sta arrotondando.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del Tempo > Politica > Preferenze > Tolleranza del monitoraggio del tempo.
- Azione: Imposta la tolleranza del monitoraggio del tempo a 0 minuti sia per la registrazione che per l'uscita, o semplicemente assicurati che questa sezione non sia abilitata.
16. Come limitare l'accesso alla registrazione per specifici individui
Se hai bisogno di garantire che un/a dipendente non abbia accesso alla funzione di registrazione mantenendo attivo il suo profilo, puoi utilizzare questi metodi:
- Sposta il/la dipendente in un Gruppo di Permessi dove l'accesso 'Registrazione/uscita' è disabilitato.
- Escludi un/a dipendente dal monitoraggio del tempo (Factorial — Come escludere e includere i/le dipendenti dal monitoraggio del tempo )