Che cos'è l'integrazione DATEV RDS?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) invia le tue spese approvate di Factorial, i dati della fattura più la ricevuta, direttamente nella casella di posta del tuo consulente fiscale su DATEV Unternehmen Online (DUO). I registri arrivano pre-codificati con numeri di conto e aliquote IVA. Il tuo consulente fiscale li esamina, apporta modifiche se necessario e li registra nel libro mastro. A differenza dell'esportazione di file DATEV, non c'è un file da scaricare o caricare: Factorial invia i dati a DATEV tramite la sua API.

Impostare l'integrazione

La configurazione ha due parti: ciò che il tuo consulente fiscale prepara sul lato DATEV e ciò che fai in Factorial. L'integrazione è per entità legali tedesche.

Dal lato DATEV (il tuo consulente fiscale)

• Ordina Rechnungsdatenservice 1.0. È un servizio DATEV separato, ordinato dal tuo consulente fiscale tramite MyDATEV Mandantenregistrierung. L'ordinazione richiede una SmartCard e avviene attraverso il mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Imposta Belege online in Bearbeitungsform "Erweitert". Sia "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" che "Mit Kundenrechnungen arbeiten" devono essere "Erweitert". Questo consente a DATEV di trasformare i dati inviati da Factorial in Buchungsvorschläge.
• Concedi accesso in scrittura alla persona di collegamento. In Rechteverwaltung online hanno bisogno del ruolo "Belegverwaltung online — Schreibrechte" più il permesso per Rechnungsdatenservice 1.0. Solo un amministratore DATEV (di solito il Kanzleiinhaber) può concedere questo.
• Una SmartLogin o SmartCard per quella persona, per accedere durante il passaggio di collegamento. Se nessuno nella tua azienda ne ha una, richiedila al tuo consulente fiscale.
• Un anno fiscale (Wirtschaftsjahr) che copre il periodo che esporti, con il suo libro mastro delle fatture (Rechnungseingangsbuch). DATEV accetta anche l'anno immediatamente precedente entro 12 mesi dalla sua conclusione.
• Prepara il tuo Beraternummer e Mandantennummer (un Mandantennummer per entità legale).

Dal lato Factorial

1. Imposta la contabilità in Factorial — il tuo piano dei conti e la mappatura categoria-conto devono essere in atto, affinché ogni spesa porti un conto G/L.
2. Installa DATEV RDS 1.0 — apri il Factorial Marketplace, trova DATEV RDS 1.0, clicca su "Installa per azienda" e segui i passaggi di configurazione.
3. Collega il tuo conto DATEV — inserisci il tuo codice consulente (Beraternummer), poi per ogni entità legale seleziona il suo dataset e inserisci il codice cliente (Mandantennummer). Sarai reindirizzato alla pagina di accesso di DATEV; accedi con il tuo SmartLogin o SmartCard. Ripeti per ogni entità legale che desideri collegare.
4. Imposta i tuoi conti creditori di riserva — il conto collettivo dei fornitori (per i rimborsi) e il conto per le spese pagate dall'azienda con carta.
5. Controlla il pannello di prontezza — mostra se ogni dataset può ricevere un'importazione e se i tuoi conti G/L mappati si adattano, e indica esattamente quali categorie o conti necessitano di attenzione.

Esportazione delle spese

1. In Spese, seleziona le spese approvate da esportare e clicca su Esporta in DATEV.
2. Factorial le raggruppa per entità legale e per mese contabile e le invia a DATEV.
3. Monitora i progressi nel registro di elaborazione. I registri arrivano nella casella di posta DUO del consulente fiscale (Belegablage), pre-codificati.
4. Il tuo consulente fiscale esamina, apporta modifiche se necessario e li registra nel libro mastro.

Ambito

L'integrazione:

• Esporta spese regolari, chilometraggio e indennità di soggiorno.
• I dati fluiscono in un solo senso: Factorial a DATEV.
• One record accountsPayableLedger per spesa (o uno per aliquota IVA quando la spesa ha una ripartizione a più aliquote).

Cosa viene inviato

I seguenti campi sono sincronizzati:

• Data e importo
• Conto G/L (Sachkonto): dal tuo Factorial mappatura conto per entità legale
• Conto creditore (Personenkonto): il conto del dipendente, o il conto collettivo dei fornitori, per i rimborsi; il conto della carta per le spese pagate dall'azienda
• Aliquota IVA 
• Testo di registrazione, numero del documento, nome del fornitore
• Valuta e tasso di cambio (quando applicabile)
• Centro di costo (KOST1)
• File della ricevuta per ogni spesa

Limitazioni

• Solo entità legali tedesche.
• Richiede la configurazione contabile: i conti G/L provengono dalla tua Factorial mappatura categoria-conto. Il pannello di prontezza segnala qualsiasi categoria o conto mancante o che non si adatta al dataset, prima di esportare.
• Il lato DATEV deve essere pronto: il dataset ha bisogno della gestione documentale (Belege online) attiva, e la persona che collega DATEV (il tuo consulente fiscale o l'utente aziendale che detiene lo SmartLogin o SmartCard) ha bisogno di permesso per il servizio.
• Le correzioni avvengono in DATEV: i registri arrivano nella casella di posta DUO per il consulente fiscale da esaminare e registrare; non vengono scritti direttamente nel libro mastro.
• Trattamento IVA (codici BU): non impostato automaticamente all'avvio. L'aliquota IVA viene inviata e il tuo consulente fiscale inserisce il trattamento IVA in DUO.
• Centri di costo: un KOST1 per record. KOST2 (Kostenträger) non è ancora coperto.