L'API Conectia di WoltersKluwer è necessaria per l'integrazione (a partire da €13,50/mese).
Che cos'è a3innuva Nómina?
a3innuva Nómina è un software intuitivo basato su cloud che aiuta le aziende a gestire i loro processi di busta paga, risparmiando tempo e rendendo il lavoro ancora più efficiente.
Integrando a3innuva Nómina con Factorial, potrai synchronizzare dati come nuove assunzioni, cessazioni, assenze, integrazioni di busta paga, aggiornamenti di dipendenti e contratti.
5 motivi per scegliere a3innuva Nómina
- Protezione dei dati: Le tue informazioni sono criptate e garantite sicure.
- Basato su cloud: Accessibile da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo con internet.
- Gestione delle attività in blocco: Gestisci in modo efficiente buste paga, previdenza sociale, tasse e contratti.
- Conformità normativa: Rimani aggiornato con i requisiti legali e evita errori di calcolo.
- Soluzioni unificate: a3innuva di Wolters Kluwer offre una piattaforma di gestione centralizzata per una maggiore produttività, efficienza e redditività.
Prima di iniziare
- La sincronizzazione in entrata è disponibile solo per la Spagna (a3innuva / Wolters Kluwer).
- Deve essere attivata per la tua azienda da Factorial — non è un'impostazione self-service. Chiedi al tuo contatto Customer Success o al Supporto di abilitarla.
- Hai bisogno dell'integrazione a3innuva già installata e connessa.
- I clienti possono decidere se le nuove assunzioni, cessazioni, modifiche ai contratti o IT sono sincronizzati da a3innuva a Factorial.
Processo di installazione
L'integrazione con Factorial funziona tramite un'API, permettendoti di apportare modifiche in Factorial che influenzeranno a3innuva.
Clicca qui per saperne di più sull'API
Passo 1 — Installa e connetti a3innuva
- Vai al Marketplace e apri l'integrazione a3innuva
- Clicca su Installa per l'azienda
- Clicca su Accedi a a3innuva e completa il login di Wolters Kluwer
La connessione è a livello aziendale: un login valido a3innuva copre tutte le tue entità legali.
Mantieni viva la connessione. Se la connessione a a3innuva scade, non verrà eseguita alcuna sincronizzazione in entrata. Factorial controlla la connessione una volta al giorno e ti avvisa se la tua connessione non è attiva. Puoi riconnetterti in qualsiasi momento dalla pagina delle impostazioni di a3innuva.
Passo 2 — Configura a3innuva Nómina
- Accedi a a3innuva: Per collegare il tuo account a3innuva Nómina, accedi semplicemente e seleziona il “codice cliente” desiderato per connetterti senza problemi.
- Configurazione aziendale: Collega la tua azienda a3innuva con l'azienda o le entità legali in Factorial.
- Configurazione del centro di lavoro: Collega i tuoi luoghi di lavoro a3innuva con le entità legali o i gruppi di dipendenti in Factorial.
- Configurazione dei ruoli: Collega i tuoi titoli di lavoro a3innuva con i ruoli (catalogo di lavoro) in Factorial.
- Configurazione dei concetti di busta paga: Collega i tuoi concetti di busta paga a3innuva con i concetti di busta paga in Factorial (visualizzati solo se paghi per il modulo ‘Compensazione’)
- Configurazione delle assenze: Collega le tue assenze a3innuva con le assenze in Factorial e abilita la bidirezionalità delle malattie da a3innuva
- Configurazione del centro di costo: Collega i tuoi centri di costo a3innuva con il centro di costo in Factorial.
- Configurazione del livello educativo: Collega i livelli educativi a3innuva con i livelli educativi di Factorial, all'interno di ciascuna delle entità legali di Factorial. Questo passaggio non è obbligatorio ma ti aiuterà a mantenere ben documentati i dipendenti precedentemente creati dopo questa configurazione.
- Configurazione del tipo di contratto: Collega i tipi di contratto a3innuva con i tipi di contratto di Factorial, all'interno di ciascuna delle entità legali di Factorial. Questo passaggio non è obbligatorio ma ti aiuterà a mantenere ben documentati i dipendenti precedentemente creati dopo questa configurazione.
- Clicca su Salva
Passo 3 — Scegli la direzione di sincronizzazione per caso d'uso
Nella procedura guidata, apri il passaggio Direzione di sincronizzazione. Per ciascun caso d'uso, scegli tra Factorial → A3innuva (il predefinito, Factorial rimane la fonte di verità) o A3innuva → Factorial (la direzione in entrata, A3innuva diventa la fonte di verità per quel caso d'uso).
| Caso d'uso | Può essere impostato su A3innuva → Factorial |
|---|---|
| Nuove assunzioni | Sì |
| Cessazioni | Sì |
| Modifiche ai contratti | Sì |
| Incapacità temporanea (IT) | Sì |
| Modifiche personali | No — Factorial → a3innuva solo |
| Assenteismo | No — Factorial → a3innuva solo |
| Variabili di busta paga | No — Factorial → a3innuva solo |
Ciascun caso d'uso è indipendente — puoi estrarre nuove assunzioni da a3innuva mentre continui a inviare cessazioni ad essa.
Impostare un caso d'uso su A3innuva → Factorial ferma la sincronizzazione in uscita per quel caso d'uso. Se qualcuno apporta quel tipo di modifica in Factorial, l'aggiornamento non verrà inviato a a3innuva e Factorial mostrerà "Questo aggiornamento non può essere sincronizzato con a3innuva in base alla direzione di sincronizzazione configurata". Questo è intenzionale: solo un sistema può essere la fonte di verità per ciascun caso d'uso.
Passo 4 — Seleziona gli amministratori da notificare
Non appena almeno un caso d'uso è impostato su A3innuva → Factorial, il campo Amministratori da notificare diventa obbligatorio. Seleziona le persone che dovrebbero ricevere il rapporto di sincronizzazione quando qualcosa non riesce a entrare. Solo i dipendenti con permesso di installare integrazioni aziendali possono essere selezionati, e puoi sceglierne più di uno.
Non puoi completare il passaggio mentre questo è vuoto — senza destinatari, nessuno sarebbe informato quando un elemento non riesce a sincronizzarsi.
Impostazione dei codici dipendenti a3innuva
Quando vengono create nuove assunzioni in Factorial e sincronizzate con a3innuva, il loro codice dipendente popolerà automaticamente il campo Codice dipendente a3innuva all'interno del loro profilo in Factorial.
Per dipendenti già registrati sia nei sistemi di Factorial che a3innuva, devi inserire il codice dipendente a3innuva per ciascun individuo all'interno di Factorial. Questo passaggio è necessario per abilitare la sincronizzazione degli aggiornamenti nel sistema a3innuva.
Per aggiungere il codice dipendente a3innuva a Factorial
- Vai su Organizzazione
- Apri un Profilo dipendente
- Vai alla scheda Dettagli personali
- Scorri verso il basso fino a Informazioni sulla busta paga
- Compila il codice dipendente a3innuva
- Salva
Sincronizzazione dei dati tra Factorial e a3innuva
Una volta che a3innuva Nómina è integrata con Factorial, sarai in grado di sincronizzare i seguenti dati:
Nuove assunzioni
Quando crei un nuovo dipendente in Factorial, verrà generato un aggiornamento dipendente all'interno di Factorial, permettendoti di sincronizzarlo con a3innuva. Una volta sincronizzato, il dipendente apparirà automaticamente nella sezione Plantilla di a3innuva.
Le nuove assunzioni possono essere sincronizzate in entrambe le direzioni: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Per sincronizzare le nuove assunzioni:
- Innanzitutto, crea un nuovo profilo dipendente
- Una volta fatto, vai su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca per aprire il nuovo dipendente assunto
- Clicca su Sincronizza a a3innuva e verifica se la sincronizzazione è stata effettuata con successo
Ricorda: per avere una sincronizzazione riuscita, tutti i campi obbligatori devono essere compilati.
Per il mercato spagnolo, quando si importano nuovi dipendenti o si modificano i contratti per le entità legali collegate a A3innuva, gli utenti vedranno 8 campi di contratto nell'importatore:
- Codice accordo
- Categoria di accordo (classificazione)
- Categoria professionale
- Tipo di contributo
- Regime
- Occupazione TGSS
- Occupazione CNO
- Il livello educativo e il tipo di contratto → opzioni fornite da A3innuva
Le aziende spagnole possono gestire modifiche in blocco direttamente utilizzando l'Importatore di modifica contratti, e i campi possono essere importati quando si creano nuovi dipendenti tramite l'Importatore di creazione dipendenti.
Cessazioni
Quando termini un dipendente in Factorial, verrà generato un aggiornamento dipendente all'interno di Factorial, permettendoti di sincronizzarlo con a3innuva. Una volta sincronizzato, il dipendente apparirà automaticamente in a3innuva come cessato.
Dati sincronizzati:
- Data di cessazione
- Motivo della cessazione
Le cessazioni possono essere sincronizzate in entrambe le direzioni: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Per sincronizzare le cessazioni:
- Innanzitutto, termina il dipendente
- Una volta fatto, vai su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca per aprire il dipendente cessato
- Clicca su Termina dipendente in a3innuva
Aggiornamenti dipendenti
Quando aggiorni un certo dipendente in Factorial, verrà generato un aggiornamento dipendente all'interno di Factorial. Mostriamo una tabella con le differenze, permettendoti di sincronizzarlo con a3innuva. Una volta sincronizzato, gli aggiornamenti dei dipendenti appariranno automaticamente in a3innuva.
Per sincronizzare gli aggiornamenti dei dipendenti:
- Innanzitutto, apporta un aggiornamento all'interno del profilo del dipendente
- Vai su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca per aprire l'incidenza del nuovo aggiornamento dipendente
- Se vuoi, controlla le differenze tra Factorial e a3innuva
- Clicca su Aggiorna in a3innuva
Se i dati di un dipendente vengono modificati entro i primi 10 minuti dopo la loro creazione, non verrà generato alcun aggiornamento poiché la modifica è considerata una correzione per la nuova assunzione.
Modifiche ai contratti
Quando aggiorni determinati campi del contratto in Factorial, verrà generato un aggiornamento dipendente all'interno di Factorial, permettendoti di sincronizzarlo con a3innuva. Una volta sincronizzato, gli aggiornamenti del contratto appariranno automaticamente in a3innuva.
Le modifiche ai contratti possono essere sincronizzate in entrambe le direzioni: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Per sincronizzare gli aggiornamenti dei contratti:
- Innanzitutto, apporta un aggiornamento all'interno del contratto del dipendente
- Vai su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca per aprire l'incidenza del nuovo aggiornamento del contratto
- Clicca su Sincronizza aggiornamenti in a3innuva
Assenteismi e malattie (da Factorial a a3innuva)
Quando viene creata un'assenza in Factorial, verrà generato un aggiornamento dipendente all'interno di Factorial, permettendoti di sincronizzarlo con a3innuva. Una volta sincronizzato, l'assenza apparirà automaticamente in A3innuva.
Per sincronizzare le assenze tra Factorial e a3innuva, devi prima includere i tipi di assenza a3innuva nella tua politica di permessi in Factorial e configurarli per generare un aggiornamento dipendente.
Per includere i tipi di assenza a3innuva:
- Nel tuo menu laterale, vai su Impostazioni
- Nella sezione Tempo, clicca su Permessi
- Clicca per vedere la Politica di permessi
- Clicca su Modifica il permesso di assenza
- Sotto Informazioni di base → Tipi di assenza seleziona i tipi di assenza a3innuva
- Salva modifiche
Per generare aggiornamenti dipendenti dalle assenze:
- Nel tuo menu laterale, clicca su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca sull'icona dei tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Impostazioni aggiornamenti 3. Abilita i tipi di assenza a3innuva
È importante notare che l'assenza verrà sincronizzata con a3innuva solo quando l'utente seleziona un tipo di assenza proveniente da a3innuva. Per impedire ai dipendenti di richiedere un tipo di assenza non proveniente da a3innuva (uno predefinito da Factorial), disattiva quei tipi di assenza da Impostazioni → permessi.
Per sincronizzare le assenze:
- Innanzitutto, assicurati che l'assenza sia richiesta e approvata
- Vai su Busta paga → Aggiornamenti dipendenti
- Clicca per aprire l'incidenza dell'assenza
- Clicca su Crea assenza in a3innuva
Quando un assenteismo (ferie, sciopero, permesso retribuito, personalizzato, assenza ingiustificata e sospensione dal lavoro non retribuita) è stato modificato in Factorial, puoi anche sincronizzare l'edizione e la cancellazione a a3innuva, in modo che il software di busta paga sia aggiornato. D'altra parte, le modifiche agli IT non possono essere sincronizzate.
L'assenza sarà automaticamente mostrata in a3innuva Nómina → Presenza
Malattie (da a3innuva a Factorial)
Per garantire che i calendari dei dipendenti e i dati delle buste paga siano sempre allineati, Factorial può importare automaticamente i registri di Disabilità Temporanea (IT) creati in a3innuva. Questo significa che quando un congedo per malattia viene registrato in a3innuva (tramite aggiornamenti delle istituzioni pubbliche), apparirà automaticamente in Factorial senza inserimento manuale.
Come funziona la sincronizzazione
La sincronizzazione è un processo proattivo che viene eseguito quotidianamente per mantenere entrambe le piattaforme in armonia.
- Frequenza: La sincronizzazione viene eseguita ogni notte alle 00:00h CET.
- Ambito: Factorial controlla i nuovi o aggiornati congedi per malattia del mese corrente e del mese precedente per assicurarsi che non vengano trascurati cambiamenti segnalati in ritardo.
- Aggiornamenti automatici: Se un congedo per malattia viene modificato in a3innuva (ad esempio, viene aggiunta una data di fine), l'assenza esistente in Factorial verrà aggiornata automaticamente.
Cosa succede in Factorial?
Una volta che la sincronizzazione viene eseguita e trova un nuovo record:
- Calendario dei dipendenti: Viene automaticamente creata una nuova assenza.
- Aggiornamento dipendente: Un nuovo ingresso appare in Buste paga → Aggiornamenti dipendenti. Questi aggiornamenti presenteranno un banner specifico che indica che sono stati Sincronizzati da a3innuva
- Notifiche: Il Team Manager e il Supervisore delle Assenze del dipendente riceveranno un'email e una notifica nella casella di posta. E i manager delle risorse umane designati (selezionati nelle impostazioni dell'integrazione) riceveranno un riepilogo quotidiano di tutti i risultati importati.
Supplementi di busta paga (se utilizzi il modulo di compensazione)
Puoi gestire i supplementi di busta paga per i tuoi dipendenti nella sezione Supplementi del modulo Buste Paga. Una volta che hai esaminato e confermato che tutti i supplementi dei dipendenti sono accurati:
- Clicca sul pulsante Sincronizza con a3innuva
- Tutti i supplementi precedentemente definiti in Factorial verranno trasferiti automaticamente a a3innuva. Troverai questi supplementi nella sezione Conceptos salariales in a3innuva.
Puoi trovare ulteriori informazioni su come gestire i supplementi di busta paga in questo articolo: Come gestire i supplementi di busta paga.
Per sincronizzare i supplementi di busta paga con a3innuva, devi:
- Avere l'integrazione a3nom installata (integrazione a3nom)
- Assicurarti della parametrizzazione dell'integrazione a3nom (codice azienda, codici delle entità legali, codici dei concetti di busta paga e codice dipendente a3nom), per questo, vai su Impostazioni > Buste Paga > Integrazioni buste paga > a3nom
Factorial Professionisti e a3innuva Nómina
Factorial Professionisti è uno strumento di Factorial che collega le aziende che utilizzano Factorial con i contabili. Fornisce un canale di comunicazione diretto e veloce in cui gli aggiornamenti relativi alle buste paga possono essere facilmente segnalati. Rileva automaticamente i cambiamenti rilevanti per le buste paga (ad esempio, nuove assunzioni, licenziamenti, congedi per malattia) e notifica il contabile in tempo reale.