Lo strumento di importazione ti consente di caricare i dati dei dipendenti utilizzando un file Excel o un foglio di calcolo. Puoi utilizzare il modello fornito da Factorial oppure caricare il tuo file e mappare le colonne direttamente nella piattaforma. Durante il processo, puoi rivedere e modificare i dati con funzionalità simili a Excel prima di completare l'importazione.
Come usarlo
- Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione
- Clicca sulla freccia accanto al pulsante Aggiungi persona e seleziona Importa dipendenti
- Scegli la Entità legale in cui desideri importare i dipendenti
Nella schermata di importazione, hai due opzioni:
- Scarica il modello e compila i dati dei dipendenti, i dettagli del contratto e i campi personalizzati in un unico file.
- Oppure carica il tuo foglio di calcolo, anche se non segue il modello.
Dopo aver caricato, raggiungerai il passaggio Abbina colonne:
- A sinistra, vedrai le colonne del tuo file; a destra, i campi corrispondenti di Factorial
- Factorial abbinerà automaticamente il maggior numero possibile di colonne utilizzando l'assegnazione intelligente (es. "Contratto iniziale" → "Data di inizio contratto")
- Puoi regolare manualmente le mappature sia per le colonne che per i valori (es. "Ufficio di Barcellona" → "Barcellona")
- I campi obbligatori (nome, cognome, email, data di inizio contratto, data di versione, ecc.) e eventuali campi personalizzati obbligatori in base all'entità legale saranno evidenziati
Utilizza il modello di Factorial se desideri saltare la maggior parte dei passaggi di mappatura, ma se utilizzi il tuo file, assicurati che le intestazioni delle colonne siano chiare per facilitare l'abbinamento automatico.
Una volta completata la mappatura, procedi a Rivedi voci:
- Utilizza una tabella simile a Excel per rivedere e modificare i dati
- Puoi trascinare e rilasciare celle, annullare/ripetere modifiche, filtrare e ordinare colonne, e nascondere campi
- Puoi anche copiare e incollare dati direttamente da un foglio Excel nella tabella
- Se necessario, esporta le voci in Excel utilizzando il pulsante Esporta come Excel
- Le email dei manager sono normalizzate (casing + spazi circostanti) durante l'abbinamento
- Le colonne ti consentono di utilizzare un manager che non è ancora un dipendente esistente: in Abbina voci, un valore non abbinato può essere aggiunto come nuova opzione con un clic dal suo menu contestuale. L'importatore ordina quindi l'elaborazione in modo che il manager venga creato prima dei dipendenti che gli riportano, consentendoti di importare un team e il suo manager in un unico file.
- Se un valore non corrisponde a nessun dipendente esistente o dello stesso file (es. un errore di battitura), viene presentato come un errore nella Cronologia importazioni invece di completare la riga con il manager mancante in modo silenzioso.
Quando sei pronto, clicca su Completa importazione
Il sistema elaborerà il file in background, consentendoti di continuare a lavorare in Factorial. Riceverai una notifica una volta completata l'importazione. Puoi tenere traccia dello stato in Impostazioni > Cronologia importazioni
Consigli per un'importazione dati di successo in Factorial
Per garantire che l'importazione dei tuoi dati avvenga senza problemi, tieni presente quanto segue:
- Email duplicate: Ogni indirizzo email deve essere unico. Le duplicazioni non sono consentite.
- Errori nel formato della data: Utilizza sempre il formato GG/MM/AAAA per tutte le date
- Campi obbligatori mancanti: I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere completati prima di finalizzare l'importazione