Le politiche in Factorial aiutano le aziende a centralizzare la documentazione interna importante e a garantire che i dipendenti non solo vi abbiano accesso, ma anche che la leggano e la riconoscano quando necessario.
Con i recenti miglioramenti, le Politiche ora supportano l'intero ciclo di vita delle politiche: dalla pubblicazione di un documento, al targeting del pubblico giusto, alla richiesta di riconoscimento e al monitoraggio della conformità nel tempo. 

Panoramica

Con le Politiche, puoi:

• Creare, caricare, organizzare e distribuire documentazione interna come:
  • Manuali per i dipendenti
  • Codice di condotta
  • Politiche IT e di sicurezza
  • Linee guida per la salute e la sicurezza
  • Politiche di spesa e viaggio
  • Accordi di lavoro da remoto
  • Documenti sulla protezione dei dati e sulla conformità
• Controllare chi può accedere a ciascuna politica
• Targetizzare le politiche per:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team
• Richiedere il riconoscimento da parte dei dipendenti
• Monitorare i tassi di riconoscimento
• Controllare l'adozione e la visibilità delle politiche
• Rilevare quali dipendenti devono ancora esaminare documentazione importante

Le politiche possono essere indirizzate a gruppi specifici di dipendenti e, se necessario, si può chiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso il contenuto. Questo aiuta i team HR e Operations a migliorare la comunicazione, la conformità e la visibilità all'interno dell'azienda. Inoltre, i team HR possono controllare chi vede ciascuna politica, richiedere conferma di comprensione e monitorare i tassi di riconoscimento in un unico posto.

Come utilizzare

1. Nella tua barra laterale, vai a Politiche
2. Puoi:
   • Caricare un nuovo documento di politica o selezionarne uno esistente
   • Creare una nuova politica direttamente in Factorial
3. Durante il processo di pubblicazione, definisci visibilità selezionando uno o più dei seguenti:
   • Entità legale
   • Luogo di lavoro
   • Team
     Puoi combinare più filtri per creare regole di visibilità più precise
4. Abilita Richiedi riconoscimento se vuoi che i dipendenti confermino di aver letto e compreso la politica
5. Pubblica la politica
6. Una volta pubblicata:
   • I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità avranno accesso
   • I dipendenti che richiedono riconoscimento riceveranno un'attività in sospeso
   • Confermano la comprensione attraverso una semplice azione di riconoscimento
   • HR e Admin possono monitorare i progressi dalla panoramica della politica
7. Monitora lo stato e le percentuali di riconoscimento direttamente dalla panoramica della politica. Dalla panoramica delle Politiche, Admin e team HR possono monitorare:
   • Totale dei dipendenti interessati
   • Numero di riconoscimenti completati
   • Riconoscimenti in sospeso
   • Percentuale complessiva di riconoscimento
     Questo aiuta i team a identificare:
     • Politiche con bassa adozione
     • Dipendenti che necessitano ancora di promemoria
     • Gaps documentali tra dipartimenti o sedi

Dashboard delle Politiche e Insights

Le politiche includono anche un dashboard dedicato che aiuta i team HR e Admin a comprendere come i dipendenti interagiscono con le politiche aziendali e a identificare le lacune di conoscenza all'interno dell'organizzazione.
A seconda dei permessi, Admin e team HR possono accedere ad analisi e approfondimenti relativi a:

• Domande che i dipendenti pongono sulle politiche
• Argomenti più cercati
• Aree che generano confusione o domande ripetute
• Tendenze nelle preoccupazioni o curiosità dei dipendenti
• Politiche con bassa comprensione o coinvolgimento

Questo dashboard aiuta le aziende a passare da una documentazione statica a un sistema di gestione della conoscenza più dinamico e basato sui dati. Ad esempio, i team possono rilevare:

• Dipendenti che chiedono ripetutamente informazioni sulle regole delle ferie
• Confusione riguardo ai processi di rimborso delle spese
• Aumento delle domande relative al lavoro da remoto o agli straordinari
• Documentazione mancante per domande operative ricorrenti

Questi approfondimenti possono essere utilizzati per:

• Migliorare le politiche esistenti
• Creare nuove politiche in modo proattivo
• Chiarire sezioni poco chiare
• Identificare lacune comunicative tra team o sedi
• Rilevare tendenze e modelli comportamentali all'interno dell'azienda

Il dashboard è particolarmente prezioso per i team HR, Operations, Legale e Comunicazioni interne che cercano di migliorare continuamente la documentazione interna e la comprensione dei dipendenti.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli Admin e gli utenti con i permessi appropriati possono creare, modificare e pubblicare politiche.
    
2. Cosa significa riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica attraverso una semplice azione di riconoscimento.
    
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   Attualmente, i dipendenti ricevono un'attività che richiede riconoscimento.
   Ulteriori capacità di notifica e promemoria sono pianificate per futuri rilasci.
    
4. Posso monitorare chi ha riconosciuto una politica?
   Sì. I team HR e gli Admin possono monitorare i progressi del riconoscimento e visualizzare i tassi di completamento complessivi direttamente dalla panoramica delle Politiche.
    
5. I dipendenti possono accedere a politiche vecchie?
   I dipendenti possono accedere a qualsiasi politica che sia:
   • Pubblicata
   • Visibile a loro secondo le impostazioni di visibilità configurate
      
6. Cosa succede quando una politica viene aggiornata?
   Gli Admin possono ripubblicare la versione aggiornata e, facoltativamente, richiedere nuovamente il riconoscimento per assicurarsi che i dipendenti esaminino le ultime modifiche.