Le politiche in Factorial aiutano le aziende a centralizzare la documentazione interna importante e a garantire che i dipendenti non solo vi abbiano accesso, ma anche che la leggano e la riconoscano quando necessario.
Con i recenti miglioramenti, le politiche ora supportano l'intero ciclo di vita della politica: dalla pubblicazione di un documento, al targeting del pubblico giusto, alla richiesta di riconoscimento e al monitoraggio della conformità nel tempo. 

Panoramica

Con le Politiche, puoi:

• Crea, carica, organizza e distribuisci documentazione interna come:
  • Manuali per i dipendenti
  • Codice di condotta
  • Politiche IT e di sicurezza
  • Linee guida per la salute e la sicurezza
  • Politiche di spesa e viaggio
  • Accordi di lavoro remoto
  • Documenti di protezione dei dati e conformità
• Controllare chi può accedere a ciascuna politica
• Targetizzare le politiche per:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team
  • Ruolo
• Richiedere il riconoscimento da parte dei dipendenti
• Monitorare i tassi di riconoscimento
• Controllare l'adozione e la visibilità delle politiche
• Rilevare quali dipendenti devono ancora rivedere documentazione importante

Le politiche possono essere indirizzate a gruppi specifici di dipendenti e, quando necessario, si può chiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso il contenuto. Questo aiuta i team HR e Operations a migliorare la comunicazione, la conformità e la visibilità all'interno dell'azienda. Inoltre, i team HR possono controllare chi vede ciascuna politica, richiedere conferma di comprensione e monitorare i tassi di riconoscimento in un unico posto.

Come usare

1. Nella tua barra laterale, vai a Politiche
2. Puoi:
   • Caricare un nuovo documento di politica o selezionare uno esistente
   • Creare una nuova politica direttamente in Factorial
3. Durante il processo di pubblicazione, definisci visibilità selezionando uno o più dei seguenti:
   • Entità legale
   • Luogo di lavoro
   • Team
   • Ruolo
     Puoi combinare più filtri per creare regole di visibilità più precise
4. Abilita Richiedi riconoscimento se desideri che i dipendenti confermino di aver letto e compreso la politica
5. Seleziona se Notificare i dipendenti o meno
6. Pubblica la politica
7. Una volta pubblicata:
   • I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità avranno accesso
   • I dipendenti che richiedono riconoscimento riceveranno un compito in sospeso
   • Confermano la comprensione attraverso una semplice azione di riconoscimento
   • HR e Amministratori possono monitorare i progressi dalla panoramica della politica
8. Monitora lo stato e le percentuali di riconoscimento direttamente dalla panoramica della politica. Dalla panoramica delle Politiche, gli Amministratori e i team HR possono monitorare:
   • Totale dipendenti interessati
   • Numero di riconoscimenti completati
   • Riconoscimenti in sospeso
   • Percentuale complessiva di riconoscimento
     Questo aiuta i team a identificare:
     • Politiche con bassa adozione
     • Dipendenti che necessitano ancora di promemoria
     • Gaps documentali tra dipartimenti o sedi

Dashboard delle Politiche e Insights

Le politiche includono anche un dashboard dedicato che aiuta i team HR e Amministratori a comprendere come i dipendenti interagiscono con le politiche aziendali e identificare lacune di conoscenza all'interno dell'organizzazione.
In base ai permessi, gli Amministratori e i team HR possono accedere ad analisi e insights relativi a:

• Domande che i dipendenti pongono sulle politiche
• Argomenti più cercati
• Aree che generano confusione o domande ripetute
• Tendenze nelle preoccupazioni o curiosità dei dipendenti
• Politiche con bassa comprensione o coinvolgimento

Questo dashboard aiuta le aziende a passare da una documentazione statica a un sistema di gestione della conoscenza più dinamico e basato sui dati. Ad esempio, i team possono rilevare:

• Dipendenti che chiedono ripetutamente informazioni sulle regole delle vacanze
• Confusione sui processi di rimborso delle spese
• Aumento delle domande relative al lavoro remoto o straordinario
• Documentazione mancante per domande operative ricorrenti

Questi insights possono essere utilizzati per:

• Migliorare le politiche esistenti
• Creare nuove politiche in modo proattivo
• Chiarire sezioni poco chiare
• Identificare lacune nella comunicazione tra team o sedi
• Rilevare tendenze e schemi comportamentali all'interno dell'azienda

Il dashboard è particolarmente prezioso per i team HR, Operations, Legale e Comunicazioni interne che cercano di migliorare continuamente la documentazione interna e la comprensione dei dipendenti.

Notifiche

I dipendenti vengono notificati quando una politica viene pubblicata o aggiornata. Quando pubblichi una nuova politica o aggiorni una esistente, ora puoi notificare i dipendenti a cui si applica. Questo aiuta a garantire che le persone siano a conoscenza delle nuove politiche o delle politiche modificate senza richiedere un riconoscimento obbligatorio.

Come funziona

Quando pubblichi una politica, vedrai un interruttore Notifica dipendenti nella finestra di pubblicazione. L'interruttore è abilitato per impostazione predefinita.

Se Notifica dipendenti è attivato e la politica non richiede riconoscimento, i dipendenti all'interno dell'ambito pubblicato della politica ricevono una notifica tramite i loro canali disponibili:

• Posta in arrivo
• Email
• Notifiche push

Ogni notifica include un link diretto alla politica pubblicata, rendendo facile per i dipendenti aprirla e leggerla.

Chi riceve notifiche?

Le notifiche vengono inviate solo ai dipendenti inclusi nell'ambito pubblicato della politica, che sia tutti o un gruppo specifico di persone. La persona che pubblica la politica non riceve una notifica per la propria pubblicazione.

Aggiornamenti delle politiche

Ogni volta che pubblichi un aggiornamento, viene trattato come un nuovo evento di consapevolezza. Se le notifiche sono abilitate, i dipendenti nell'ambito vengono nuovamente notificati affinché siano a conoscenza delle ultime modifiche.

Politiche che richiedono riconoscimento

Se una politica richiede riconoscimento, i dipendenti riceveranno solo il compito di riconoscimento. Non viene inviata alcuna notifica di pubblicazione aggiuntiva, evitando notifiche duplicate per la stessa politica.

Preferenze di notifica

I dipendenti continuano a controllare come ricevono le notifiche attraverso le loro attuali preferenze di notifica. Le notifiche vengono consegnate solo attraverso i canali che ciascun dipendente ha abilitato.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli Amministratori e gli utenti con i permessi appropriati possono creare, modificare e pubblicare politiche.
    
2. Cosa significa riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica attraverso una semplice azione di riconoscimento.
    
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   Attualmente, i dipendenti ricevono un compito che richiede riconoscimento.
   Capacità di notifica e promemoria aggiuntive sono pianificate per future versioni.
    
4. Posso monitorare chi ha riconosciuto una politica?
   Sì. I team HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento e visualizzare i tassi di completamento complessivi direttamente dalla panoramica delle Politiche.
    
5. I dipendenti possono accedere a politiche vecchie?
   I dipendenti possono accedere a qualsiasi politica che sia:
   • Pubblicata
   • Visibile a loro secondo le impostazioni di visibilità configurate
      
6. Cosa succede quando una politica viene aggiornata?
   Gli Amministratori possono ripubblicare la versione aggiornata e richiedere nuovamente il riconoscimento per garantire che i dipendenti rivedano le ultime modifiche.