Panoramica
La funzionalità di caricamento documenti per le assenze consente di richiedere e archiviare i documenti giustificativi direttamente all'interno di una specifica assenza. Ciò contribuisce a centralizzare la documentazione, a supportare le policy interne e a rendere la convalida delle assenze più chiara e tracciabile.
Quando e perché utilizzare questa funzionalità
- È necessario che i dipendenti alleghino un documento giustificativo per un tipo specifico di assenza.
- Si desidera che i documenti siano collegati direttamente all'assenza in Factorial .
- Desideri un processo di approvazione delle assenze più chiaro e verificabile.
Ciò è particolarmente utile per assenze quali malattia , congedo parentale , congedo legale o qualsiasi altra assenza giustificata che richieda documentazione.
Autorizzazioni richieste
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Per i dipendenti:
Non sono richieste autorizzazioni speciali. I dipendenti possono caricare documenti solo sulle proprie assenze . -
Per i manager o per chi approva i permessi:
Autorizzazioni per visualizzare i documenti nella cartella Time Off se è necessario caricarli o rivederli.
Come configurare un'assenza con il caricamento dei documenti
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Tempo libero
- Seleziona la scheda Tipo di assenza
- Fare clic su Aggiungi assenza o selezionare "modifica" un tipo di assenza esistente
- Rivedere o completare le informazioni di base (nome, politica, ecc.)
- Abilita l'opzione Abilita allegato documento
- (Facoltativo) Abilita Richiedi caricamento documento obbligatorio se il documento è obbligatorio per presentare l'assenza.
- Fare clic su Salva per applicare la configurazione
Se il documento è obbligatorio, i dipendenti non potranno inviare la richiesta di assenza senza allegare almeno un file.
Come i dipendenti caricano i documenti
I dipendenti possono caricare documenti dal proprio profilo seguendo questi passaggi:
- Nella barra laterale, vai su Tempo libero
- Fai clic su Aggiungi tempo libero
- Selezionare l'assenza, in questo caso una tipologia che consenta il caricamento di documenti.
- Completa le date e le informazioni richieste.
- Allega il documento nel campo di caricamento.
- Invia la richiesta.
Caricamento di documenti in un'assenza esistente
- Nella barra laterale, vai su Tempo libero
- Nella sezione Richieste di ferie in attesa di revisione, seleziona l'assenza a cui vuoi aggiungere il documento
- Nei dettagli dell'assenza, troverai l'opzione per caricarlo
I dipendenti possono caricare documenti anche dopo la fine dell'assenza , a patto che l'assenza sia presente in Factorial .
I documenti devono essere caricati dai dettagli delle assenze. Non è possibile allegare documenti ad assenze che non sono state create.
Risoluzione dei problemi
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Non riesco a caricare un documento in assenza
Assicurati che il tipo di assenza abbia l'opzione Consenti caricamento documenti abilitata.
Verificare che l'assenza sia stata creata correttamente.
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Un dipendente non può inviare la richiesta di assenza
Controllare se il documento è contrassegnato come obbligatorio.
Assicurati che il file rispetti i requisiti di formato e dimensione consentiti.
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Non riesco a vedere i documenti allegati
Conferma di avere l'autorizzazione per visualizzare le assenze del dipendente.
Aprire i dettagli dell'assenza per visualizzare i file allegati.