L'importatore di dipendenti ti consente di aggiungere informazioni sui dipendenti a Factorial in modo massivo invece di creare ogni profilo manualmente. Prima di iniziare l'importazione, prepara le tue entità legali, gruppi di dipendenti, luoghi di lavoro, team e catalogo delle posizioni in modo da poter includere quante più informazioni possibile nel primo import.
Panoramica
L'importatore di dipendenti è un foglio di calcolo che ti consente di caricare informazioni sui dipendenti e sui contratti a Factorial in modo massivo.
L'importatore include colonne obbligatorie, che contengono le informazioni minime richieste per creare un profilo dipendente, e colonne facoltative, che ti consentono di aggiungere ulteriori informazioni personali, organizzative e contrattuali.
Prima di utilizzare l'importatore, assicurati di aver preparato quanto segue:
- Entità legali e gruppi di dipendenti: Crea tutte le entità legali e i gruppi di dipendenti di cui hai bisogno. Devi completare un importatore separato per ogni entità legale.
- Campi del contratto: Rivedi i campi del contratto disponibili nella tua entità legale e aggiungi o modifica i campi se necessario.
- Luoghi di lavoro: Crea i luoghi di lavoro e, se applicabile, le loro aree di lavoro.
- Team: Crea i team a cui appartengono i dipendenti.
- Catalogo delle posizioni: Crea e mappa le posizioni, i ruoli e i livelli pertinenti nella sezione Ruoli.
Ti consigliamo di completare quante più informazioni possibile durante il primo import. Ciò riduce la necessità di aggiornare manualmente i profili dei dipendenti o di utilizzare editor di massa in seguito.
Importante: One import deve essere effettuato per ogni entità legale.
Prepara il tuo catalogo delle posizioni
Il Catalogo delle posizioni è il luogo centrale per visualizzare, organizzare e gestire l'architettura lavorativa della tua organizzazione.
Le posizioni sono organizzate in una chiara gerarchia di:
- Famiglie
- Funzioni
- Ruoli
La vista ad albero ti aiuta a comprendere come le posizioni siano correlate e identificare eventuali lacune nella tua struttura lavorativa.
Seleziona una Famiglia, Funzione o Ruolo per aprire la sua panoramica. Da lì, apri Dettagli per rivedere e configurare le condizioni associate alla posizione. Puoi gestire informazioni come:
- Livelli
- Condizioni di lavoro
- Competenze e capacità
- Orari di lavoro e politiche di posizione
- Dispositivi assegnati
Il Catalogo delle posizioni funge da unica fonte di verità per la struttura lavorativa della tua organizzazione. Una volta configurato, può ridurre il lavoro manuale in altri processi:
- Reclutamento: Le posizioni lavorative possono essere completate automaticamente nelle offerte di lavoro.
- Onboarding: Contratti e dispositivi IT possono essere assegnati automaticamente.
- Sviluppo: I percorsi di carriera e le strutture salariali possono rimanere coerenti in tutta l'organizzazione.
Come utilizzare
1. Prepara le informazioni in Factorial
Prima di scaricare l'importatore, crea e configura le entità legali, i gruppi di dipendenti, i luoghi di lavoro, i team e le informazioni del catalogo delle posizioni che desideri utilizzare.
L'importatore utilizza queste informazioni esistenti per popolare i menu a discesa. Ad esempio, le colonne Luogo di lavoro, Team, Gruppo di dipendenti e Posizione lavorativa utilizzano informazioni che esistono già in Factorial.
2. Accedi all'importatore
- Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione
- In Persone, fai clic sulla freccia accanto a +Aggiungi persona e seleziona Importa persone
- Seleziona un entità legale
- Scarica il foglio di calcolo o carica il tuo
- Le colonne disponibili nel foglio di calcolo dipendono dalle informazioni e dalla configurazione disponibili nel tuo account Factorial.
3. Completa le colonne obbligatorie
Le colonne A–E contengono le informazioni minime richieste per creare un profilo dipendente.
| Colonna | Campo | Cos'è? | Formato | Considerazioni |
|---|---|---|---|---|
| A | Nome | Il nome legale del dipendente. | Testo | Utilizza il nome legale del dipendente. |
| B | Cognome | Il cognome legale del dipendente. | Testo | Utilizza il cognome legale del dipendente. |
| C | Indirizzo email | L'indirizzo email associato al dipendente. | Testo | Assicurati che l'email non contenga lettere maiuscole. Può essere un'email personale o di lavoro. |
| D | Data di inizio contratto | La data in cui inizia il rapporto di lavoro. |
dd/mm/yyyy* |
Questa data dipende dal formato della data configurato nelle tue preferenze. |
| E | Data di efficacia del contratto | La data da cui si applicano le condizioni del contratto. |
dd/mm/yyyy* |
Può essere la stessa della data di inizio contratto, ma non può essere precedente. Viene utilizzata anche per calcolare la proporzione delle assenze. |
Il formato della data può variare a seconda delle tue preferenze in Factorial.
Importante: L'importatore include solo il contratto attuale del dipendente. I contratti storici devono essere aggiunti separatamente.
4. Completa le informazioni facoltative sui dipendenti
Le seguenti colonne ti consentono di aggiungere ulteriori informazioni organizzative e sui dipendenti.
| Colonna | Campo | Cos'è? | Formato | Considerazioni |
|---|---|---|---|---|
| F | Data di fine contratto | La data in cui termina il contratto. |
dd/mm/yyyy* |
Se completato, il dipendente viene automaticamente disattivato in Factorial in questa data. |
| G | Luogo di lavoro predefinito | Il luogo di lavoro in cui il dipendente svolge la maggior parte delle proprie attività. | Menu a discesa | Selezione singola. |
| H | Area di lavoro predefinita | Una suddivisione all'interno di un luogo di lavoro. | Menu a discesa | Facoltativo. Può essere particolarmente utile per il modulo Turni. Il menu a discesa dell'area di lavoro non è collegato al luogo di lavoro nella colonna G, quindi puoi selezionare un'area di lavoro da qualsiasi luogo di lavoro. |
| I | Luoghi di lavoro | Altri luoghi di lavoro in cui il dipendente svolge attività. | Menu a discesa | Selezioni multiple possono essere utilizzate in Google Sheets. |
| J | Team | I team utilizzati per strutturare e classificare i dipendenti. | Menu a discesa |
Un dipendente può appartenere a più team e avere ruoli diversi all'interno di essi. Visibile solo quando i team sono stati creati. |
| K | Posizione lavorativa nel Catalogo delle posizioni | Il ruolo e il livello che il dipendente ricopre nell'organizzazione. | Menu a discesa | Questa colonna appare solo quando i ruoli sono stati creati nel Catalogo delle posizioni. |
| L | Titolo di lavoro preferito | Il nome informale utilizzato internamente per riferirsi alla posizione del dipendente. | Testo | Se lasciato vuoto, Factorial utilizza il ruolo e il livello dal Catalogo delle posizioni. Questo titolo può essere visualizzato in Organizzazione > Persone > Titolo di lavoro. |
| M | Descrizione del lavoro | Una breve descrizione del ruolo del dipendente. | Testo | Se viene selezionata una posizione del Catalogo delle posizioni nella colonna K, la sua descrizione configurata viene utilizzata automaticamente. |
| N | Indirizzo email del manager | Identifica il manager del dipendente nella struttura organizzativa. | Testo | Assicurati che l'email non contenga lettere maiuscole. Per il primo import, ti consigliamo di lasciare questo campo vuoto e assegnare i manager in seguito in massa. |
| O | Indirizzo email del supervisore delle assenze | Identifica un'altra persona responsabile delle approvazioni relative alle assenze del dipendente. | Testo | Può essere utilizzato per creare flussi di approvazione più flessibili. |
Il formato della data può variare a seconda delle tue preferenze in Factorial.
5. Completa le informazioni personali e contrattuali
Le colonne P–BE contengono ulteriori informazioni sul dipendente, sul contratto, sull'orario di lavoro e personali.
| Colonna | Campo | Cos'è? | Formato | Considerazioni |
|---|---|---|---|---|
| P | Data di anzianità | La data utilizzata per calcolare l'anzianità del dipendente. |
dd/mm/yyyy* |
Appare nel profilo del dipendente. |
| Q | Identificatore aziendale | Un codice alfanumerico personalizzabile che può essere utilizzato come identificatore del dipendente, incluso per il clock-in dove applicabile. | Alfanumerico | Il formato può essere personalizzato. |
| R | Numero di telefono | Il numero di telefono del dipendente. | Formato internazionale | Inizia con il codice del paese, ad esempio, +34. |
| S | Data di nascita | La data di nascita del dipendente. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Genere | Il genere del dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni sono popolate da Factorial. |
| U | Nazionalità | La nazionalità del dipendente. | Menu a discesa | — |
| V | Tipo di identificazione | Il tipo di documento di identificazione (DNI, NIE, ecc.) | Menu a discesa | — |
| W | Numero di identificazione | Il numero associato al documento di identificazione. | Alfanumerico | Non includere spazi o barre. |
| X | Data di scadenza ID | La data di scadenza del documento di identificazione. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Numero di previdenza sociale | Il numero di identificazione del dipendente per la previdenza sociale. | Alfanumerico | Non includere spazi o barre. |
| Z | Livello di istruzione | Il livello di istruzione del dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni disponibili possono essere modificate da Impostazioni > Entità legali > Contratti. |
| AA | Indirizzo - Città | La città di residenza del dipendente. | Testo | — |
| AB | Indirizzo - Codice postale | Il codice postale del dipendente. | Testo | — |
| AC | Indirizzo - Provincia | La provincia o regione del dipendente. | Testo | — |
| AD | Indirizzo - Paese | Il paese di residenza del dipendente. | Menu a discesa | — |
| AE | Nome del contatto di emergenza | Il nome del contatto di emergenza del dipendente. | Nome e cognome | — |
| AF | Telefono del contatto di emergenza | Il numero di telefono del contatto di emergenza. | Formato internazionale | Inizia con il codice del paese, ad esempio, +34. |
| AG | Numero di conto | Il numero di conto bancario del dipendente. | Alfanumerico | Non includere spazi. Utilizzare lettere maiuscole dove applicabile. |
| AH | Formato conto bancario | Il formato del conto bancario del dipendente. | Menu a discesa | Obbligatorio se viene fornito un conto bancario. |
| AI | Codice bancario aggiuntivo | Un codice bancario aggiuntivo, come un BIC. | Alfanumerico | Non includere spazi. Utilizzare lettere maiuscole dove applicabile. |
| AJ | Gruppo di dipendenti | Il gruppo di dipendenti assegnato al dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni sono popolate da Factorial. Possono essere modificate in seguito da Impostazioni > Entità legali > Visualizza entità legale > Gruppi di dipendenti. |
| AK | Importo stipendio | Lo stipendio lordo del dipendente. | Numero | — |
| AL | Periodo dell'importo stipendio | Il periodo associato all'importo stipendio. | Menu a discesa | Obbligatorio se viene specificato l'importo stipendio |
| AM | Tipo di contratto | Il tipo di contratto del dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni possono essere modificate da Impostazioni > Entità legali > Contratti. |
| AN | Tipo di orario di lavoro | Il regime di orario di lavoro del dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni possono essere modificate da Impostazioni > Entità legali > Contratti. |
| AO | Ha periodo di prova | Indica se il dipendente ha un periodo di prova. | Sì/No | — |
| AP | Data di fine periodo di prova | La data in cui termina il periodo di prova. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | Ha accordo di lavoro a distanza | Indica se il dipendente ha un accordo di lavoro a distanza. | Sì/No | — |
| AR | Categoria professionale | La categoria professionale del dipendente. | Menu a discesa | Le opzioni possono essere modificate da Impostazioni > Entità legali > Contratti. |
| AS | Gruppo di contribuzione | Il gruppo di contribuzione del dipendente. | Menu a discesa | — |
| AT | Note sul contratto | Note private relative a un contratto specifico. | Testo | — |
| AU | Ore contrattuali | Il numero di ore contrattate. | Numero |
Ti consigliamo di inserire le ore settimanali. È obbligatorio specificare se è giornaliero, settimanale o mensile. |
| AV | Periodo delle ore contrattuali | Il periodo associato alle ore contrattuali. | Menu a discesa |
Ti consigliamo di selezionare un periodo settimanale. Obbligatorio se viene specificato il numero di ore. |
| AW | Giorni lavorativi della settimana | I giorni in cui il dipendente lavora normalmente. | Menu a discesa | Selezioni multiple possono essere utilizzate in Google Sheets. |
| AX | Ore annuali massime | Il numero massimo di ore lavorative consentite all'anno. | Numero | — |
| AY | Ore settimanali massime | Il numero massimo di ore lavorative consentite alla settimana. | Numero | Consigliato per la programmazione automatica |
| AZ | Politica di lavoro festivo | La politica che si applica al lavoro svolto durante le festività pubbliche. | Menu a discesa | — |
| BA | Ore minime di riposo tra i giorni lavorativi | Il periodo minimo di riposo richiesto tra i giorni lavorativi. | Numero | Consigliato per la programmazione automatica |
| BB | Ore massime giornaliere | Il numero massimo di ore lavorative consentite al giorno. | Numero | Consigliato per la programmazione automatica |
| BC | Contratto intermittente a tempo indeterminato | Indica se il dipendente ha un contratto intermittente a tempo indeterminato. | Sì/No | — |
| BD | Indirizzo - Via e numero | Indirizzo e numero di casa del dipendente. | Testo | — |
| BE | Indirizzo - Informazioni aggiuntive | Informazioni aggiuntive sull'indirizzo. | Testo | — |
Il formato della data può variare a seconda delle tue preferenze in Factorial.
6. Usa selezioni multiple quando necessario
Factorial può interpretare selezioni multiple in una singola colonna. Questo è utile per campi come Team, Luoghi di lavoro e Giorni lavorativi della settimana.
Excel non consente di selezionare più opzioni dai menu a discesa standard. Se utilizzi Google Sheets, puoi abilitare selezioni multiple:
- Seleziona la colonna in cui desideri consentire selezioni multiple.
- Apri il menu a discesa
- Seleziona l'opzione Modifica, rappresentata dall'icona della matita
- Seleziona la casella per Consentire selezioni multiple
- Apri Opzioni avanzate
- Cambia lo stile di visualizzazione in Chip
- Abilita Consentire selezioni multiple
- Seleziona Fatto
- Seleziona le opzioni richieste per ogni dipendente
- Ad esempio, un dipendente può appartenere sia al team Finanza che al team Contabilità fornitori e avere un ruolo diverso in ciascuno
7. Completa con attenzione le informazioni del manager
Il campo email del manager richiede che gli utenti indicati come manager siano già disponibili nel processo di importazione. Per questo motivo, ti consigliamo di lasciare vuota la colonna N durante il primo import e assegnare i manager in seguito utilizzando le opzioni di modifica di massa di Factorial.
8. Rivedi il foglio di calcolo prima di importare
Prima di caricare il file, controlla che:
- Tutte le colonne obbligatorie siano completate
- Gli indirizzi email non contengano lettere maiuscole
- Le date utilizzino il formato corretto
- Le date di efficacia del contratto non siano precedenti alle date di inizio del contratto
- I valori a discesa corrispondano alle opzioni disponibili in Factorial
- I dipendenti siano assegnati all'entità legale corretta
- Le posizioni del Catalogo delle posizioni, i team, i luoghi di lavoro e i gruppi di dipendenti siano già stati creati
- Le selezioni multiple utilizzino il formato corretto se stai utilizzando Google Sheets
- Le email del manager e del supervisore corrispondano agli utenti corretti di Factorial
9. Importa i dipendenti
Carica l'importatore completato su Factorial e segui le istruzioni visualizzate sullo schermo.
Consigli e migliori pratiche
- Prepara prima la tua configurazione di Factorial. Crea entità legali, gruppi di dipendenti, luoghi di lavoro, team e posizioni del Catalogo delle posizioni prima di scaricare l'importatore in modo che i corrispondenti menu a discesa siano popolati.
- Completa quante più informazioni possibile. Aggiungere più informazioni durante l'importazione iniziale può ridurre significativamente il lavoro manuale in seguito.
- Inizia con le informazioni obbligatorie. Se non hai a disposizione tutte le informazioni facoltative, puoi importare prima i dipendenti e completare ulteriori informazioni in seguito.
- Utilizza il Catalogo delle posizioni ogni volta che è possibile. Assegnare un ruolo e un livello nella colonna K può fornire automaticamente informazioni lavorative correlate, come la descrizione del lavoro.
- Fai attenzione agli indirizzi email. Utilizza indirizzi email in minuscolo nei campi email e manager.
- Considera di assegnare i manager in seguito. Questo può semplificare il primo import, specialmente quando si importano dipendenti a diversi livelli della struttura organizzativa.
- Utilizza Google Sheets per selezioni multiple. Questo è particolarmente utile quando i dipendenti appartengono a più team o luoghi di lavoro.
- Controlla le tue preferenze per le date. Il formato della data previsto può dipendere dalle impostazioni configurate nel tuo account Factorial.
FAQ
-
Devo completare ogni colonna?
No. Solo le colonne A–E sono richieste per creare il profilo del dipendente. Le colonne rimanenti sono facoltative, sebbene si raccomandi di completare quante più informazioni possibile.
-
Posso importare dipendenti senza assegnare una posizione del Catalogo delle posizioni?
Sì. Tuttavia, se hai già creato il tuo Catalogo delle posizioni, assegnare la posizione pertinente durante l'importazione può ridurre il lavoro manuale in seguito.
-
Un dipendente può appartenere a più di un team?
Sì. Un dipendente può appartenere a più team e avere ruoli diversi all'interno di quei team.
-
Posso assegnare più di un luogo di lavoro a un dipendente?
Sì. Puoi assegnare un luogo di lavoro predefinito e luoghi di lavoro aggiuntivi. Selezioni multiple possono essere effettuate quando si utilizza Google Sheets.
-
Posso importare contratti storici?
No. L'importatore di dipendenti include solo il contratto attuale del dipendente. I contratti storici devono essere aggiunti separatamente.
-
Cosa succede se inserisco una data di fine contratto?
Il dipendente viene automaticamente disattivato in Factorial nella data inserita.
-
La data di efficacia del contratto può essere precedente alla data di inizio del contratto?
No. La data di efficacia del contratto può essere la stessa della data di inizio, ma non può essere precedente.
-
Posso cambiare le opzioni a discesa del contratto?
Sì. Alcuni campi del contratto possono essere modificati da Impostazioni > Entità legali > Contratti.
-
Cosa succede se lascio vuoto il titolo di lavoro preferito?
Factorial utilizza il ruolo e il livello configurati nel Catalogo delle posizioni come titolo di lavoro del dipendente.
-
Posso importare più giorni lavorativi per un dipendente?
Sì. Se utilizzi Google Sheets, puoi abilitare selezioni multiple nel menu a discesa per la colonna dei giorni lavorativi.
-
Dovrei assegnare i manager durante il primo import?
Ti consigliamo di lasciare i campi dei manager vuoti durante il primo import e assegnare i manager in seguito in massa. Questo può semplificare l'importazione, specialmente quando i dipendenti vengono importati a diversi livelli della struttura organizzativa.