El importador de empleados te permite añadir información de empleados a Factorial en bloque en lugar de crear cada perfil manualmente. Antes de comenzar la importación, prepara tus entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y catálogo de puestos para que puedas incluir la mayor cantidad de información posible en la primera importación.
Vista general
El importador de empleados es una hoja de cálculo que te permite cargar información de empleados y contratos a Factorial en bloque.
El importador incluye columnas obligatorias, que contienen la información mínima requerida para crear un perfil de empleado, y columnas opcionales, que te permiten añadir información adicional personal, organizativa y de contrato.
Antes de usar el importador, asegúrate de haber preparado lo siguiente:
- Entidades legales y grupos de empleados: Crea todas las entidades legales y grupos de empleados que necesites. Debes completar un importador separado para cada entidad legal.
- Campos de contrato: Revisa los campos de contrato disponibles en tu entidad legal y añade o modifica campos si es necesario.
- Lugares de trabajo: Crea los lugares de trabajo y, si es aplicable, sus áreas de trabajo.
- Equipos: Crea los equipos a los que pertenecerán los/as empleados/as.
- Catálogo de puestos: Crea y mapea los puestos, roles y niveles relevantes en la sección de Roles.
Recomendamos completar la mayor cantidad de información posible durante la primera importación. Esto reduce la necesidad de actualizar manualmente los perfiles de empleados o usar editores en bloque más tarde.
Importante: Se debe realizar una One por entidad legal.
Prepara tu catálogo de puestos
El Catálogo de Puestos es el lugar central para ver, organizar y gestionar la arquitectura de puestos de tu organización.
Los puestos están organizados en una jerarquía clara de:
- Familias
- Funciones
- Roles
La vista en árbol te ayuda a entender cómo se relacionan los puestos e identificar brechas en tu estructura de puestos.
Selecciona una Familia, Función o Rol para abrir su descripción general. Desde allí, abre Detalles para revisar y configurar las condiciones asociadas con el puesto. Puedes gestionar información como:
- Niveles
- Condiciones laborales
- Habilidades y competencias
- Horarios de trabajo y políticas de ubicación
- Dispositivos asignados
El Catálogo de Puestos actúa como una única fuente de verdad para la estructura de puestos de tu organización. Una vez configurado, puede reducir el trabajo manual en otros procesos:
- Reclutamiento: Los puestos de trabajo pueden completarse automáticamente en las ofertas de trabajo.
- Onboarding: Los contratos y dispositivos de TI pueden asignarse automáticamente.
- Desarrollo: Los caminos de carrera y estructuras salariales pueden permanecer consistentes en toda la organización.
Cómo usar
1. Prepara la información en Factorial
Antes de descargar el importador, crea y configura las entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y la información del catálogo de puestos que deseas usar.
El importador utiliza esta información existente para poblar los menús desplegables. Por ejemplo, las columnas de Lugar de Trabajo, Equipo, Grupo de empleados y Puesto de trabajo utilizan información que ya existe en Factorial.
2. Accede al importador
- En tu barra lateral, ve a Organización
- En Personas, haz clic en la flecha junto a +Añadir persona y selecciona Importar personas
- Selecciona una entidad legal
- Descarga la hoja de cálculo o sube la tuya propia
- Las columnas disponibles en la hoja de cálculo dependen de la información y configuración disponibles en tu cuenta de Factorial.
3. Completa las columnas obligatorias
Las columnas A–E contienen la información mínima requerida para crear un perfil de empleado.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| A | Nombre | El nombre legal del/la empleado/a. | Texto | Usa el nombre legal del/la empleado/a. |
| B | Apellido | El apellido legal del/la empleado/a. | Texto | Usa el apellido legal del/la empleado/a. |
| C | Dirección de correo electrónico | La dirección de correo electrónico asociada con el/la empleado/a. | Texto | Asegúrate de que el correo no contenga letras mayúsculas. Puede ser una dirección de correo personal o laboral. |
| D | Fecha de inicio del contrato | La fecha en que comienza la relación laboral. |
dd/mm/yyyy* |
Esta fecha depende del formato de fecha configurado en tus preferencias. |
| E | Fecha de efectividad del contrato | La fecha a partir de la cual se aplican las condiciones del contrato. |
dd/mm/yyyy* |
Puede ser la misma que la fecha de inicio del contrato, pero no puede ser anterior. También se utiliza para calcular la prorrata de ausencias. |
El formato de fecha puede variar según tus preferencias en Factorial.
Importante: El importador solo incluye el contrato actual del/la empleado/a. Los contratos históricos deben añadirse por separado.
4. Completa la información opcional del/la empleado/a
Las siguientes columnas te permiten añadir información organizativa y del/la empleado/a adicional.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| F | Fecha de finalización del contrato | La fecha en que finaliza el contrato. |
dd/mm/yyyy* |
Si se completa, el/la empleado/a se desactiva automáticamente en Factorial en esta fecha. |
| G | Lugar de trabajo predeterminado | El lugar donde el/la empleado/a realiza la mayoría de sus actividades. | Desplegable | Selección única. |
| H | Área de trabajo predeterminada | Una subdivisión dentro de un lugar de trabajo. | Desplegable | Opcional. Puede ser particularmente útil para el módulo de Turnos. El desplegable de área de trabajo no está vinculado al lugar de trabajo en la columna G, por lo que puedes seleccionar un área de trabajo de cualquier lugar de trabajo. |
| I | Lugares de trabajo | Otros lugares de trabajo donde el/la empleado/a también realiza actividades. | Desplegable | Se pueden usar selecciones múltiples en Google Sheets. |
| J | Equipos | Los equipos utilizados para estructurar y clasificar a los/as empleados/as. | Desplegable |
Un empleado puede pertenecer a múltiples equipos y tener diferentes roles dentro de ellos. Solo visible cuando se crean equipos. |
| K | Puesto de trabajo en el Catálogo de Puestos | El rol y nivel que el/la empleado/a ocupa en la organización. | Desplegable | Esta columna solo aparece cuando se han creado roles en el Catálogo de Puestos. |
| L | Título de trabajo preferido | El nombre informal utilizado internamente para referirse a la posición del/la empleado/a. | Texto | Si se deja en blanco, Factorial utiliza el rol y nivel del Catálogo de Puestos. Este título puede mostrarse en Organización > Personas > Título de trabajo. |
| M | Descripción del trabajo | Una breve descripción del rol del/la empleado/a. | Texto | Si se selecciona un puesto del Catálogo de Puestos en la columna K, su descripción configurada se utiliza automáticamente. |
| N | Dirección de correo electrónico del gerente | Identifica al gerente del/la empleado/a en el organigrama. | Texto | Asegúrate de que el correo no contenga letras mayúsculas. Para la primera importación, recomendamos dejar este campo en blanco y asignar managers más tarde en bloque. |
| O | Dirección de correo electrónico del supervisor de ausencias | Identifica a otra persona responsable de las aprobaciones relacionadas con la ausencia del/la empleado/a. | Texto | Se puede usar para crear flujos de aprobación más flexibles. |
El formato de fecha puede variar según tus preferencias en Factorial.
5. Completa la información personal y de contrato
Las columnas P–BE contienen información adicional del/la empleado/a, contrato, tiempo laboral e información personal.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| P | Fecha de antigüedad | La fecha utilizada para calcular la antigüedad del/la empleado/a. |
dd/mm/yyyy* |
Aparece en el perfil del/la empleado/a. |
| Q | Identificador de la empresa | Un código alfanumérico personalizable que se puede usar como identificador del/la empleado/a, incluyendo para fines de fichaje donde sea aplicable. | Alfanumérico | El formato puede ser personalizado. |
| R | Número de teléfono | El número de teléfono del/la empleado/a. | Formato internacional | Comienza con el código de país, por ejemplo, +34. |
| S | Fecha de nacimiento | La fecha de nacimiento del/la empleado/a. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Género | El género del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se completan desde Factorial. |
| U | Nacionalidad | La nacionalidad del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| V | Tipo de identificación | El tipo de documento de identificación (DNI, NIE, etc.) | Desplegable | — |
| W | Número de identificación | El número asociado con el documento de identificación. | Alfanumérico | No incluyas espacios ni barras. |
| X | Fecha de caducidad del ID | La fecha de caducidad del documento de identificación. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Número de Seguridad Social | El número de identificación de Seguridad Social del/la empleado/a. | Alfanumérico | No incluyas espacios ni barras. |
| Z | Nivel educativo | El nivel educativo del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones disponibles se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AA | Dirección - Ciudad | La ciudad de residencia del/la empleado/a. | Texto | — |
| AB | Dirección - Código postal | El código postal del/la empleado/a. | Texto | — |
| AC | Dirección - Provincia | La provincia o región del/la empleado/a. | Texto | — |
| AD | Dirección - País | El país de residencia del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| AE | Nombre del contacto de emergencia | El nombre del contacto de emergencia del/la empleado/a. | Nombre y apellido | — |
| AF | Teléfono del contacto de emergencia | El número de teléfono del contacto de emergencia. | Formato internacional | Comienza con el código de país, por ejemplo, +34. |
| AG | Número de cuenta | El número de cuenta bancaria del/la empleado/a. | Alfanumérico | No incluyas espacios. Usa letras mayúsculas donde sea aplicable. |
| AH | Formato de cuenta bancaria | El formato de la cuenta bancaria del/la empleado/a. | Desplegable | Obligatorio si se proporciona una cuenta bancaria. |
| AI | Código bancario adicional | Un código bancario adicional, como un BIC. | Alfanumérico | No incluyas espacios. Usa letras mayúsculas donde sea aplicable. |
| AJ | Grupo de empleados | El grupo de empleados asignado al empleado. | Desplegable | Las opciones se completan desde Factorial. Pueden editarse más tarde desde Configuración > Entidades legales > Ver entidad legal > Grupos de empleados. |
| AK | Importe del salario | El salario bruto del/la empleado/a. | Número | — |
| AL | Periodo del importe del salario | El periodo asociado con el importe del salario. | Desplegable | Obligatorio si se especifica el importe del salario |
| AM | Tipo de contrato | El tipo de contrato del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AN | Tipo de horas de trabajo | El arreglo de horas de trabajo del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AO | ¿Tiene periodo de prueba? | Indica si el/la empleado/a tiene un periodo de prueba. | Sí/No | — |
| AP | Fecha de finalización del periodo de prueba | La fecha en que finaliza el periodo de prueba. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | ¿Tiene acuerdo de trabajo remoto? | Indica si el/la empleado/a tiene un acuerdo de trabajo remoto. | Sí/No | — |
| AR | Categoría profesional | La categoría profesional del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AS | Grupo de cotización | El grupo de cotización del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| AT | Notas del contrato | Notas privadas relacionadas con un contrato específico. | Texto | — |
| AU | Horas del contrato | El número de horas contratadas. | Número |
Recomendamos ingresar horas semanales. Es obligatorio especificar si son diarias, semanales o mensuales. |
| AV | Periodo de horas del contrato | El periodo asociado con las horas contratadas. | Desplegable |
Recomendamos seleccionar un periodo semanal. Obligatorio si se especifica la cantidad de horas. |
| AW | Días laborables de la semana | Los días en los que el/la empleado/a trabaja normalmente. | Desplegable | Se pueden usar selecciones múltiples en Google Sheets. |
| AX | Horas anuales máximas | El número máximo de horas de trabajo permitidas por año. | Número | — |
| AY | Horas semanales máximas | El número máximo de horas de trabajo permitidas por semana. | Número | Recomendado para programación automática |
| AZ | Política de trabajo en días festivos | La política que se aplica al trabajo realizado en días festivos. | Desplegable | — |
| BA | Mínimas horas de descanso entre días laborales | El período mínimo de descanso requerido entre días laborales. | Número | Recomendado para programación automática |
| BB | Máximas horas diarias | El número máximo de horas de trabajo permitidas por día. | Número | Recomendado para programación automática |
| BC | Contrato intermitente indefinido | Indica si el/la empleado/a tiene un contrato intermitente indefinido. | Sí/No | — |
| BD | Dirección - Calle y número | La dirección y número de la calle del/la empleado/a. | Texto | — |
| BE | Dirección - Información adicional | Información adicional de la dirección. | Texto | — |
El formato de fecha puede variar según tus preferencias en Factorial.
6. Usa selecciones múltiples cuando sea necesario
Factorial puede interpretar selecciones múltiples en una sola columna. Esto es útil para campos como Equipos, Lugares de trabajo y Días laborables de la semana.
Excel no permite seleccionar múltiples opciones de los menús desplegables estándar. Si usas Google Sheets, puedes habilitar selecciones múltiples:
- Selecciona la columna donde deseas permitir selecciones múltiples.
- Abre el menú desplegable
- Selecciona la opción Editar, representada por el ícono de lápiz
- Marca la casilla para Permitir selecciones múltiples
- Abre Opciones avanzadas
- Cambia el estilo de visualización a Chip
- Habilita Permitir selecciones múltiples
- Selecciona Listo
- Selecciona las opciones requeridas para cada empleado
- Por ejemplo, un empleado puede pertenecer tanto al equipo de Finanzas como al equipo de Cuentas por Pagar y tener un rol diferente en cada uno
7. Completa la información del gerente con cuidado
El campo de correo electrónico del gerente requiere que los usuarios referenciados como managers ya estén disponibles en el proceso de importación. Por esta razón, recomendamos dejar la columna N en blanco durante la primera importación y asignar managers después usando las opciones de edición en bloque de Factorial.
8. Revisa la hoja de cálculo antes de importar
Antes de subir el archivo, verifica que:
- Se hayan completado todas las columnas obligatorias
- Las direcciones de correo electrónico no contengan letras mayúsculas
- Las fechas usen el formato correcto
- Las fechas de efectividad del contrato no sean anteriores a las fechas de inicio del contrato
- Los valores del desplegable coincidan con las opciones disponibles en Factorial
- los/as empleados/as estén asignados a la entidad legal correcta
- Las posiciones del Catálogo de Puestos, equipos, lugares de trabajo y grupos de empleados ya se hayan creado
- Las selecciones múltiples usen el formato correcto si estás usando Google Sheets
- Las direcciones de correo electrónico del gerente y del supervisor correspondan a los usuarios correctos de Factorial
9. Importa a los/as empleados/as
Sube el importador completado a Factorial y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla.
Consejos y mejores prácticas
- Prepara primero tu configuración de Factorial. Crea entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y posiciones del Catálogo de Puestos antes de descargar el importador para que los desplegables correspondientes se completen.
- Completa la mayor cantidad de información posible. Añadir más información durante la importación inicial puede reducir significativamente el trabajo manual más tarde.
- Comienza con la información obligatoria. Si no tienes toda la información opcional disponible, puedes importar primero a los/as empleados/as y completar información adicional más tarde.
- Usa el Catálogo de Puestos siempre que sea posible. Asignar un rol y nivel en la columna K puede proporcionar automáticamente información relacionada con el trabajo, como la descripción del puesto.
- Ten cuidado con las direcciones de correo electrónico. Usa direcciones de correo electrónico en minúsculas en los campos de correo y gerente.
- Considera asignar managers más tarde. Esto puede simplificar la primera importación, especialmente al importar empleados en diferentes niveles del organigrama.
- Usa Google Sheets para selecciones múltiples. Esto es particularmente útil cuando los/as empleados/as pertenecen a múltiples equipos o lugares de trabajo.
- Verifica tus preferencias de fecha. El formato de fecha esperado puede depender de la configuración configurada en tu cuenta de Factorial.
FAQ
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¿Necesito completar cada columna?
No. Solo se requieren las columnas A–E para crear el perfil del/la empleado/a. Las columnas restantes son opcionales, aunque se recomienda completar la mayor cantidad de información posible.
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¿Puedo importar empleados sin asignar una posición del Catálogo de Puestos?
Sí. Sin embargo, si ya has creado tu Catálogo de Puestos, asignar la posición relevante durante la importación puede reducir el trabajo manual más tarde.
-
¿Puede un empleado pertenecer a más de un equipo?
Sí. Un empleado puede pertenecer a múltiples equipos y puede tener diferentes roles dentro de esos equipos.
-
¿Puedo asignar más de un lugar de trabajo a un empleado?
Sí. Puedes asignar un lugar de trabajo predeterminado y lugares de trabajo adicionales. Se pueden hacer selecciones múltiples al usar Google Sheets.
-
¿Puedo importar contratos históricos?
No. El importador de empleados incluye el contrato actual del/la empleado/a. Los contratos históricos deben añadirse por separado.
-
¿Qué sucede si ingreso una fecha de finalización del contrato?
el/la empleado/a se desactiva automáticamente en Factorial en la fecha ingresada.
-
¿Puede la fecha de efectividad del contrato ser anterior a la fecha de inicio del contrato?
No. La fecha de efectividad del contrato puede ser la misma que la fecha de inicio, pero no puede ser anterior.
-
¿Puedo cambiar las opciones del desplegable del contrato?
Sí. Algunos campos de contrato se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos.
-
¿Qué sucede si dejo en blanco el título de trabajo preferido?
Factorial utiliza el rol y nivel configurados en el Catálogo de Puestos como el título de trabajo del/la empleado/a.
-
¿Puedo importar múltiples días laborables para un empleado?
Sí. Si usas Google Sheets, puedes habilitar selecciones múltiples en el desplegable para la columna de días laborables.
-
¿Debo asignar managers durante la primera importación?
Recomendamos dejar los campos de gerente en blanco durante la primera importación y asignar managers después en bloque. Esto puede simplificar la importación, especialmente cuando se importan empleados en diferentes niveles de la estructura organizativa.