¿Qué es Siltra?

Siltra es la aplicación que cada empresa en España utiliza para intercambiar información con la Seguridad Social (TGSS/INSS). Entre los archivos que recibe está el archivo FIE (Fichero INSS Empresas), que informa sobre la actividad de bajas por enfermedad de los trabajadores de la empresa: certificados iniciales (partes de baja), certificados de confirmación, certificados de alta (partes de alta), recaídas, cancelaciones y resoluciones del INSS.

La integración de Factorial - Siltra lee ese archivo y convierte esas comunicaciones oficiales en Factorial, para que el departamento de Recursos Humanos no tenga que volver a escribir las ausencias médicas que ya ha comunicado la Seguridad Social. Las empresas que no utilizan Siltra pueden cargar la versión en Excel del archivo FIE descargado de Sistema RED en línea.

Antes de empezar

Características principales

• Importación del archivo FIE oficial: el .msj descargado de Siltra, o el .xls descargado de Sistema RED en línea.
• Diez casos de licencia: las cinco contingencias oficiales de baja por enfermedad, más cinco beneficios que también lleva el archivo FIE.
• Vista previa antes de escribir: la integración muestra exactamente lo que crearía, vincularía o cerraría, para quién, y qué dejaría fuera y por qué.
• Creación de licencias en Factorial como ausencias del tipo de licencia que la empresa eligió para cada caso.
• Cierre de licencias cuando llega el certificado de alta (parte de alta).
• Vinculación de licencias ya registradas manualmente, en lugar de crear un duplicado.
• Control de duplicados a través de días: el archivo FIE repite las licencias en curso cada día, y la integración reconoce lo que ya ha importado.
• Resumen por correo electrónico a las direcciones que la empresa configura, después de cada importación.
• Disponible desde One: da a One el archivo FIE para previsualizar y confirmar la importación, o pregunta qué licencias ya se han sincronizado desde la Seguridad Social.

Configurando la integración

Para instalar la integración, ve a Descubrir Factorial > Integraciones, abre la Aplicación de Integración Siltra y haz clic en Instalar para la empresa. Factorial entonces abre una pantalla de configuración. Solo hay dos cosas que configurar, y ambas se pueden revisar más tarde desde la configuración de la aplicación.

1. Mapeo de contingencias

La Seguridad Social clasifica cada proceso de incapacidad temporal en una de cinco contingencias oficiales, y el archivo FIE también lleva cinco beneficios adicionales. Cada empresa nombra sus propios tipos de licencia en Factorial, por lo que la integración necesita saber a qué tipo de licencia corresponde cada uno de estos diez casos. Para cualquier caso que no desees importar, elige No importar.

2. ¿Quién recibe el resumen de la importación?

La importación se ejecuta en segundo plano, por lo que el resultado se envía por correo electrónico. En la misma pantalla se enumeran las direcciones que deben recibirlo.

Dejar la lista vacía es válido: así es como una empresa apaga estos correos electrónicos.

Importando un archivo

1. Descargar el archivo FIE
   Descarga la transmisión .msj de Siltra como de costumbre, o descarga el archivo Excel (.xls) de Sistema RED en línea en Consulta de Fichero INSS.
   
2. Paso 2 — Cárgalo en Factorial
   En Factorial, ve a Calendario y haz clic en Importar FIE. Suelta el archivo .msj o .xls en la pantalla de carga que se abre.
   

   El botón Importar FIE aparece solo si la integración de Siltra está instalada y tienes los permisos para usarla. Si no puedes verlo, consulta con tu administrador.
   Hay dos configuraciones opcionales disponibles en esta pantalla:
   1. Ocultar datos de salud — la vista previa y el correo electrónico resumen muestran [oculto: datos de salud] en lugar del tipo de licencia, ya que el tipo revela la contingencia.
   2. Mostrar otros beneficios — lista los otros beneficios del archivo que no se importan, con su detalle bruto.
      
      No se escribe nada en este punto.
      

      

3. Revisar la vista previa
   La integración lee el archivo, lo compara con lo que Factorial ya tiene, y muestra un informe:
   

El nombre del empleado mostrado es el que está en Factorial, no el que está en el archivo: el objetivo de la revisión es confirmar que la persona correcta fue emparejada.

4. Paso 4 — Confirmar

Si hay algo que aplicar, el botón dice Aplicar las N actualizaciones. Confirmar lanza la importación en segundo plano; puedes cerrar la pantalla.

Si no hay nada que aplicar, la única opción es Entendido, cerrar — no se ofrece un botón de importación que no haría nada.

Paso 5 — Recibir el resumen

Cuando la importación termina, los destinatarios configurados reciben un correo electrónico con el informe completo: lo que se creó, lo que se vinculó, lo que se cerró, lo que no cambió y lo que no pudo ser importado y por qué.

Lo que la integración escribe en Factorial

La integración escribe bajo su propia identidad: no actúa en nombre de ningún administrador, y no aprueba las ausencias que crea.

Lo que no se importa y por qué

No se descarta nada en silencio. Cada caso a continuación aparece en la pantalla de vista previa y en el correo electrónico resumen, con su razón.

Aún no cubierto

Estos llegan en el archivo, y la integración los lee, muestra y cuenta — pero aún no actúa sobre ellos:

• Certificados de confirmación (partes de confirmación): la ausencia no se extiende.
• Cancelación de una baja por enfermedad: la ausencia creada anteriormente no se anula.
• Cancelación de un alta: la ausencia no se reabre.
• Cambio de contingencia decidido por el INSS: el tipo de licencia de la ausencia no se cambia.

Archivos que la integración rechaza

El archivo completo es rechazado — no hay importación parcial — cuando:

• no es un archivo .msj de Siltra o un archivo .xls de Sistema RED en línea;
• la descarga está truncada (los totales de control del archivo no coinciden con lo que se leyó);
• la transmisión concatena varios mensajes: descárgalos por separado;
• la versión del mensaje no es FIE V5.0.

Cambiando la configuración

Abre la configuración de la integración para revisar el mapeo de contingencias o la lista de destinatarios. La nueva configuración se aplica a la siguiente importación; las ausencias ya creadas no se tocan.

Vale la pena reabrir la configuración cuando la empresa crea o renombra sus tipos de licencia, o cuando cambian las personas que deben recibir el resumen.

Desinstalando la integración

Desinstalar elimina la configuración propia de la integración: el mapeo de contingencias, la lista de destinatarios y el registro de qué baja se convirtió en qué ausencia.

Las ausencias ya creadas en Factorial no se eliminan — son los datos propios de la empresa.

Si la integración se instala de nuevo, el mapeo debe configurarse desde cero. Las ausencias que ya existen son reconocidas por sus fechas, por lo que se vinculan en lugar de duplicarse.

Preguntas Frecuentes

1. ¿La integración se conecta automáticamente a la Seguridad Social?
   No. La empresa descarga el archivo de Siltra o Sistema RED en línea y lo carga en Factorial. La importación es manual, y cada importación es confirmada por una persona.
   
2. ¿Con qué frecuencia debo importar el archivo?
   La Seguridad Social genera el archivo FIE a diario. Importarlo diariamente mantiene Factorial actualizado; importarlo con menos frecuencia no pierde información, porque las licencias en curso se repiten en archivos posteriores.
   
3. ¿Qué pasa si subo el mismo archivo dos veces?
   No se duplica nada. La segunda importación informa cada evento como Ya importado.
   
4. ¿Crea empleados que no están en Factorial?
   No, nunca. Una baja por enfermedad no es suficiente evidencia para crear un registro de empleado. El caso se informa para que Recursos Humanos pueda actuar sobre él.
   
5. ¿Las ausencias que crea se aprueban automáticamente?
   No. Se crean como ausencias del tipo de licencia configurado; la aprobación sigue el proceso habitual de la empresa.
   
6. ¿Puedo distinguir una ausencia importada de una registrada manualmente?
   Sí. Cada ausencia que crea la integración lleva una nota en su descripción que dice que provino de la Seguridad Social, con la transmisión y la fecha de importación.
   
7. ¿Qué pasa con una baja por enfermedad que alguien ya había registrado manualmente?
   La integración la vincula en lugar de crear una segunda, y la gestiona a partir de entonces — por lo que el certificado de alta cierra la ausencia que ya existe.
   
8. ¿Quién puede ver la información médica?
   La vista previa se muestra a la persona que realiza la importación, y el correo electrónico resumen solo va a las direcciones configuradas en la configuración de la integración.