O que é Siltra?

Siltra é o aplicativo que toda empresa na Espanha usa para trocar informações com a Segurança Social (TGSS/INSS). Entre os arquivos que recebe está o arquivo FIE (Fichero INSS Empresas), que reporta a atividade de licença médica dos trabalhadores da empresa: certificados iniciais (partes de baixa), certificados de confirmação, certificados de alta (partes de alta), recaídas, cancelamentos e resoluções do INSS.

A integração Factorial – Siltra lê esse arquivo e transforma essas comunicações oficiais em Factorial leaves, para que o RH não precise reescrever ausências médicas que a Segurança Social já comunicou.

Antes de começar

Principais características

• Importação do arquivo FIE oficial (.msj) baixado do Siltra.
• Pré-visualização antes de escrever: a integração mostra exatamente o que criaria, vincularia ou fecharia, para quem, e o que deixaria de fora e por quê.
• Criação de licenças médicas no Factorial como ausências do tipo de licença que a empresa escolheu para cada contingência oficial.
• Fechamento de licenças quando o certificado de alta (parte de alta) chega.
• Vinculação de licenças já registradas manualmente, em vez de criar um duplicado.
• Controle de duplicados ao longo dos dias: o arquivo FIE repete licenças em andamento todos os dias, e a integração reconhece o que já importou.
• Resumo por e-mail para os endereços que a empresa configura, após cada importação.

Configurando a integração

Quando a integração é instalada, Factorial abre uma tela de configuração. Há apenas duas coisas a configurar, e ambas podem ser revisitadas mais tarde nas configurações do aplicativo.

1. Mapeamento de contingências

A Segurança Social classifica cada processo de incapacidade temporária em uma das cinco contingências oficiais. Cada empresa nomeia seus próprios tipos de licença no Factorial, então a integração precisa saber a qual tipo de licença cada contingência corresponde.

2. Quem recebe o resumo da importação

A importação ocorre em segundo plano, então o resultado é enviado por e-mail. Na mesma tela você lista os endereços que devem recebê-lo.

Deixar a lista vazia é válido: é assim que uma empresa desativa esses e-mails.

Importando um arquivo

1. Baixe o arquivo do Siltra
   Baixe a transmissão do Siltra como de costume. É um arquivo .msj.
    
2. Passo 2 — Carregue-o no Factorial
   No Factorial, vá para Calendário e clique em Importar FIE. Arraste o arquivo .msj na tela de upload que se abre.
   

   O botão Importar FIE aparece apenas se a integração com o Siltra estiver instalada e você tiver as permissões para usá-la. Se você não conseguir vê-lo, verifique com seu administrador.

    
   Duass configurações opcionais estão disponíveis nesta tela:
   1. Ocultar dados de saúde — a pré-visualização e o e-mail resumo mostram [oculto: dados de saúde] em vez do tipo de licença, já que o tipo revela a contingência.
   2. Mostrar outros benefícios — lista os benefícios não relacionados à licença médica do arquivo, que a integração não sincroniza, com seu detalhe bruto.
      
      Nada é escrito neste ponto.
      

      

3. Revise a pré-visualização
   A integração lê o arquivo, compara-o com o que o Factorial já possui e mostra um relatório:
    

O nome do funcionário mostrado é o que está no Factorial, não o que está no arquivo: o objetivo da revisão é confirmar que a pessoa certa foi correspondida.
 

4. Passo 4 — Confirmar

Se houver algo a aplicar, o botão diz Aplicar as N atualizações. Confirmar inicia a importação em segundo plano; você pode fechar a tela.

Se não houver nada a aplicar, a única opção é Entendi, fechar — nenhum botão de importação é oferecido que não faria nada.

Passo 5 — Receber o resumo

Quando a importação termina, os destinatários configurados recebem um e-mail com o relatório completo: o que foi criado, o que foi vinculado, o que foi fechado, o que não mudou e o que não pôde ser importado e por quê.

O que a integração escreve no Factorial

A integração escreve sob sua própria identidade: não atua em nome de nenhum administrador, e não aprova as ausências que cria.

O que não é importado e por quê

Nada é descartado silenciosamente. Cada caso abaixo aparece na tela de pré-visualização e no e-mail resumo, com seu motivo.

Ainda não coberto

Esses chegam no arquivo, e a integração lê, mostra e conta — mas ainda não age sobre eles:

• Certificados de confirmação (partes de confirmação): a ausência não é estendida.
• Cancelamento de uma licença médica: a ausência criada anteriormente não é anulada.
• Cancelamento de uma alta: a ausência não é reaberta.
• Alteração de contingência decidida pelo INSS: o tipo de licença da ausência não é alterado.
• Benefícios diferentes da incapacidade temporária (maternidade, paternidade, cuidado de menor…): fora do escopo.
   

Arquivos que a integração recusa

Todo o arquivo é rejeitado — não há importação parcial — quando:

• não tem a extensão .msj;
• o download é truncado (os totais de controle do próprio arquivo não correspondem ao que foi lido);
• a transmissão concatena várias mensagens: baixe-as separadamente;
• a versão da mensagem não é FIE V5.0.

Alterando a configuração

Abra as configurações da integração para revisar o mapeamento de contingências ou a lista de destinatários. A nova configuração se aplica à próxima importação; ausências já criadas não são alteradas.

Vale a pena reabrir as configurações quando a empresa cria ou renomeia seus tipos de licença, ou quando as pessoas que devem receber o resumo mudam.

Desinstalando a integração

Desinstalar exclui a própria configuração da integração: o mapeamento de contingências, a lista de destinatários e o registro de qual licença médica se tornou qual ausência.

As ausências já criadas no Factorial não são excluídas — são dados da própria empresa.

Se a integração for instalada novamente, o mapeamento terá que ser configurado do zero. As ausências que já existem são reconhecidas por suas datas, então são vinculadas em vez de duplicadas.

Perguntas Frequentes

1. A integração se conecta automaticamente à Segurança Social?
   Não. A empresa baixa o arquivo do Siltra e o carrega no Factorial. A importação é manual, e cada importação é confirmada por uma pessoa.
    
2. Com que frequência devo importar o arquivo?
   A Segurança Social gera o arquivo FIE diariamente. Importá-lo diariamente mantém o Factorial atualizado; importá-lo com menos frequência não perde informações, porque licenças em andamento são repetidas em arquivos posteriores.
    
3. O que acontece se eu carregar o mesmo arquivo duas vezes?
   Nada é duplicado. A segunda importação reporta cada evento como Já importado.
    
4. Ele cria funcionários que não estão no Factorial?
   Não, nunca. Uma licença médica não é evidência suficiente para criar um registro de funcionário. O caso é reportado para que o RH possa agir sobre isso.
    
5. As ausências que ele cria são aprovadas automaticamente?
   Não. Elas são criadas como ausências do tipo de licença configurado; a aprovação segue o processo usual da empresa.
    
6. Posso distinguir uma ausência importada de uma registrada manualmente?
   Sim. Cada ausência que a integração cria contém uma nota em sua descrição dizendo que veio da Segurança Social, com a transmissão e a data da importação.
    
7. O que acontece com uma licença médica que alguém já registrou manualmente?
   A integração a vincula em vez de criar uma segunda, e a gerencia a partir de então — assim o certificado de alta fecha a ausência que já existe.
    
8. Quem pode ver as informações médicas?
   A pré-visualização é mostrada à pessoa que está fazendo a importação, e o e-mail resumo vai apenas para os endereços configurados nas configurações da integração.