Os Statuses de Ciclo introduzem uma maneira clara e estruturada de gerenciar sua execução de folha de pagamento do início ao fim. Cada ciclo de folha de pagamento agora passa por um conjunto de status definidos que refletem o verdadeiro processo de folha de pagamento de RH — proporcionando melhor visibilidade, controle e confiança em cada etapa.
O que são statuses de ciclo?
Os statuses de ciclo mostram o ciclo de vida de uma execução de folha de pagamento em Compensação: onde sua folha de pagamento está, o que você pode fazer agora e o que vem a seguir.
Cada status corresponde a uma fase real da folha de pagamento, desde a coleta de dados até a validação final:
Aberto → Em Preparação → Cálculo → Em Revisão → Concluído
Uma linha do tempo no topo de cada ciclo de folha de pagamento mostra esses statuses. Ela destaca a fase atual e a próxima ação a ser tomada. Outras ações estão no menu de ações adicionais.
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Por que os statuses de ciclo são importantes?
- Veja o progresso de relance: a linha do tempo mostra onde o ciclo está e o que vem a seguir.
- Saiba o que fazer a seguir: a ação principal muda com cada fase, para que você não precise procurar em cada botão.
- Controle quando os dados podem ser editados: a data de corte define quando os gerentes ainda podem fazer alterações e quando os dados estão bloqueados.
- Reduza a incerteza da folha de pagamento: não há mais adivinhações sobre se a folha de pagamento foi enviada, calculada ou finalizada.
Isso é especialmente útil para empresas com:
- Várias pessoas envolvidas na folha de pagamento
- Provedores de folha de pagamento externos ou contadores
- Etapas internas de revisão ou aprovação
- Calendários de folha de pagamento não padronizados
Status de ciclo de folha de pagamento explicados
Aberto
O ciclo de folha de pagamento está aberto e editável.
- Status padrão quando um ciclo é criado
- Os gerentes podem atualizar dados de compensação e inserir variáveis
- A sincronização com outros módulos é permitida (por exemplo, rastreamento de tempo, despesas)
- Funciona até a data de corte
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Em preparação
O ciclo de folha de pagamento está bloqueado para gerentes e outros módulos, e está pronto para ser enviado para cálculo.
- Acionado automaticamente à meia-noite após a data de corte (no fuso horário do país do ciclo de folha de pagamento)
- Edições de gerentes e sincronizações de outros módulos estão bloqueadas
- Administradores de RH ainda podem ajustar as variáveis do ciclo
- Se uma variável de Por Dia Trabalhado for aprovada tardiamente, a pessoa que executa a folha de pagamento decide se vai pagá-la neste ciclo ou no próximo
- O ciclo está pronto para ser exportado, sincronizado ou enviado ao seu contador, dependendo da sua configuração
Uma vez que um ciclo se move para Em Preparação, você não pode movê-lo de volta para Aberto.
Cálculo
Os dados da folha de pagamento foram enviados para cálculo. Dependendo da sua configuração, isso significa:
- Exportar um arquivo de folha de pagamento
- Sincronizar dados com seu software de folha de pagamento
- Enviar informações de folha de pagamento para seu contador ou profissional de folha de pagamento
Nesta fase, você está aguardando os resultados da folha de pagamento.
Nesta fase você está aguardando os resultados da folha de pagamento.
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Em revisão
Os resultados da folha de pagamento foram recebidos e estão prontos para verificação.
- Os resultados da folha de pagamento são importados para Factorial
- O RH pode revisar valores, validações e resultados
- Arquivos de pagamento SEPA podem ser gerados para preparar pagamentos de salários (os valores líquidos de salário são usados para gerar o SEPA)
- Esta é a última verificação antes de concluir o ciclo
- Acionado via Importar resultados
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Concluído
O ciclo de folha de pagamento está finalizado, este é um passo manual que precisa ser acionado pelo administrador de RH.
- Resultados são confirmados e o ciclo é fechado
- Os dados da folha de pagamento são enviados para o Espaço Financeiro para desbloquear análises
- Os resultados da folha de pagamento ainda podem ser importados
- Acionado via Marcar como concluído. Você pode concluir um ciclo em uma data específica, não apenas no último dia do mês.
- Se você concluiu um ciclo por engano, pode reabri-lo.
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Como a data de corte funciona com os statuses de ciclo
A data de corte é o último dia incluído no ciclo de folha de pagamento. Ela substitui o botão de Bloquear manual: quando a data de corte termina, o ciclo se move de Aberto para Em Preparação automaticamente.
Exemplo: data de corte em 28 de setembro.
- Horas e variáveis para 28 de setembro estão incluídas no ciclo
- Os gerentes podem continuar aprovando até o final de 28 de setembro
- À meia-noite de 29 de setembro, o ciclo se move para Em Preparação
Bom saber:
- Cada ciclo de folha de pagamento tem uma data de corte. Por padrão, é o último dia do mês.
- Você define o padrão uma vez em Configurações → Compensação. Você pode substituí-lo para uma única execução de folha de pagamento.
- Você pode mudar a data de corte apenas para execuções atuais e futuras, e apenas para uma data posterior.
- Mudar a data de corte nunca move um ciclo em Em Preparação de volta para Aberto.
Como usar
- Vá para Compensação
- Abra o ciclo de folha de pagamento relevante
- Verifique a linha do tempo para ver o status atual
- Siga a próxima ação destacada para mover o ciclo para frente:
- Aberto → Em Preparação: acontece automaticamente após a data de corte
- Em Preparação → Cálculo: exportar, sincronizar ou enviar ao seu contador (a ação mostrada depende da sua configuração)
- Cálculo → Em Revisão: clique em Importar resultados
- Em Revisão → Concluído: clique em Marcar como concluído
- Concluído → voltar a um status anterior: clique em Reabrir ciclo
- Outras opções estão no menu de ações adicionais
Se os gerentes não podem mais inserir variáveis: a data de corte passou e o ciclo está em Em Preparação. Verifique a data de corte para essa execução.
Se você não vê a ação que esperava: verifique o próximo passo destacado e o menu de ações adicionais. As ações mostradas dependem do status atual e da sua configuração de folha de pagamento.
Posso concluir um ciclo em uma data personalizada?
Sim. Você pode concluir um ciclo de folha de pagamento em uma data personalizada. Isso é útil quando a folha de pagamento é confirmada antes ou depois do esperado, ou para corresponder ao seu processo interno ou externo de folha de pagamento.
Uma vez que o ciclo é concluído:
- Os dados da folha de pagamento são enviados para o Espaço Financeiro para desbloquear análises
- Nenhuma edição adicional pode ser feita a menos que você reabra o ciclo
- Os resultados da folha de pagamento ainda podem ser importados
Posso reabrir um ciclo concluído?
Sim. Se um ciclo foi concluído por engano, ou você precisa importar novos resultados da folha de pagamento, pode reabri-lo você mesmo.
Quais ciclos podem ser reabertos
- Ciclos concluídos para o período atual, o período anterior e períodos futuros
- Para períodos mais antigos, o botão Reabrir ciclo é mostrado, mas desativado
Qual status o ciclo volta
Factorial escolhe o status para você, e a janela de confirmação o mostra antes de você confirmar:
| Situação | Ciclo volta para | Edições | Sincronização com outros módulos |
|---|---|---|---|
| Resultados da folha de pagamento já importados | Em Revisão | Permitido novamente | Permanece bloqueado |
| Sem resultados de folha de pagamento, data de corte já passou | Em Preparação | Permitido novamente | Permanece bloqueado |
| Sem resultados de folha de pagamento, data de corte ainda não alcançada | Aberto | Permitido novamente | Permitido novamente |
O que é mantido
- Resultados da folha de pagamento importados são mantidos
- Nenhuma linha de compensação, compensação adicional ou notas de observação são excluídas
- O planejamento financeiro mantém os últimos resultados importados
Pagamentos após reabertura
Se você importar novos resultados de folha de pagamento após reabrir:
- Mesma remuneração líquida: nada novo para enviar, então Enviar para pagamento está desativado
- Remuneração líquida maior: apenas a diferença é enviada como um novo pedido de pagamento
- Remuneração líquida menor: nada é enviado. Trate a diferença fora do Factorial.
Como reabrir um ciclo
- Vá para Compensação e abra o ciclo concluído
- Clique em Reabrir ciclo na barra de ferramentas
- Verifique o status para o qual o ciclo voltará, depois clique em Confirmar
- A linha do tempo é atualizada para o novo status. Quando você terminar, clique em Marcar como concluído para fechar o ciclo novamente.
Para reabrir ciclos, você precisa da permissão Reabrir Ciclo Concluído.
Dicas e melhores práticas
- Verifique a data de corte da execução que se aproxima e substitua-a para feriados públicos ou horários excepcionais
- Configure o alerta de compensação ausente antes da data de corte para que os gerentes tenham tempo para finalizar suas atualizações
- Configure a data do alerta para avisar os gerentes quando precisam aprovar horas e variáveis a tempo.
- Se você reabrir um ciclo para importar resultados corrigidos, verifique a diferença de pagamento antes de enviá-la para pagamento
FAQ
-
Posso mover um ciclo de volta para um status anterior?
Somente de Concluído. Você pode reabrir um ciclo concluído para o período atual, anterior ou futuro, e ele volta para Em Revisão, Em Preparação ou Aberto, dependendo dos seus dados. Caso contrário, os ciclos só avançam: uma vez que a data de corte tenha passado, um ciclo não pode ser colocado de volta em Aberto manualmente.
-
Por que não posso reabrir um ciclo mais antigo?
Somente ciclos concluídos do período atual, anterior e futuro podem ser reabertos. Isso protege a folha de pagamento que já foi paga e reportada.
-
A data de corte em si está incluída no ciclo?
Sim. O ciclo se move para Em Preparação à meia-noite após a data de corte, então qualquer coisa aprovada no dia da data de corte está incluída.
-
O que acontece com horas aprovadas após a data de corte?
Elas não são perdidas. Para variáveis de Por Dia Trabalhado, você escolhe se vai pagá-las no ciclo atual ou no próximo. As horas extras e especiais podem ser enviadas para o ciclo seguinte.
-
Reabrir um ciclo exclui meus resultados da folha de pagamento?
Não. Resultados importados, linhas de compensação, suplementos e notas de observação são todos mantidos.
-
Posso concluir a folha de pagamento antes do último dia do mês?
Sim. Você pode concluir um ciclo em uma data que corresponda ao cronograma de folha de pagamento da sua empresa.