O que é um PDF preenchível?
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de verificação ou botões de rádio que podem ser preenchidos por utilizadores que utilizem um visualizador de PDF. Para que um PDF tenha estas características preenchíveis, tem de ser construído utilizando software específico que permita criar um PDF com campos preenchíveis.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145, na Espanha, ou o Formulário W-4, nos EUA, que são modelos de documentos fornecidos pelo Governo que as empresas têm de partilhar com os colaboradores para recolher informações pessoais para cumprir as obrigações fiscais.
Os PDFs preenchíveis só estão disponíveis para os planos Enterprise.
O que é um modelo de Documento Oficial?
Um Modelo Oficial de Documento (ODT) é um modelo de documento fornecido pela Factorial que os utilizadores não podem eliminar. Os ODTs destinam-se a modelos de documentos oficiais, como o Modelo 145 (Espanha) ou o Formulário W-4 (EUA).
Por enquanto, só é possível ter modelos de documentos oficiais para Espanha (Modelo 145) e Formulário W-4 dos EUA), mas em breve aumentaremos a lista de ODTs para outros países.
Onde estão os PDFs preenchíveis?
- Na sua barra lateral, aceda a Documentos
- Abra o separador Modelos de documento
- Encontre os PDFs preenchíveis disponíveis
Para adicionar um PDF preenchível:
- Clique em Adicionar modelo de documento
- Adicione o nome do modelo
- Carregue o documento PDF ou DOCX
- Clique em Criar modelo
Como enviar o documento?
- Na barra lateral, clique em Documentos
- Clique em Enviar em massa
- Clique no botão Modelo de documento
- Aparecerá uma nova janela que terá de preencher:
- Modelo de documento que pretende utilizar
- Nome do documento
- Pasta de destino
- Pedido de assinatura eletrónica
- Selecione os empregados a quem pretende enviar o documento
- Prima Enviar para X empregados
- Verifique a caixa Solicitar assinatura eletrónica, se necessário
- Selecione os colaboradores a quem pretende enviar
- Clique em Enviar a X colaboradores
Como os colaboradores podem preencher um PDF preenchível?
Depois de enviar o documento, os colaboradores receberão uma notificação no painel sobre um novo documento pendente para preencher.
- Clique em Caixa de entrada, no seu painel ou no menu da barra lateral
- Abra o separador Solicitações
- Abra o PDF preenchível
- Preencha as informações necessárias
- Clique em Guardar, no lado esquerdo
- Assine o documento, se solicitado
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Em poucos segundos, uma cópia do documento assinado será colocada na pasta do(a) colaborador(a).