Para qualquer documento excepto contratos, a assinatura da Factorial é válida e legal. Em relação a contratos, a assinatura pode ser realizada dentro da Factorial mas o mesmo tem de ser validado posteriormente na plataforma do governo E-GOV, para se encontrar válido e legal, conforme estabelecido na lei portuguesa.
Como solicitar assinaturas eletrónicas para documentos internos
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Selecione Interno
- Abra a pasta à qual deseja aceder o documento
- Clique na seta junto ao documento para abri-lo
- Clique em Solicitar assinatura eletrónica
- Selecione os colaboradores que devem assinar o documento
- Clique em Solicitar assinaturas eletrónicas para X utilizadores
💡 Todos os signatários receberão uma notificação por e-mail.
Como solicitar assinaturas eletrónicas para os documentos que enviará aos colaboradores
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Selecione Enviar em massa
- Carregue um documento em PDF
- Selecione o nome da pasta
- Escolha o tipo de upload
- Clique em Carregar documento
- Após o carregamento do documento, aplique filtros, se necessário, e selecione os colaboradores
- Ative a opção Solicitação de assinatura eletrónica
- Clique em Enviar para X funcionários
💡 Também pode adicionar signatários adicionais.
Estado da assinatura eletrónica
O estado da assinatura eletrónica está disponível nas listas de documentos e no visualizador de documentos.
Estado do documento
Nas listagens de documentos, aparece o estado global, que varia de acordo com o estado da(s) assinatura(s) solicitada(s).
- Pendente: ainda há pessoas para assinar
- Parcialmente assinado: algumas pessoas assinaram, mas outras ainda não assinaram
- Concluído: todas as pessoas assinaram
- Declinado: pelo menos uma pessoa recusou-se a assinar o documento
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E-mail devolvido: o e-mail de pelo menos um signatário pode estar incorreto ou ter problemas de entrega. Um e-mail devolvido é um e-mail que não pôde ser entregue porque foi rejeitado pelo servidor de e-mail.
Nestes casos, a assinatura eletrónica é automaticamente cancelada, e esta cópia do documento não pode ser assinada. Para resolver o problema, verifique o endereço de e-mail e envie um novo pedido de assinatura.
Estado da assinatura
Dentro do visualizador de documentos, pode visualizar o estado específico de cada signatário.
- Pendente: a pessoa ainda não assinou
- Assinado: a pessoa assinou
- Recusado: a pessoa recusou-se a assinar o documento. Quando uma pessoa se recusa a assinar um documento, tem de fornecer um motivo através de uma mensagem de texto recolhida pela Signaturit. O requerente da assinatura eletrónica receberá uma notificação por e-mail que inclui o motivo, que também será visível no visualizador de documentos.
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E-mail devolvido: o e-mail de pelo menos um signatário pode estar incorreto ou ter problemas de entrega. Um e-mail devolvido é um e-mail que não pôde ser entregue porque foi rejeitado pelo servidor de e-mail.
Nestes casos, a assinatura eletrónica é automaticamente cancelada, e esta cópia do documento não pode ser assinada. Para resolver o problema, verifique o endereço de e-mail e envie um novo pedido de assinatura.
Notificações de assinatura eletrónica
O(a) colaborador(a) receberá:
- Uma notificação por e-mail
- Uma tarefa pendente no painel
O administrador receberá:
- Uma notificação por e-mail assim que o documento for assinado
💡 Está com dificuldades ao tentar fazer uma assinatura eletrónica? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar! Saiba mais sobre erros comuns