Agora você pode enviar solicitações de compra diretamente através do One, sem precisar preencher todo o formulário de entrada você mesmo/a. Basta descrever o que você precisa e anexar um orçamento ou oferta, se tiver um. O One usa as informações que você fornece e os detalhes já disponíveis no Factorial para completar a solicitação, pedir qualquer informação faltante e enviá-la para o fluxo de aprovação habitual.
Visão Geral
One ajuda os/as funcionários/as a criar solicitações de compra através de uma conversa, em vez de preencher manualmente cada campo no formulário de aquisição.
Quando você descreve uma compra, o One identifica o tipo de solicitação apropriado e preenche as informações necessárias usando sua mensagem, quaisquer documentos anexados e informações relevantes dos/as funcionários/as já disponíveis no Factorial.
One também pode ler arquivos PDF e capturas de tela de ofertas para extrair detalhes como o fornecedor e o preço. Se alguma informação estiver faltando, o One pede isso a você antes de enviar a solicitação.
Uma vez enviada, a solicitação segue o fluxo de aprovação de compra habitual.
Quando e por que usá-lo
Use o One quando você precisar solicitar uma compra, mas não tiver todas as informações exigidas pelo formulário de entrada disponíveis.
Por exemplo:
- Solicitar um novo laptop e anexar o orçamento do fornecedor.
- Enviar uma solicitação de compra quando você sabe o que precisa, mas não tem certeza de qual tipo de solicitação selecionar.
- Extrair informações de fornecedor e preço de uma oferta em vez de inseri-las manualmente.
- Criar uma solicitação quando alguns detalhes, como o centro de custo ou justificativa, ainda precisam ser confirmados.
Esse recurso facilita a compra para os/as funcionários/as que enviam solicitações ocasionalmente e ajuda a reduzir solicitações incompletas ou incorretas.
Como usar
- Abra o One
- Descreva o que você precisa
- Por exemplo: "Eu preciso de um novo laptop para o trabalho"
- Anexe um orçamento ou oferta, se disponível
- Você pode anexar um PDF ou uma captura de tela da oferta do fornecedor para que o One possa extrair informações relevantes, como o fornecedor e o preço.
- Revise as informações que o One coleta
- Responda a quaisquer perguntas de acompanhamento
- Envie a solicitação
- Siga o processo normal de aprovação
Se o fornecedor não existir no Factorial ainda, o One pode criar o fornecedor como parte do processo de solicitação.
Se o One me pedir informações adicionais, isso é esperado quando alguns detalhes obrigatórios estão faltando na sua mensagem, anexo ou informações disponíveis no Factorial. Responda às perguntas do One para que ele possa completar e enviar a solicitação.
Se o One não extrair o fornecedor ou preço corretos do meu anexo, verifique se o PDF ou captura de tela mostra claramente as informações relevantes. Se algum detalhe estiver faltando ou incorreto, forneça as informações corretas na conversa com o One.
Dicas e melhores práticas
- Descreva a compra claramente. Inclua o que você precisa e por que está solicitando, se souber essas informações.
- Anexe o orçamento do fornecedor sempre que possível. Um PDF ou captura de tela da oferta pode ajudar o One a extrair o fornecedor e o preço com precisão.
- Verifique as informações extraídas. Revise os detalhes fornecidos pelo One e esclareça qualquer coisa que esteja incorreta ou incompleta.
- Responda às perguntas de acompanhamento com cuidado. Informações como o centro de custo ou justificativa podem ser necessárias para completar sua solicitação.
- Use o One mesmo que você não saiba todos os detalhes. O One pode guiá-lo/a através das informações que estão faltando, em vez de exigir que você preencha todo o formulário de uma vez.
FAQ
-
Preciso preencher o formulário de solicitação de compra eu mesmo/a?
Não. Descreva a compra para o One, e ele selecionará o tipo de solicitação apropriado e preencherá o formulário de entrada usando as informações que você fornece e os detalhes relevantes já disponíveis no Factorial.
-
Posso anexar o orçamento de um fornecedor?
Sim. Você pode anexar um PDF ou captura de tela de uma oferta. O One pode extrair informações como o fornecedor e o preço para ajudar a completar a solicitação.
-
O que acontece se eu não souber todos os detalhes exigidos?
One pede qualquer informação faltante necessária para completar a solicitação antes de enviá-la.
-
O One pode escolher o tipo correto de solicitação de compra para mim?
Sim. O One identifica o tipo de solicitação apropriado com base na sua descrição e nas informações disponíveis.
-
O que acontece se o fornecedor não existir no Factorial?
One pode criar o fornecedor como parte do mesmo processo de solicitação de compra, para que você não precise lidar com a criação do fornecedor como uma tarefa separada.
-
O One aprova minha solicitação de compra?
Não. O One envia a solicitação para o fluxo de aprovação habitual. A solicitação então segue o processo de compras existente da sua empresa.
-
Esse recurso já está disponível?
Sim. Esse recurso já está disponível em produção.