Ao enviar documentos para assinatura eletrônica, você pode definir a ordem em que os destinatários são solicitados a assinar. Isso ajuda a garantir que as assinaturas sigam o fluxo de aprovação correto e que cada signatário revise o documento apenas quando for a sua vez.
Neste artigo, você aprenderá como funciona a assinatura sequencial, o que os signatários podem esperar e considerações importantes antes de usar esse recurso.
Visão Geral
A assinatura sequencial permite que você defina a ordem em que os destinatários recebem, revisam e assinam um documento.
Em vez de notificar todos os signatários ao mesmo tempo, o sistema envia o documento para cada signatário um por um. O próximo signatário é notificado apenas após o signatário anterior ter completado sua assinatura.
Esse recurso está disponível ao enviar documentos de funcionários ou internos da empresa.
Quando e por que deve ser usado
Use a assinatura sequencial quando sua organização exigir que as assinaturas sigam um processo de aprovação específico. Isso é particularmente útil para:
- Acordos legais que exigem assinaturas em uma ordem específica
- Documentação relacionada à conformidade
- Processos de RH com aprovações hierárquicas
- Documentos internos onde uma assinatura depende de uma aprovação anterior
A assinatura sequencial ajuda a reduzir o trabalho manual, minimiza erros e garante que os documentos sigam o fluxo de aprovação pretendido.
Como usar
- No seu menu lateral, vá para Organização e selecione um funcionário
- Vá para a aba Documentos e escolha uma pasta
- Clique em +Enviar arquivos
- Nas Configurações, ative a opção Solicitar assinatura eletrônica
- No menu suspenso, clique em Incluir signatário adicional
- Organize os signatários na sequência desejada
- Ative a opção Assinatura sequencial
- Se você optar por Indicar onde colocar a assinatura, clique em Continuar
- Coloque os carimbos de assinatura para cada funcionário
- Uma vez feito isso, clique em Enviar arquivo e solicitar assinatura eletrônica
- Uma vez que o documento é enviado:
- O primeiro signatário recebe uma notificação e pode acessar o documento
- Após o primeiro signatário completar sua assinatura, o próximo signatário é notificado
- Esse processo continua até que todas as assinaturas tenham sido completadas
- Cada signatário só pode acessar e assinar o documento quando for a sua vez
Se o signatário ainda estiver esperando que um signatário anterior complete sua assinatura, ele não receberá uma notificação e não poderá acessar o documento até que seja a sua vez.
Se um documento foi recusado por um signatário, os signatários restantes não poderão mais visualizar ou assinar o documento.
Funcionários com permissões administrativas na fila poderão ver o documento em seu espaço, mas não poderão assiná-lo até que seja a sua vez.
Dicas e melhores práticas
- Revise a ordem de assinatura antes de enviar o documento
- Certifique-se de que a sequência de signatários reflete o processo de aprovação da sua organização
- Confirme se os campos de assinatura estão atribuídos aos destinatários corretos
Use a assinatura sequencial para documentos que exigem validação legal, de conformidade ou gerencial antes de prosseguir para o próximo signatário.
FAQ
-
Todos os signatários receberão o documento ao mesmo tempo?
Não. Os signatários são notificados um de cada vez, de acordo com a ordem de assinatura que você define.
-
Os signatários pendentes podem visualizar o documento antes de sua vez?
Não. Os signatários pendentes não podem acessar ou visualizar o documento até serem notificados para assinar.
-
O que acontece se um signatário recusar o documento?
O status do documento muda para Recusado para todos os destinatários, e o processo de assinatura é interrompido.
-
Posso usar a assinatura sequencial em fluxos de trabalho de documentos em massa?
Não. A assinatura sequencial atualmente não está disponível para documentos enviados através de fluxos de trabalho em massa.
-
A ordem de assinatura afeta a colocação da assinatura?
Sim. A ordem de assinatura está integrada à colocação da assinatura, criando uma experiência de assinatura mais intuitiva para os destinatários.