O importador de funcionários permite que você adicione informações dos funcionários ao Factorial em massa, em vez de criar cada perfil manualmente. Antes de iniciar a importação, prepare suas entidades legais, grupos de funcionários, locais de trabalho, equipes e catálogo de cargos para que você possa incluir o máximo de informações possível na primeira importação.

Visão geral

O importador de funcionários é uma planilha que permite que você envie informações de funcionários e contratos para o Factorial em massa.

O importador inclui colunas obrigatórias, que contêm as informações mínimas necessárias para criar um perfil de funcionário, e colunas opcionais, que permitem que você adicione informações pessoais, organizacionais e contratuais adicionais.

Antes de usar o importador, certifique-se de ter preparado o seguinte:

• Entidades legais e grupos de funcionários: Crie todas as entidades legais e grupos de funcionários que você precisa. Você deve completar um importador separado para cada entidade legal.
• Campos de contrato: Revise os campos de contrato disponíveis em sua entidade legal e adicione ou modifique campos, se necessário.
• Locais de trabalho: Crie os locais de trabalho e, se aplicável, suas áreas de trabalho.
• Equipes: Crie as equipes às quais os funcionários pertencerão.
• Catálogo de cargos: Crie e mapeie os cargos, funções e níveis relevantes na seção Funções.

Prepare seu catálogo de cargos

O Catálogo de Cargos é o local central para visualizar, organizar e gerenciar a arquitetura de cargos da sua organização.

Os cargos estão organizados em uma hierarquia clara de:

• Famílias
• Funções
• Funções

A visualização em árvore ajuda você a entender como as posições estão relacionadas e identificar lacunas na sua estrutura de cargos.

Selecione uma Família, Função ou Cargo para abrir sua visão geral. A partir daí, abra Detalhes para revisar e configurar as condições associadas à posição. Você pode gerenciar informações como:

• Níveis
• Condições de trabalho
• Habilidades e competências
• Horários de trabalho e políticas de localização
• Dispositivos atribuídos

O Catálogo de Cargos atua como uma única fonte de verdade para a estrutura de cargos da sua organização. Uma vez configurado, pode reduzir o trabalho manual em outros processos:

• Recrutamento: Os cargos podem ser preenchidos automaticamente nas ofertas de trabalho.
• Onboarding: Contratos e dispositivos de TI podem ser atribuídos automaticamente.
• Desenvolvimento: Caminhos de carreira e estruturas salariais podem permanecer consistentes em toda a organização.

Como usar

1. Prepare as informações no Factorial

Antes de baixar o importador, crie e configure as entidades legais, grupos de funcionários, locais de trabalho, equipes e informações do catálogo de cargos que você deseja usar.

O importador usa essas informações existentes para preencher os menus suspensos. Por exemplo, as colunas Local de Trabalho, Equipe, Grupo de Funcionários e Cargo usam informações que já existem no Factorial.

2. Acesse o importador

1. No seu menu lateral, vá para Organização
2. Em Pessoas, clique na seta ao lado de +Adicionar pessoa e selecione Importar pessoas
3. Selecione uma entidade legal
4. Baixe a planilha ou faça o upload da sua própria
5. As colunas disponíveis na planilha dependem das informações e configurações disponíveis na sua conta do Factorial.

3. Complete as colunas obrigatórias

As colunas A–E contêm as informações mínimas necessárias para criar um perfil de funcionário.

4. Complete as informações opcionais do funcionário

As seguintes colunas permitem que você adicione informações organizacionais e pessoais adicionais.

5. Complete informações pessoais e contratuais

As colunas P–BE contêm informações adicionais sobre funcionários, contratos, horários de trabalho e informações pessoais.

6. Use seleções múltiplas quando necessário

Factorial pode interpretar seleções múltiplas em uma única coluna. Isso é útil para campos como Equipes, Locais de Trabalho e Dias úteis da semana.

O Excel não permite que várias opções sejam selecionadas em menus suspensos padrão. Se você usar o Google Sheets, pode habilitar seleções múltiplas:

1. Selecione a coluna onde deseja permitir seleções múltiplas.
2. Abra o menu suspenso
3. Selecione a opção Editar, representada pelo ícone de lápis
4. Marque a caixa para Permitir seleções múltiplas
5. Abra Opções avançadas
6. Mude o estilo de exibição para Chip
7. Ative Permitir seleções múltiplas
8. Selecione Concluído
9. Selecione as opções necessárias para cada funcionário
   • Por exemplo, um funcionário pode pertencer tanto à equipe de Finanças quanto à equipe de Contas a Pagar e ter uma função diferente em cada uma

7. Complete as informações do gerente com cuidado

O campo de e-mail do gerente requer que os usuários referenciados como gerentes já estejam disponíveis no processo de importação. Por esse motivo, recomendamos deixar a coluna N em branco durante a primeira importação e atribuir gerentes posteriormente usando as opções de edição em massa do Factorial.

8. Revise a planilha antes de importar

Antes de fazer o upload do arquivo, verifique se:

• Todas as colunas obrigatórias estão preenchidas
• Os endereços de e-mail não contêm letras maiúsculas
• As datas usam o formato correto
• As datas efetivas dos contratos não são anteriores às datas de início dos contratos
• Os valores do dropdown correspondem às opções disponíveis no Factorial
• Os funcionários estão atribuídos à entidade legal correta
• As posições do Catálogo de Cargos, equipes, locais de trabalho e grupos de funcionários já foram criados
• As seleções múltiplas usam o formato correto se você estiver usando o Google Sheets
• Os endereços de e-mail do gerente e do supervisor correspondem aos usuários corretos do Factorial

9. Importe os funcionários

Faça o upload do importador completo para o Factorial e siga as instruções exibidas na tela.

FAQ

1. Preciso preencher todas as colunas?
   Não. Apenas as colunas A–E são obrigatórias para criar o perfil do funcionário. As colunas restantes são opcionais, embora seja recomendado completar o máximo de informações possível.
    
2. Posso importar funcionários sem atribuir uma posição do Catálogo de Cargos?
   Sim. No entanto, se você já criou seu Catálogo de Cargos, atribuir a posição relevante durante a importação pode reduzir o trabalho manual depois.
    
3. Um funcionário pode pertencer a mais de uma equipe?
   Sim. Um funcionário pode pertencer a várias equipes e pode ter diferentes funções dentro dessas equipes.
    
4. Posso atribuir mais de um local de trabalho a um funcionário?
   Sim. Você pode atribuir um local de trabalho padrão e locais de trabalho adicionais. Seleções múltiplas podem ser feitas ao usar o Google Sheets.
    
5. Posso importar contratos históricos?
   Não. O importador de funcionários inclui apenas o contrato atual do funcionário. Contratos históricos devem ser adicionados separadamente.
    
6. O que acontece se eu inserir uma data de término de contrato?
   O funcionário é automaticamente desativado no Factorial na data inserida.
    
7. A data efetiva do contrato pode ser anterior à data de início do contrato?
   Não. A data efetiva do contrato pode ser a mesma que a data de início, mas não pode ser anterior.
    
8. Posso alterar as opções do dropdown de contrato?
   Sim. Alguns campos de contrato podem ser editados em Configurações > Entidades legais > Contratos.
    
9. O que acontece se eu deixar o título de trabalho preferido em branco?
   Factorial usa a função e o nível configurados no Catálogo de Cargos como título de trabalho do funcionário.
    
10. Posso importar vários dias úteis para um funcionário?
    Sim. Se você usar o Google Sheets, pode habilitar seleções múltiplas no dropdown para a coluna de dias úteis.
     
11. Devo atribuir gerentes durante a primeira importação?
    Recomendamos deixar os campos de gerentes em branco durante a primeira importação e atribuir gerentes depois em massa. Isso pode simplificar a importação, especialmente quando os funcionários são importados em diferentes níveis da estrutura organizacional.