Gerenciar documentos e garantir conformidade pode ser demorado. Com ONE, você pode agora fazer perguntas diretamente sobre seus documentos, pastas e modelos—economizando tempo e melhorando a visibilidade em toda a sua organização.
Visão geral
Esse recurso permite que você interaja com seu banco de dados de documentos usando linguagem natural. Em vez de procurar manualmente por pastas ou rastrear guias, você pode simplesmente perguntar ao ONE e receber respostas instantâneas.
Quando e por que deve ser usado
Use esse recurso quando:
- Você precisa verificar rapidamente a conformidade dos documentos (por exemplo, assinaturas ou arquivos faltantes)
- Você quer verificar o status de um documento ou funcionário específico
- Você está preparando auditorias e precisa identificar lacunas
- Você precisa de ajuda para entender ou usar modelos de documentos
Como usar
- Abra ONE
- Inicie uma conversa: Digite sua pergunta usando linguagem natural (como você perguntaria a um colega)
- Revise a resposta fornecida pelo ONE
- Refine sua pergunta, se necessário, para obter resultados mais específicos
- Rastreamento de conformidade: "Mostre-me uma lista de todos os funcionários com uma assinatura 'Pendente' para a Nova Política de Segurança."
- Status individual: "Eduardo Oliveira já assinou seu último contrato? Se sim, quando?"
- Auditoria e Lacunas: "Cruze as contratações de 2025 e liste qualquer um que esteja sem arquivo na pasta 'Documentos de Identidade'."
- Validação: "Confirme a data de upload do contrato de promoção de Maria Lopez e verifique se ela recebeu o novo arquivo."
- Assistência com modelos: "Quais variáveis relacionadas a contratos posso usar em meus modelos?"
Se você não estiver obtendo os resultados esperados, tente reformular sua pergunta com detalhes mais específicos (por exemplo, nome do funcionário, tipo de documento ou data).
Se ONE não conseguir encontrar a informação que você está pedindo, certifique-se de que o documento exista na plataforma e esteja devidamente categorizado e verifique se você tem permissão para acessar os dados solicitados.
Se a resposta parecer incompleta, faça uma pergunta de acompanhamento ou forneça mais contexto para refinar os resultados.
Peça ao ONE para agir sobre seus documentos
Além de responder a perguntas, ONE pode realizar o trabalho diário com documentos para você. Administradores de RH, gerentes e funcionários podem pedir ao ONE, com suas próprias palavras, para realizar qualquer ação que eles fariam manualmente em Documentos:
- Armazenar um arquivo: um arquivo que você faz upload, ou um que ONE criou, vai para uma pasta que ONE sugere. Você pode confirmar ou escolher outra pasta, inclusive nos documentos de outro funcionário.
- Enviar para assinatura: ONE solicita as assinaturas, e cada signatário recebe um e-mail.
- Verificar quem não assinou: ONE lista os signatários pendentes e pode enviar um lembrete para eles.
- Mover documentos: para a pasta que você nomear.
- Encontrar e abrir: ONE responde com um link para o documento ou lista as opções quando vários documentos correspondem.
- Excluir e restaurar: o documento vai para a lixeira e pode ser restaurado. ONE avisa você antes de cancelar uma assinatura em andamento.
- Gerenciar pastas: criar ou renomear pastas e subpastas.
- Abra ONE
- Descreva a ação que você deseja, ou anexe o arquivo que deseja armazenar
- Revise o resumo. Antes de qualquer alteração, ONE mostra cada documento com seu link, espaço e pasta
- Confirme a ação. Nada muda até você confirmar
ONE trabalha dentro das permissões de cada pessoa em Factorial, então você só pode agir sobre os documentos e pastas que já pode gerenciar manualmente.
Lembretes de assinatura são os mesmos e-mails que os signatários receberam da primeira vez. Cada documento pendente envia um e-mail separado, então um funcionário com vários documentos pendentes recebe um e-mail por documento.
Enviar documentos para vários funcionários ao mesmo tempo está disponível apenas através do ONE para contracheques: anexe o PDF do contracheque do mês e ONE se encarrega de preparar o envio para você revisar e distribuir. Saiba mais em Como enviar contracheques em massa. Para outros documentos, ONE pode enviar um ou mais documentos para um funcionário por vez. Para enviá-los a muitos funcionários, use a guia Distribuir arquivos em Documentos.
Peça ao ONE para criar e enviar modelos de documentos
ONE também pode criar modelos de documentos (DOCX e PDF) e enviá-los a um funcionário para você. Isso está disponível para usuários que podem gerenciar modelos de documentos.
Para criar um modelo:
- Abra ONE na página inicial
- Arraste um arquivo para o chat do ONE e peça ao ONE para transformá-lo em um modelo, ou descreva o documento que você precisa
- Confirme. ONE o transforma em um modelo
Para enviar um modelo a um funcionário:
- Abra ONE
- Peça ao ONE para enviar o modelo ao funcionário. Por exemplo: "Envie a carta de promoção para Alda, novo título Analista Sênior"
- ONE preenche o modelo com os dados do funcionário e pergunta a você por qualquer valor que Factorial não tenha (por exemplo, um novo título de trabalho ou a data de início do próximo contrato)
- Verifique a pré-visualização. ONE mostra o documento final antes de ser enviado
- Escolha a pasta de destino e confirme
- Solicite assinaturas, se necessário. Você pode informar ao ONE quem precisa assinar primeiro
PDFs preenchíveis: quando você pede ao ONE para enviar um PDF preenchível, você escolhe se deseja preenchê-lo você mesmo ou enviá-lo ao funcionário para preencher. Se você preenchê-lo, o funcionário recebe a versão final, sem formulário para preencher.
Dicas e melhores práticas
- Seja o mais específico possível ao fazer perguntas (por exemplo, inclua nomes, tipos de documentos ou prazos)
- Use palavras-chave claras como “assinado,” “pendente,” “enviado,” ou “faltando”
- Divida consultas complexas em perguntas menores para respostas mais precisas
- Verifique informações críticas de conformidade antes de agir
FAQ
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O ONE pode verificar se um documento foi assinado?
Sim, ONE pode confirmar se um documento foi assinado e, se disponível, fornecer a data da assinatura.
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Posso usar o ONE para identificar documentos faltantes?
Sim, você pode perguntar ao ONE para cruzar funcionários ou períodos de tempo e destacar arquivos faltantes ou pastas incompletas.
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Posso perguntar sobre funcionários específicos?
Sim, você pode perguntar sobre funcionários individuais e seu status de documentos (por exemplo, contratos assinados, arquivos enviados).
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O ONE pode me ajudar com modelos de documentos?
Sim. Você pode perguntar sobre variáveis disponíveis e como usá-las em seus modelos. ONE também pode transformar um arquivo ou uma descrição em um modelo e enviar um modelo a um funcionário preenchido com seus dados.
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O ONE pode fazer alterações nos meus documentos?
Sim. ONE pode armazenar, enviar para assinatura, enviar lembretes de assinatura, mover, excluir e restaurar documentos, e criar ou renomear pastas. Antes de qualquer alteração, ONE mostra o que fará e aguarda sua confirmação.
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Por que o ONE não pode acessar certos documentos?
O acesso depende das suas permissões. Se você não tiver acesso a um documento, ONE não poderá recuperar informações sobre ele.
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A informação fornecida pelo ONE está sempre atualizada?
ONE reflete os dados atuais disponíveis na plataforma. Certifique-se de que os documentos estejam devidamente carregados e atualizados para resultados precisos.